Le Festival d’été de Québec (FEQ) c’est dix scènes, onze jours de musique, 300 spectacles, 133 000 laissez-passer vendus et plus de 500 emplois créés. Des festivités qui secouent le centre-ville de la vieille capitale et sa Grande-Allée depuis 1968. Si ce festival n’a pas toujours été aussi populaire et connu par le reste du monde, il attire maintenant un achalandage de plus d’un million de festivaliers chaque année.

Derrière ce monstre du divertissement musical se trouve une équipe responsable des communications dirigée par Luci Tremblay, directrice des communications du FEQ depuis 2009. Dans cet entretien, Luci nous parle de ce qui fait le succès d’une bonne gestion des communications d’un événement d’une telle envergure.

Tout d’abord Luci, quel est le rôle de l’équipe des communications ?

Luci : Avant tout, mon équipe se divise en deux : l’équipe permanente et l’équipe temporaire. L’équipe permanente s’occupe de l’entièreté de la mise en marché pendant toute l’année, que ce soit par le dévoilement de la programmation ou par les différentes campagnes publicitaires pour la vente des laissez-passer.

Ensuite, nous avons une partie de l’équipe qui s’occupe des médias sociaux. Comme je l’ai dit à plusieurs reprises, je suis pas mal certaine que nous sommes le premier festival à avoir engagé une gestionnaire de communauté, et ce, en 2010. Nous avons presque 200 000 adeptes Facebook, il nous faut donc quelqu’un à temps plein de ce côté-là. Durant l’année, d’autres personnes viennent l’aider et nous essayons d’innover. Cette année, nous l’avons fait en développant le Snapchat et les géofilters.

Une partie de l’équipe se consacre également à la promotion touristique et aux médias internationaux et c’est là qu’entre également en jeux toute l’équipe des relations de presse. Les trois attachées de presse gèrent à elles seules entre 500 et 600 demandes d’entrevues à partir du mois de mai. C’est un vrai jeu de Tetris (rires)!

Accordez-vous beaucoup d’importance à la visibilité du festival à l’international ?

Luci : Oui énormément! Depuis plusieurs années on travaille à la notoriété du Festival. Longtemps il a été sous le radar, les gens de Québec le connaissaient par cœur, mais les gens de l’extérieur pas vraiment. Plus la notoriété du Festival est élevée, plus l’équipe de la programmation a de la facilité à remplir son mandat en quelque sorte, parce que plus le FEQ est connu, plus les artistes ont envie de venir. On y travaille à la fois en assistant à des conférences ailleurs dans le monde, en participant à des activités de réseautage, mais aussi en invitant des journalistes étrangers à venir couvrir le Festival. Cette année on en avait environ 65!

Voyez-vous des retombées concrètes de ces efforts internationaux ?

Luci : Absolument! On voit qu’on est couvert dans des revues intéressantes à l’étranger. Autant dans des revues spécialisées que de voyages. Par revues spécialisées, on parle de revues sur la musique, que lisent d’ailleurs tous les agents d’artistes. Les revues de voyages sont très importantes pour les touristes. Quand on fait de la publicité sur les marchés étrangers, je dis toujours à la blague, mais ma blague est vraie : « On n’attirera pas un Américain en l’invitant à venir voir Lionel Richie en spectacle, il l’a probablement vu 45 fois chez lui! On va l’attirer en lui disant : Viens visiter la superbe Ville de Québec, ville du patrimoine mondial et profites-en dont pour assister au Festival. » Voilà pourquoi c’est important de faire un travail à l’international, il faut présenter Québec à la fois comme destination touristique et comme lieu de festival.

Les imprévus sont inévitables en évènementiel, comment contrôlez-vous l’ampleur que certaines « crises » prennent dans les médias ? Je pense notamment à celle entourant l’interdiction d’entrer avec de l’eau et celle concernant le remplacement de certains artistes à la dernière minute.

Luci : En ce qui est du remplacement des artistes à la dernière minute, c’est totalement hors de notre contrôle. On n’y peut rien; un artiste qui tombe malade, un artiste pris aux douanes. Moi je dis toujours : « Quand on décide de dire quelque chose, il faut le dire au complet. » C’est la règle de la transparence. Quand on prend le temps d’expliquer pourquoi on a pris cette décision là, les gens finissent par comprendre. Cette année, on a été très rapide à trouver des solutions. Les bouteilles d’eau, c’est un autre débat. Quand on change les habitudes des gens, c’est sûr que c’est toujours plus difficile. À force d’expliquer, un moment donné on réussit à passer à travers et à tourner la page. Il faut affronter la tempête en étant le plus franc possible.

Dans toutes vos années d’expérience au sein du FEQ, est-ce qu’il y a eu une gestion de crise qui vous a particulièrement marquée?

Luci : Je crois que le cas de l’annulation du spectacle des Foo Fighters nous a tous marqué. Nous étions tous déprimés quand le spectacle a dû être arrêté après quatre chansons, on a avait tellement tous hâte. Le ciel était apocalyptique et il y avait des dangers d’électrocution, on n’avait pas le choix. On était content de répondre à la demande importante des festivaliers face à Foo Fighters. Le plus drôle, c’est que ce sont les journalistes qui m’ont remonté le moral le lendemain, ils ont tous dit que c’était un moment inoubliable. On se souvient toujours plus des moments exceptionnels (dans le sens d’exception), que des concerts où tout se déroule à la merveille. Tout le monde se souvient de l’orage, du ciel très noir et d’avoir été trempé à la lavette. C’est un moment tout à fait mémorable !

Quand la frénésie du FEQ se termine, les médias s’empressent d’aborder la prochaine édition, dans ce cas-ci on parle de la 50e, comment répondez-vous à ces spéculations ?

Luci : Oh mon dieu! (Rires) Les médias sont habitués ici. Ils connaissent très bien ma phrase célèbre : « On ne confirme ni n’infirme. » Elle est si célèbre qu’elle est écrite ici dans le bureau! Les journalistes m’appellent et me disent : « Bon, peux-tu me dire ta fameuse phrase! » J’avais compris ça assez rapidement la première ou la deuxième année. La confidentialité est essentielle, tout le bureau est dressé selon cette règle, parce qu’il nous est arrivé de perdre des artistes. Il y a seulement une fois qu’on a dû confirmer une spéculation. Une année, on savait assurément que ça ne fonctionnerait pas avec Metallica, mais les attentes étaient tellement élevées qu’on a décidé d’intervenir et de confirmer qu’il n’y aurait pas de spectacle de Metallica pour baisser les attentes et gérer la folie.

En terminant, selon vous quel est votre bon coup de l’édition 2016 du FEQ ?

Luci : Une de mes grandes fiertés, c’est la réalisation des vidéos artistes. Nous sommes le seul festival à faire des vidéos de ce type et de cette qualité. La plupart du temps, on négocie les vidéos avec les directeurs de tournée une fois qu’ils sont sur place vers 7h30-8h du soir. Les gars de Nova Film font le montage pendant la nuit et on livre ça à 7h le matin. Cette année, ce qui est fantastique, c’est qu’on n’a eu aucune modification à faire. Tous les directeurs de tournées nous ont donné le OK! Amazing! Approved! C’est une grande fierté de réalisation.

Un énorme merci à Luci Tremblay! Rappelons en terminant que la 50e édition du Festival d’été de Québec aura lieu du 6 au 16 juillet 2017.