Gestionnaire du bureau (agence)

Montréal
Temps plein
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Après ses débuts comme agence de mannequins à grande notoriété, Dulcedo Management est maintenant le plus grand groupe multidisciplinaire de gestion de talents au Canada et un joueur d'avant-plan en Amérique du Nord ayant une expertise couvrant toutes les sphères du sport et du divertissement. Depuis nos bureaux au Vieux-Port de Montréal et au centre-ville de Toronto et tout autour du globe en télétravail, notre équipe d’agents chevronnés représente et gère la carrière de plus de 500 mannequins de mode, athlètes de niveau olympique et professionnel, célébrités du show-business, vedettes de sport et grands influenceurs du Web. Sans vouloir nous vanter, nous avons de quoi être fiers de notre travail de classe mondiale.

Nous savons visiblement reconnaître le talent. Nous ne passons pas des "entrevues", mais plutôt des séances de casting afin de trouver des personnes extraordinaires qui partagent notre motivation, leadership et talent à bâtir des relations durables.

Nous recherchons une étoile montante très organisée capable de prioriser plusieurs tâches simultanées qui sont transmises sur une base horaire tout en s'assurant que le bureau est au top. Votre mission consiste principalement à superviser les opérations et les procédures du bureau.

Cela nécessitera un état d'esprit proactif et la capacité d'assumer plus qu'une personne normale ne peut gérer. Une organisation personnelle et une planification détaillée seront les seules manières d'y parvenir.

La communication par courriel en français et en anglais est essentielle et une capacité bilingue est attendue. Enfin, nous recherchons quelqu'un qui peut maintenir une exécution rapide sans erreurs.

Si vous êtes choisi pour le poste, vous aurez l'opportunité de travailler dans une jeune équipe de professionnels très cool qui couvre des projets de clients et de marques de renommée nationale et internationale à la pointe de l'industrie de la gestion des talents. Votre rôle sera d'aider la haute direction de toutes les manières dont elle a besoin. Nous recherchons quelqu'un qui ne dit jamais "Je ne peux pas faire ça" mais qui répond plutôt "Laisse-moi trouver un moyen de faire ça".

CE QUI SERA EXIGÉ DE VOUS :

TÂCHES GÉNÉRALES

  • Ouvrir/déverrouiller le bureau tous les jours de la semaine à 9h00.
  • Gérer l'accueil.
  • Accueillir tous les invités de manière professionnelle et informer le personnel de l'arrivée des invités.
  • Gérer le quotidien général du bureau (achat de fournitures, entretien de l'espace bureau, agenda des réunions hebdomadaires, etc.).
  • Coordonner les préparatifs de voyage (vols, hôtel, réservations de location de voiture).

RÔLE DE GESTION DE BUREAU

  • Inviter les candidats (modèles) au bureau et les planifier sur le calendrier.
  • Rencontrer les candidats et prendre leurs mesures et photos.
  • Mettre à jour toutes les informations dans la feuille Excel.
  • Rencontres avec l'équipe de réservation pour les séances de vote les vendredis.
  • Envoi d'e-mails de refus ou d'invitations à un deuxième rendez-vous aux candidats.
  • Planifier des invitations avec le chef de bureau aux candidats qui se voient offrir des contrats.
  • Mettre à jour et suivre le système de classement des fiches d'informations relatives aux talents.
  • Suivi des dates de renouvellement de contrat pour tous les talents et mise à jour des dates/statuts dans la feuille Excel.
  • Aide à la gestion et à la planification des événements de recherche de modèles.
  • Conserver un enregistrement des coûts des événements de recherche de modèles.
  • Garder un inventaire et les besoins des matériaux utilisés lors des recherches de modèles.
  • Tenir l'inventaire et gérer le mobilier de bureau.
  • Garder un inventaire de ce que nous avons dans notre unité de stockage.
  • Acheter des articles de remplacement pour ce qui est nécessaire.
  • Gestion des articles en vente sur Kijiji.
  • Lorsqu'on vous le demande, faire une liste des événements à venir qui sont bons pour le scoutisme (Montréal et Toronto)
  • Aider au classement des contrats/collaborations et documents à la fois numériques et copies physiques dans le stockage.

ASSISTANCE AUX DIRECTEURS D'AGENCES DE MODÈLES

  • Suivre tous les emails de l'assistant en CC afin de pouvoir coordonner les castings, les projets et le préparer et le tenir informé des projets au fur et à mesure qu'ils arrivent.
  • Coordonner les castings lorsqu'ils sont au siège.
  • Coordonner les castings à l'extérieur du bureau (si/quand nécessaire).
  • Revenir aux talents sur un casting après le débriefing avec le directeur d'agence.
  • Collecter des images d'agences internationales et les traiter via Photoshop (redimensionner & classer).
  • Envoyer un e-mail aux agents modèles une fois ces images traitées.
  • Envoyez des mises à jour aux agences internationales avec le nouveau matériel des modèles que nous avons placés avec elles.
  • S'assurer qu'une chambre est réservée si le directeur a un invité ou un client qui entre dans le bureau.
  • Planifier des appels/skype entre les modèles et le directeur quand c'est nécessaire

ASSISTANCE AU DIRECTEUR GÉNÉRAL

  • Effectuer une variété d'études de marché en suivant des directives spécifiques sur demande.
  • Gérer des projets spéciaux sur demande qui nécessitent plusieurs tâches.
  • Effectuer des recherches spécifiques sur Google et les médias sociaux pour de nouveaux fournisseurs/entreprises/surveillance de l'industrie, comme demandé.
  • L'achat régulier de bureaux pour l'ensemble de l'entreprise signifie rechercher en ligne le coût le plus bas, obtenir l'approbation et le paiement.
  • Utiliser le Kijiji au besoin pour des articles d'occasion spécifiques à acheter ou à vendre.
  • Effectuer diverses tâches administratives à la demande.

CE QUE VOUS APPORTEREZ SUR LA TABLE :

  • Diplôme en administration
  • 1 à 3 ans d'expérience dans un rôle administratif général (chef de bureau ou adjoint administratif)
  • Connaissances informatiques et logicielles, telles que Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPoint
  • Talent naturel en service à la clientèle et compétences organisationnelles
  • Doit être capable de travailler de manière autonome et en équipe
  • Un sens aigu du souci du détail et est obsédé par l'organisation
  • Sens du leadership et ambition
  • Excellentes compétences en communication verbale et écrite et capacité à interagir avec les clients
  • Solides compétences en résolution de problèmes – minutieux, créatif, pratique
  • Bilingue français et anglais

QU'EST-CE QUE VOUS Y GAGNEREZ :

  • Bénéficier d'un salaire compétitif, 3 semaines de vacances, vendredi de la maison (fin de travail à 14h) et d'une assurance collective
  • Freestyle Friday - nous terminons à 14h tous les vendredi
  • Faites partie d’un groupe qui travaille directement avec des célébrités et icônes de notre génération 
  • Travailler dans un environnement créatif qui est unifiée par le travail d’équipe 
  • Profiter de  liberté et créativité pour améliorer tous les aspects de nos opérations 
  • Travailler avec des collègues très expérimentés et talentueuses à distance ou dans nos bureaux
  • Découvrez l'esprit de start-up et la capacité d'avoir un impact significatif
  • Faites partie d'un groupe en croissance rapide et d'un environnement positif
  • Possibilité de croissance et de promotion au sein d'une organisation à croissance rapide pour ceux qui ont du leadership
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