Tâches régulières

• Répondre à la ligne téléphonique générale du bureau (bilingue).
• Maintenir à jour les disponibilités du portfolio Trium :
  • Site web
  • Plans
  • Listings internes et externes
  • CoStar / LoopNet
  • Stacking plan Cromwell (chaque 15e jour du mois)
• Assurer la mise en marché des nouveaux mandats.
• Planifier et coordonner les envois de masse (Mailchimp).
• Préparer les feuilles de transaction.
• Appuyer les courtiers pour les études de marché.
• Gérer divers besoins administratifs : signatures électroniques, enquêtes de crédit, fournisseurs d’affichage, TI, revue Espace Montréal, photographes, etc.
• Préparer les ordres du jour pour les réunions d’équipe et les rapports d’activités pour certains clients.
  • Être proactif(ve) dans la gestion des renouvellements de mandats.
• Gérer les envois de courrier aux fournisseurs et consolider le compte affaires Trium.
• Gérer les fournitures du bureau (commandes Bureau en Gros, cartouches Xerox).
• Maintenance du réseau et des dossiers.

Au besoin

• Préparer des propositions / soumissions pour les prospects.
• Participer aux visites avec des prospects.

Volet Marketing

• Gestion et mises à jour du site web Trium.
• Création de brochures marketing.
• Gestion des publications sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, YouTube).
• Mise en page de documents : études de marché, carnets de visite, présentations, etc.

Administrative Tasks – Leasing Assistant

Regular Tasks

• Answer the main office phone line (bilingual).
• Keep all Trium portfolio availabilities up to date:
  • Website
  • Floor plans
  • Internal and external listings
  • CoStar / LoopNet
  • Cromwell stacking plan (every 15th of the month)
• Oversee the marketing launch of new mandates.
• Plan and coordinate mass email campaigns (Mailchimp).
• Prepare transaction sheets.
• Support brokers with market study tasks.
• Manage administrative needs such as electronic signatures, credit checks, signage suppliers, IT coordination, Espace Montréal review, photographers, etc.
• Prepare agendas for team meetings and activity reports for selected clients.
  • Maintain proactive tracking of mandate renewals.
• Manage mail sent to suppliers and consolidate the Trium business account.
• Handle office supplies (Bureau en Gros orders, Xerox toner cartridges).
• Maintain the server and files.

Occasionally

• Prepare proposals/submissions for prospects.
• Assist with property tours for prospects.

Marketing Responsibilities

• Manage and update the Trium website.
• Create marketing brochures.
• Oversee social media content (LinkedIn, Facebook, YouTube).
• Format and design documents such as market studies, tour books, presentations, and more.