Type de poste: Permanent
Horaire : Temps plein (37.5h/semaine)
Mode : hybride, avec dominante en présentiel

Être adjoint.e. administratif.ve pour le département de Marketing Web de Vortex Solution, c’est être cette personne organisée, minutieuse et diligente qui contribue directement à notre bonne réputation en s’assurant que nos services de Marketing web soient impeccablement facturés et que les processus du département se déroulent sans anicroche.

Ce rôle est tout désigné pour vous si vous avez déjà démontré votre polyvalence dans un rôle administratif, préférablement dans un milieu au rythme soutenu (startup, agence, etc.) Points bonus si vous avez déjà l’habitude de briser les silos et de travailler avec plusieurs équipes et intervenant.e.s différents au quotidien sans vous emmêler dans votre gestion des priorités.

Principales responsabilités

Faire le pont entre le département des Finances, des Ventes et du Marketing Web
Optimiser et assurer le suivi des dépenses médias et de la facturation des clients
Améliorer l’efficacité de nos processus en mettant à jour leur documentation, ainsi que des gabarits, rapports et archives
Garder l’œil sur les tâches de l’équipe pour aider à optimiser leur temps et signaler toute surcharge ou répétitivité (le bien-être de notre équipe est une de nos valeurs)
Assurer que les comptes clients soient ouverts diligemment et avec les bonnes informations
Produire des rapports (production, facturation, mandats) et être en mesure de bien partager son analyse pour déterminer les prochaines actions
Assurer la bonne marche des opérations en organisant certaines rencontres internes et externes
Consulter au besoin des intervenants internes divers pour être certain.e. d’avoir toutes les informations nécessaires pour une facturation impeccable
Seconder notre Directrice du Marketing Web dans plusieurs petits mandats administratifs

Formation

DEP secrétariat
Diplôme collégial ou universitaire en administration ou l’équivalent en expérience terrain

Expérience

2 à 3 ans d’expérience dans une fonction administrative, préférablement dans un milieu dynamique

Compétences techniques

Essentielles :

Maîtrise de la suite Microsoft Office (PowerPoint (intermédiaire), Excel (intermédiaire), Word (intermédiaire); bonne connaissance d’ Outlook et de Teams
Excellent français parlé et écrit

Atouts :

Anglais (surtout lecture, pour certains clients et outils)
Connaissance du logiciel SAGE
Connaissance du Marketing numérique

Compétences générales

Rigueur et minutie
Autonomie
Capacité à bien communiquer avec plusieurs profils différents
Bonne gestion des priorités

Avantages offerts

Bureaux bien aménagés et bien situés dans la Petite-Italie
Collations et café gratuits
Avantages sociaux (REER, assurance, contribution à la passe de transport en commun ou au stationnement, etc.) après la période d’essai mutuelle
Ambiance conviviale et occasions de socialisation (5 à 7, club de course, sorties thématiques, fêtes, etc.)
Approche collaborative de croissance et de développement professionnel