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Conseils pour des événements hybrides créatifs, efficaces et plus écolos

par Grenier formations, le 28 avril 2022


Il suffit d'à peine deux minutes de jasette pour s’apercevoir que Nadine Ménard est passionnée par son métier, elle qui a fondé en 2005 l’agence SUITE22 Événements et qui n’a pas chômé depuis, même en temps de pandémie. Pour cette ancienne journaliste, pas question de s’attarder sur la couleur des nappes : qu’il soit virtuel, en présence ou hybride, un événement demande avant tout de la réflexion et des objectifs concrets. « J’adore faire de la créativité stratégique. Faire autrement, innover; pour attirer, stimuler et créer des liens. Pour moi, l’événementiel, c’est l’art de communiquer avec impact pour être performant. » Elle nous propose quelques conseils en prévision de sa formation du 4 mai.

Grenier : Quels avantages concrets ont les entreprises à organiser des événements hybrides?
Nadine
: L’hybride, c’est vraiment le meilleur des deux mondes et on repousse les limites à plusieurs niveaux. En plus de gagner en visibilité, les frontières disparaissent! Une salle de 500 places peut maintenant accueillir 5 000 personnes. On peut utiliser des personnalités des quatre coins de la planète, sans avoir à combiner les horaires complexes de chacun. On augmente les disponibilités, on réduit les frais connexes comme le transport et l’hébergement, mais aussi on gagne en notoriété et on augmente le pouvoir d’attraction à notre événement. Je crois que les gens ne réalisent pas toute l’ampleur des possibilités que le mode hybride offre. Et je suis convaincue que c’est parce qu’ils ont été échaudés par toute la vague des mauvais événements en ligne improvisés au cours des deux dernières années. Je les comprends, ils ont raison. Mais les opportunités sont réelles et multiples.

G : Quels gestes écoresponsables peut-on faire pour minimiser son impact environnemental?
N : L’aspect de l'écoresponsabilité est aussi important que celui de la santé et de la sécurité au travail, c’est pour notre bien à tous et toutes. Par nos actions concrètes, on souhaite inviter nos client·es et nos fournisseurs à s’engager eux aussi dans une approche plus écoresponsable. En version hybride, on réduit d’emblée le nombre d’invité·es sur place ce qui nous offre déjà une belle diminution au niveau de la consommation. Moins de monde égal sans contredit moins de bouffe, moins de transport, moins d’impact carbone et ainsi de suite. 

En présentiel, on peut penser à motiver et récompenser les invité·es qui utilisent les transports actifs ou encore à fournir des bouteilles d’eau réutilisables, des couverts compostables et des îlots de tri. Il faut aussi accorder plus d’attention aux menus : favoriser les produits locaux, de saison et bios. Dans la mesure du possible, on évite d’inclure les viandes rouges, les espèces de poissons menacées et les produits ultra-transformés. En fait, l'écoresponsabilité c’est l’affaire de tous, et en événementiel, c’est facile d’intégrer des écogestes, bien souvent gratuits, mais ça demande de la réflexion, des connaissances et une expertise sur le terrain.

G : Quelle mauvaise habitude vois-tu qui te fait grincer des dents?
N : Beaucoup, trop ! Si j’ai une seule erreur à choisir, je dirais que la pire - et la plus fréquente - est celle où les organisations oublient ou négligent le cœur de leur événement : leurs invité·es. Ce sont à eux qu’il faut penser en premier : nos client·es, nos employé·es, nos membres, nos partenaires d’affaires. On le sait bien, sans invité·es, on n’a pas d’événement! Raison de plus pour les mettre de l’avant et s’assurer que leur expérience soit optimale, positive et mémorable, et ce, tant en virtuel, en hybride qu’en présentiel. Sur une note positive, j’ajouterais simplement qu’il faut savoir reconnaître ses limites et s’entourer d’expert·es dans le domaine.

G : Est-ce possible d'organiser un événement hybride à petit budget?
N : Tout à fait! Je dis souvent à mes client·es qu’on n’a pas toujours besoin d’un grand plateau de tournage ou d’une plateforme interactive avec des centaines d’options pour être efficace. L’important, c’est de garder ça simple et facile. Bien souvent, une belle captation professionnelle et une diffusion par une régie vidéo complète suffisent. J’aime beaucoup réaliser des studios mobiles à même les espaces corporatifs de nos client·es, à leur bureau ou à même leur usine ou entrepôt. Je m’assure ainsi de rendre le tout hyper personnalisé. Chaque client est unique, et son événement doit l’être aussi, c’est-à-dire bien adapté à ses besoins, à ses objectifs et à ses clientèles. C’est primordial. À l’inverse, une fondation, par exemple, qui déciderait d’aller sur un immense plateau avec des effets spéciaux et autre flafla pourrait voir sa réputation entachée, et ce, peu importe le coût de la location. C’est l’image et la perception qu’auront les invité·es qui marqueront leurs esprits!

Pour connaître tous les secrets d’un événement hybride efficace vous permettant un réel retour sur investissement non seulement au niveau financier, mais également au niveau de votre image de marque, c’est un rendez-vous le 4 mai.

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