SOMMAIRE DE LA FONCTION
En occupant ce rôle, tu auras à collaborer à l’organisation et à la réalisation des événements et activités de financement de la Fondation du CHU de Québec. Tu assureras également l’organisation et la réalisation des activités de reconnaissance et de visibilité, et tu collaboreras à certaines activités de financement de partenaires externes et internes. Au quotidien, tu auras le privilège de côtoyer une équipe engagée et motivée à faire une différence pour la santé des gens.

RESPONSABILITÉS ET TÂCHES SPÉCIFIQUES

Coordonner la logistique

• Assure l’ensemble de la coordination logistique des événements sous sa responsabilité et soutient les activités de financement connexes;
• Supervise la sélection des fournisseurs et veille, avec la technicienne aux événements, à la gestion des relations avec ceux-ci (lieux, traiteurs, équipements, etc.);
• Surveille et dirige la mise en place des installations avant, pendant et après les événements pour garantir leur bon déroulement;
• Réagit promptement aux urgences et gère les imprévus liés à la logistique événementielle.

Coordonner les équipes

• Planifie et coordonne les rencontres des équipes projets des événements sous sa responsabilité, incluant la préparation des ordres du jour et le suivi des décisions prises;
• Collabore avec les équipes internes pour assurer une coordination fluide et efficace entre les différents départements, tels que les ventes, les communications et l’administration;
• Identifie, en collaboration avec la technicienne aux événements, les besoins en bénévolat et attribue les tâches nécessaires pour les événements sous sa responsabilité.

Gestion du budget

• Élabore des budgets pro forma pour les événements sous sa responsabilité, destinés à la directrice des événements et activités de financement;
• Assure le suivi rigoureux du budget établi pour chaque événement afin de garantir le respect des prévisions financières;
• Effectue le suivi des ventes, participe aux démarches de sollicitation et prépare des rapports détaillés pour le suivi des événements;
• Produit des rapports financiers post-événement afin d’évaluer les dépenses, d’analyser les écarts et d’optimiser les ressources pour les futurs événements.

Coordonner les besoins en communications & marketing

• Collabore à la création et à la révision des documents nécessaires aux événements, tels que les invitations, les plans de commandite, les horaires, les formulaires de participation et les outils de promotion;
• Travaille de concert avec l’équipe marketing pour promouvoir efficacement les événements auprès des publics cibles;
• Transmet les informations essentielles à la création des outils de communication et veille à leur diffusion dans les délais convenus.

Suivis, évaluation et amélioration continue

• Supervise le suivi et l’évaluation des événements sous sa responsabilité et rédige des bilans détaillés accompagnés de recommandations pour les éditions futures;
• Contribue activement à l’idéation et au développement de concepts novateurs pour enrichir l’expérience des participants;
• Participe à l’amélioration continue des processus de planification et de gestion des événements;
• Exécute toute autre tâche connexe confiée par son supérieur immédiat.

PROFIL RECHERCHÉ

Expérience et formation

• Baccalauréat dans une discipline appropriée;
• Détenir un minimum de trois (3) années d'expérience pertinente, notamment en organisation d’événements;
• Expérience en gestion de projets;
• Bilinguisme parlé et écrit seront considérés comme un atout;
• Expérience en philanthropie sera considérée comme un atout.

Compétences et aptitudes 

• Démontrer un grand sens de l’autonomie, de la rigueur, de l’organisation;
• Habiletés relationnelles et facilité à entrer en relation avec les autres;
• Aptitude à la négociation et à la sollicitation d’entente avec des partenaires et fournisseurs;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers et à supporter la pression;
• Capacité à travailler et coordonner des équipes de travail;
• Maîtrise de la suite Office et des plates-formes collaboratives;
• Connaissance des logiciels de graphisme sera considérée comme un atout;
• La connaissance du logiciel Prodon sera considérée comme un atout.

AVANTAGES ET CONDITIONS DE TRAVAIL

• Horaire de travail flexible du lundi au vendredi avec possibilité de faire du télétravail selon la politique en vigueur (en mode hybride, 2 jours en présentiel);  
• Style de gestion axé sur l’humain et sur la conciliation travail-vie personnelle; 
• Ambiance d’entraide et de collaboration; 
• Programme d’assurances collectives compétitif, incluant l’assurance invalidité courte durée à la charge de l’employeur, les soins dentaires et la télémédecine; 
• REER collectif; 
• 7 jours de maladie/mobiles par année; 
• Salaire et offre de vacances compétitifs en fonction de l’expérience et selon la politique d’équité interne en vigueur; 
• Disponibilité demandée en dehors des heures habituelles de travail; 
• Bureau moderne et lumineux et accès à une salle d’entraînement; 
• Stationnement gratuit. 

PÉRIODE D’AFFICHAGE
Tu es intéressé? Fais-nous parvenir ton curriculum vitae accompagné d’une lettre détaillant ton intérêt avant le 8 décembre 2024, à 17 h, via le formulaire.

Seules les personnes dont la candidature sera retenue pour la période d'entrevue seront contactées.