Poste permanent, en présentiel, minimum 30 heures par semaine selon un horaire personnalisé.
Principales responsabilités:
- Lire et analyser les documents d’appels d’offres de projets publics;
- Élaborer une approche et un plan de travail afin d’identifier les contraintes et les exigences de présentation;
- Recueillir les informations nécessaires à l’élaboration des offres de services auprès des différents collaborateurs et intervenants;
- Élaborer les offres de services, réviser et vérifier soigneusement la qualité et le contenu (orthographe, formats, spécificités, textes, échéanciers de production de l’offre, etc.;
- Répondre à plusieurs appels d’offres à la fois et communiquer la progression du travail au comité de gestion de façon régulière;
- Assurer l’archivage de tous les documents relatifs aux offres de services;
- Mettre à jour le calendrier des offres de services afin d’assurer le respect des dates de dépôt pour chaque offre de services;
- Mettre à jour la liste de projets remportés par la firme;
- Administrer et enrichir la base de données existante qui contient les éléments de contenu des offres de services;
- Coordonner les partenaires et consultants dans le cadre d’appels de proposition complexes et multidisciplinaires;
- Produire divers documents administratifs imprimés et numériques (lettres, documents de présentation, curriculum vitae, etc.);
- Obtenir l’information requise de la part des différents départements impliqués et autres partenaires internes et externes;
- Créer et mettre à jour les CV corporatifs;
- Mettre à jour les fiches de projets réalisés par la firme;
- Rédiger, réviser et monter l’offre complète selon les critères à respecter;
- Exécuter toute autre tâche connexe.
Le ou la candidat(e) devra également assister la directrice administrative de l’entreprise dans diverses tâches.
Profil académique:
- Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration, communication ou marketing;
- Ou tout autre diplôme de nature connexe jumelé avec une expérience pertinente.
Expérience:
- 3 ans d’expérience en administration (textes, graphiques et montages);
- Expérience en production d’offres de services, un atout;
- Expérience dans une firme d’architecture ou de génie, ou de services professionnels, un atout.
Compétences requises:
- Soucis du détail, de la qualité graphique et de la mise en page;
- Très bonne connaissance du français oral et écrit.
- Posséder de fortes habiletés en rédaction;
- Maîtrise avancée du logiciel Word;
- Esprit de synthèse et capacité de rédiger divers types de documents;
- Sens de l’organisation et capacité à structurer les dossiers;
- Gestion des priorités et des échéanciers serrés;
- Habileté à gérer de multiples tâches;
- Habileté à développer une connaissance approfondie des services de l’entreprise;
- Capacité à effectuer la liaison et le suivi avec les différentes parties impliquées dans le processus;
- Initiative, sens des responsabilités et de l'organisation;
- Capacité à travailler en équipe et en collaboration avec divers intervenants internes et externes;
- Maîtrise de InDesign, Photoshop et Illustrator, un atout.
Avantages :
- Poste permanent et horaire flexible;
- Salaire concurrentiel;
- Journées de maladie payées;
- Assurances collectives et compte de gestion santé entièrement payés par l'employeur;
- REER collectif;
- Titres de transport de la STM, EXO, RTL et STL payés à 60%;
- Milieu de travail agréable et décontracté avec activités sociales.
