360 l’agence est une agence à taille humaine avec des humains vraiment le fun. On cherche la perle rare qui nous accompagnera dans notre quotidien et nos événements. Le/la coordo fait le lien entre les différents départements et est un élément central dans le bon fonctionnement de l’agence. De plus, il s’assure du bien-être des employés.
Le/la titulaire du poste joue un rôle crucial au sein de l'agence et son travail sera segmenté en 2 volets :
- Support administratif
- Support aux opérations
Principales responsabilités-sommaire des tâches
Volet support administratif (50% de la charge de travail)
- Mettre à jour des outils de l’agence : site web, présentations, réseaux sociaux, plateformes de gestion, CRM, système de comptabilité
- Préparer les devis/factures et envoyer aux clients
- Suivre les comptes payables et recevables
- Participer aux brainstorms d’équipe
- Rédiger et corriger les textes, courriels, ententes, offres, rapports
Volet support aux opérations/chargés de projets (50% de la charge de travail)
- Assurer l’embauche et la gestion de personnel événementiel (rédaction offres d’emploi, embauche, formation, suivis, horaire, comptabilité, bottin)
- Rechercher des fournisseurs sur les différents projets
- Effectuer des commandes/achats de matériel nécessaire
- Effectuer les tâches associées à la réalisation des événements (logistique, facturation, suivi avec les fournisseurs et partenaires, etc.)
- Effectuer des réservations nécessaires à nos activités (hôtels, camions, avions)
- Lors d'évènements: assurer le bon déroulement des campagnes promotionnelles terrain (fournisseurs et partenaires), gestion logistique des inscriptions et réponse aux besoins du directeur de production.
- Assurer le bon fonctionnement du bureau (responsable entrepôt, papeterie, bureau, espaces de travail, IT, etc.)
- Préparer et rédiger les rapports post événement
- Organiser des activités internes (party de Noël, meeting annuel, etc.)
Habiletés et compétences requises
- BAC en marketing, communications ou domaines reliés
- Précision, concision, organisation et soucis du détail
- Entregent, pédagogie, leadership
- Autonomie, agilité
- Gestion du temps exemplaire
- Capacité à faire les choses vite et bien
- Parfaitement bilingue, en français et en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. D’excellentes aptitudes de rédaction en français sont exigées
- Très bonne maîtrise de la suite Office
- Expérience sur le terrain en tant qu’ambassadeur ou chef d’équipe – un atout
- Disponible à travailler un horaire non-standard ponctuellement (soir et weekend)
- Disponible pour déplacements au besoin, doit posséder une voiture et permis de conduire valide
- Connaissance de la suite Adobe Creative (Photoshop, Illustrator, InDesign) un atout