Le travailleur mobile : Comment outiller le travailleur mobile d’aujourd’hui pour la réussite

par Ken Van Aelst (Xerox Canada), le 17 mai 2016


Selon un sondage de l’Université Ryerson, 70 % des employés canadiens sont physiquement mobiles d’une façon ou d’une autre, et l’on s’attend à ce que ce nombre augmente à 73 % en 2016. À mesure que les entreprises québécoises évoluent vers un effectif de plus en plus mobile, elles sont confrontées au défi d'adapter les anciens flux de production de documents à un environnement mobile. À l’heure actuelle, les employés sont mobiles dans la mesure où le système le leur permet. Faute d’une stratégie de mobilité assortie d’un flux de production de documents, l’utilisation des appareils par les travailleurs mobiles pourrait se limiter à faire des appels et à vérifier leurs courriels.

Il y a deux problèmes à régler afin d’obtenir de bons résultats : intégrer l’environnement mobile dans le flux de travail existant de l’entreprise et réussir à imprimer à partir d’une tablette ou d’un autre appareil, lorsque nécessaire. Les travailleurs ont tendance à être plus souples et productifs lorsqu’ils ont accès aux documents dont ils ont besoin, partout et en tout temps.

Le point de départ logique est un engagement avec un fournisseur de services d’impression gérés (SIG) de nouvelle génération. En effet, un fournisseur de SIG de nouvelle génération pense déjà de façon globale à votre environnement de production de documents et aux processus connexes. Lorsqu’elle est envisagée en tant qu’élément de l’offre globale de SIG, l'impression mobile devient un moyen d'aider les employés à travailler plus efficacement en leur donnant accès aux documents, et ce, sans compromettre la sécurité des renseignements.

Pour l’impression mobile, il faut commencer par l’impression gérée

L'intégration du flux de travail mobile aux processus plus anciens en place peut paraître compliquée, et il est certes essentiel de s’y préparer; c’est là qu’un fournisseur de SIG peut combler les lacunes. Les SIG de nouvelle génération concernent aussi bien les procédés de production de documents que les produits documentaires eux-mêmes. Ils s’appuient sur des outils d'évaluation et sur des offres de chefs de file du milieu des SIG. Ces ressources permettent d’examiner en profondeur votre environnement documentaire et de découvrir des façons d'intégrer l'impression mobile dans vos SIG et, par le fait même, dans vos processus opérationnels.

Les processus qui utilisent des documents hybrides compliquent encore davantage la situation. Dans certains processus, les documents sont créés de façon numérique, puis imprimés et reconvertis en format numérique. Par exemple, un contrat peut être rempli en ligne, imprimé pour signature, puis numérisé et versé dans la base de données de clients. Parfois, les documents papier sont convertis en fichier numérique et conservés sous cette forme. Il pourrait s’agir d’un dossier médical numérisé dans un système de DME. La gestion du flux de travail de l'entreprise suppose que vous gériez les transitions entre les deux formats. Une analyse du flux de travail par votre fournisseur de SIG peut vous aider à mieux comprendre la transition du papier au numérique, et vice versa.

Cependant, cela ne représente qu’une partie de ce qui doit être pris en considération. Vous devez également penser à la fluidité documentaire dans les environnements de travail mobiles. On ne peut pas élaborer une stratégie de flux de travail mobile sans d'abord prendre en compte les systèmes avec lesquels les employés travaillent. Encore une fois, communiquez avec votre fournisseur de SIG pour cerner et résoudre tout problème touchant le processus mobile, ou encore pour optimiser celui-ci.

Optimiser le flux de travail mobile

Tout comme vous optimisez vos systèmes dans le but d’accroître votre productivité et de rationaliser le service, vous pouvez maintenant commencer à réfléchir à la façon d'atteindre ces mêmes buts avec le flux de travail mobile. Visez une stratégie de mobilité qui accroît la productivité en permettant aux utilisateurs de rester connectés au flux de production de documents de l’entreprise. Déterminez les situations où un travailleur mobile doit avoir accès au contenu de l'entreprise. Réfléchissez ensuite à la façon de résoudre les défis opérationnels, d'optimiser le service et de réduire les coûts, et ce, en tirant parti du flux de travail mobile. Recensez les situations où il pourrait être avantageux pour des employés, des partenaires commerciaux ou même des clients d’avoir la possibilité d'imprimer sur n’importe quelle imprimante, à partir de n’importe quel appareil mobile.

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À propos de l'auteur

Ken Van Aelst est vice-président et directeur général, Opérations régionales de l’Est pour Xerox Canada, expert de l’ingénierie du flux de travail qui aide les clients à accroître leur efficience et leur productivité et à obtenir de meilleurs résultats opérationnels. Il est établi à Montréal.


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