Vives St-Laurent est une firme de design d’intérieur basée à Montréal. L’entreprise œuvre dans divers secteurs tels que le résidentiel, le corporatif et le commercial. Le studio mène à terme des projets clés en main allant de la prise de mesures jusqu’à la réalisation des travaux de construction. 

Le studio est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) afin de se joindre à son équipe afin de soutenir les opérations en lien avec notre pratique. Nous recherchons un(e) candidat(e) prêt à intégrer une petite équipe, lui permettant de s’épanouir au sein de l’entreprise en constante évolution. 

Le poste offert est idéal pour une personne organisée et curieuse, qui désire se dépasser. Il faut surtout un(e) candidat(e) n’ayant pas peur des défis et d’un quotidien changeant. Un intérêt pour le design, des aptitudes en design graphique et en rédaction sont des atouts. 

Rôle
La mission de l'adjoint(e) est de soutenir les opérations du studio de design en faisant la gestion administrative de l'entreprise. Votre rôle consiste en l'organisation du studio.

À quoi ressembleront vos tâches
Gestion administrative

• Répondre à la boîte courriel général. 
• Envoi des factures clients et suivi des paiements.
• Tenues des livres (dépenses).
• Mettre en page les nouveaux projets sur le site web. 
• Répondre aux différentes demandes des médias. 
• Assistance et gestion du processus de prise de photos de nouveaux projets de design.
• Mise à jour du portfolio de l’entreprise. 

Gestion de l’information interne

• Suivi avec les fournisseurs.
• Gestion des listes de clients.
• Gestion des listes de fournisseurs et contacts.
• Gestion des listes de produits. 
• Recherche de nouveaux fournisseurs. 
• Développer et maintenir un système de classement pour les dossiers.

Gestion du bureau

• Gestion des comptes (hydro, loyer, assurances, etc.).
• Maintien de l’inventaire. 
• Achat du matériel nécessaire au bon fonctionnement du bureau.
• Mettre à jour la matériauthèque.

Planification

• Planification de formations continues.
• Planification de rencontre avec différents fournisseurs.
• Planification de retraite d’équipe. 
• Planification de visites de chantiers. 
• Planification d'itinéraire de voyages d’équipe (Sight Unseen NYC, Design TO, Salon del Mobile etc.

Études

• Diplôme d'études secondaires.
• Diplôme d’études dans un domaine pertinent.
• Expérience dans un domaine similaire est un plus.

Aptitudes recherchées

• Bonne gestion du temps.
• Esprit d’équipe.
• Excellente organisation.
• Ponctualité et rigueur.
• Débrouillardise.
• Aptitudes relationnelles.
• Diplomatie.
• Discrétion et honnêteté.

Général

• Maîtrise de la langue française et anglaise.
• Capacité de travailler en équipe. 
• Capacité de faire la gestion de plusieurs tâches variées.
• Attitude positive et orientée solution.
• Connaissance de la suite Google (Drive, Google document, Slide, Sheet, Calendar etc.).