Viaconseil

Gestion de la performance : Documentez le dossier des employés

par Viaconseil, le 8 décembre 2015


Il y a quelque temps, nous vous avions présenté les 5 principales étapes à réaliser, afin de gérer la performance de vos employés avec succès. Parmi celles-ci, nous avons mentionné l’importance de bien collecter l’information reliée au rendement de l’employé, et ce, tout au long de l’année, puisque c’est généralement la période pour laquelle l’employé sera évalué.

Comme vous le savez, la mémoire est une faculté qui oublie. En documentant la performance de l’employé dès le début de l’année, vous pourrez ainsi éviter, par exemple, d’évaluer l’employé uniquement en fonction de son rendement des dernières semaines ou de faire une évaluation trop subjective, étant donné le manque d’information concernant les faits.

Cela peut sembler lourd à première vue, mais sachez qu’il sera beaucoup plus rapide et plus simple d’effectuer l’évaluation du rendement de vos employés, le moment venu, si vous avez déjà toutes les informations pertinentes en main.

Que devriez-vous noter?

Il est important de noter des exemples spécifiques de comportements, qu’ils soient positifs ou négatifs.

Notez les faits précis, la date, les personnes présentes, etc. Ces détails vous permettront d’appuyer vos arguments et de demeurer objectif lors de la rencontre d’évaluation avec l’employé. Vos notes peuvent même être utiles dans le cas où vous auriez à gérer un employé difficile.

Voici un exemple de prise de notes :

« Le 12 septembre, en soirée, monsieur X a oublié de remettre 2 items au client X. Le client X a donc dû revenir au magasin, afin d’obtenir tous les items qu’il avait achetés. Monsieur Y et madame Z ont été témoins de cette erreur et du retour du client au magasin. Cet oubli peut avoir un impact négatif sur la fidélisation des clients, de même que sur la réputation du magasin. »

Méthodes de collecte d’information

Vous vous demandez quelle est la manière la plus simple et efficace de prendre des notes régulièrement? Sachez que l’important est d’utiliser la méthode de compilation des données qui semble la plus appropriée à vos yeux. Voici donc quelques suggestions, afin de vous aider à documenter la performance de vos employés :

  • Créez des dossiers dans vos courriels, pour chaque employé : classez-y des courriels pertinents et envoyez-vous des notes en lien avec des comportements notés;
  • Utilisez un cahier spécifiquement pour y prendre des notes sur le rendement des employés;
  • Faites-vous un rappel, par exemple avec Outlook, et assurez-vous de noter un feedback sur vos employés, et ce, au moins à chaque trimestre;
  • Créez un fichier Word ou Excel, avec une colonne par employé, où vous noterez leurs comportements;
  • Utilisez une application en ligne (ex : Google Docs, Evernote), pour noter la performance de vos employés.

Bien sûr, vous pouvez aussi laisser place à votre créativité! Effectivement, vous êtes la meilleure personne pour déterminer la méthode qui convient le mieux à vos besoins.

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Par Cynthia Martin, Consultante en ressources humaines chez VIACONSEIL


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