Joannie Bergeron (Immersive Productions)

Démystifier les événements hybrides (Partie 2)

par Joannie Bergeron (Immersive Productions), le 14 mai 2021


Concept bien ficelé et grand impact
Avec l’avancement de la vaccination, le mot « hybride » fait de plus en plus écho dans l’industrie de l’événementiel. Après vous avoir dressé le portrait général de cette avenue prometteuse dans cet article, on poursuit notre lancée et on jase concept. 

Un des éléments cruciaux de tout événement hybride réussi demeure le concept, le format, de l’expérience proposée. Une seule et même signature, une seule et même approche distinctive, mais deux déclinaisons aux saveurs différentes. La scénarisation de l’expérience virtuelle et présentielle donnera le ton au niveau de l’appréciation de vos participants et du niveau d’interaction entre eux. 

Lorsque bien réfléchi et à propos, l’événement hybride apporte une grande valeur à l’organisation, tout en offrant un éventail de possibilités pour les différentes communautés ciblées. Mais puisque ce dernier nécessite un investissement sur deux fronts, le virtuel et le présentiel, la stratégie conceptuelle sera nécessaire afin de guider les bons choix au niveau du parcours du participant, du contenu et de la priorisation budgétaire. Qu’est-ce qui fera réellement une différence, un impact marquant ? 

Posez-vous la question : qu’est-ce qui fera en sorte que vos participants se déplaceraient sur place ? Quelle valeur ajoutée y a-t-il comparée à l’effort demandé ? Cette réflexion sur le take away des participants doit également s’effectuer pour l’audience en virtuel. Quelles personnalisation ou flexibilité peuvent les intéresser et générer l’attention en ligne ? De votre côté, quel avantage pouvez-vous en tirer ? Quelle clientèle pouvez-vous rejoindre sachant que les déplacements, les hébergements, etc., ne seront plus un frein pour certains ? 

Cette réflexion doit reposer sur le concept, la scénarisation de vos expériences. 

Parcours participant et design d’espace
Il est important de miser sur une expérience humaine, fluide, agréable. Rassurez vos participants en amont, pendant et après sur tout le volet sécuritaire. Faites preuve d’originalité pour contrer les défis sanitaires. 

Vous prévoyez des rencontres d’affaires ? Créez un concept d’aménagement qui favorise le développement de relations, tout en assurant une distanciation. À titre d’exemple, pourquoi ne pas créer de petits cocons qui font oublier la distanciation sociale tout en offrant naturellement un 2 mètres de distance, à même l’aménagement ; le banc des rencontres, le confessionnal, les sphères ou bulles, les maisonnées, etc. 

Vous avez deux audiences interpellées en simultanée ? Assurez-vous de générer le contact entre les deux, de créer des ponts. Prévoyez la scénarisation de votre animation dans les moindres détails. À titre d’exemple, faites attention au choix et au brief de votre maître de cérémonie, celui-ci doit réussir à dynamiser une salle, tout en captant l’œil et l’intérêt des participants à travers la caméra, un petit défi en soi. Tout au long de l’événement offrez les coulisses en direct avec un animateur complémentaire, dédié au public en virtuel, prévoyez des points de rencontre entre les deux cibles dans l’horaire de la programmation, et ce, que ce soit à travers des bornes de discussion Ipad, des portes virtuelles, etc. 

Bref, repensez le parcours du participant et assurez-vous de créer des expériences positives tout en respectant les normes sanitaires. Trouvez un concept et adaptez le design à votre thématique, votre ADN. 

Pour y arriver ? Utilisez les différents sens et créez des expériences qui ne nécessitent pas le touché ou un contact de proximité entre les participants. Cette ligne directrice s’applique dans l’offre gourmande, dans la création d’environnement sans contact, par un aménagement et une circulation des participants bien définis, avec des touches créatives bien évidemment. Et pourquoi ne pas apaiser les esprits avec une signature olfactive, générer un sentiment de bien-être ou encore stimuler le cerveau dans certaines zones !

Humaniser & assurer la réussite
À travers votre concept, ne perdez pas de vue l’importance de l’humain au cœur de vos décisions, de vos orientations. Essentiellement, la mobilisation des participants repose sur 4 volets : 

  1. Une offre expérientielle qui leur correspond (environnement, horaire, contenu, choix de plateforme, etc.), bref le niveau de personnalisation et de flexibilité
  2. Le sentiment de confiance et sécurité
  3. Le taux de participation et d’interactivité proposé dans votre formule, en virtuel, en présentiel et entre eux
  4. Un bon dosage de votre programmation et surtout la qualité de vos différents formats de contenu

En revenant constamment aux besoins et attentes de votre cible tout au long de votre création, vous vous assurez d’un grand taux de succès. Ce qui unit d’ailleurs tous ces volets, demeure votre stratégie de communication avant, pendant et après. Bref, votre accompagnement. Le ton retenu, la ligne directrice fera toute la différence, tout comme les instructions entourant l’expérience, la façon de la présenter. Préconisez des formats qui vous ressemblent et qui vous permettent de sortir du lot, de créer la participation, la discussion à double-sens. 

Votre organisation a une ADN qui lui est propre, assurez-vous de créer une immersion pertinente et à propos pour vos participants ! Laissez votre trace avec impact. 

Au plaisir de se retrouver le mois prochain pour la suite de cette série sur les événements hybrides.

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