Vous êtes un.e Coordonnateur ou Coordonnatrice efficace, qui avez de l’expérience en administration des opportunité de ventes pour les réunions d’affaires et les congrès? Votre approche de service à la clientèle proactive vous démarque? Vous connaissez les rouages des événements d’affaires et avez une expérience de gestion administrative? Vous connaissez le milieu hôtelier montréalais et leur offre de service aux congressistes? En tant que Coordonnateur ou Coordonnatrice, Ventes de réunions et de congrès, vous mettrez à profit vos compétences et votre passion assistant les gestionnaires des ventes dans le suivi des offres aux clients que ceux-ci sollicitent afin d’Attirer à Montréal des réunions d’affaires et des congrès.
En vous joignant à l'équipe de Tourisme Montréal, vous participez au déploiement d’initiatives durables dans la continuité du Plan stratégique.
Votre mission
Sous la supervision du Chef d’équipe, vous collaborez et assistez l’équipe des ventes en assurant la coordination entre les actions menées par les gestionnaires et les besoins des membres et partenaires.
Les projets peuvent être réalisés entièrement par une équipe interne de Tourisme Montréal, ou peuvent être réalisés par des fournisseurs externes exigeant un suivi rigoureux.
Responsabilités : à quoi ressembleront vos semaines avec nous
- Exécuter plusieurs tâches administratives afin de supporter l’équipe des ventes (courriels, lettres et documents divers, expédition de documents, classement, etc.)
- Préparer, réviser et compléter les documents relatifs aux activités de vente avec soin et précision ;
- Identifier les besoins du client, y répondre personnellement dans la mesure du possible ou acheminer la demande à ses gestionnaires ou au service responsable ;
- Offrir un support à l’organisation des activités commerciales (invitations, réservations, confirmation de participation, communications avec les clients) ;
- Assurer les suivis d’appels et de courriels des gestionnaires en leur l’absence ;
- Transmettre l’information requise aux clients et aux membres ;
- Partager l’information pertinente aux services concernés ;
- Effectuer la saisie de nouveaux comptes de clients et partenaires dans la base de données, préparer les occasions d’affaires et documents types requis par ses gestionnaires ;
- Mettre à jour toute information reçue des hôtels et des clients (bloc de chambres, tarifs, historique, etc.), fusionner les documents types, préparer les occasions d’affaires et la soumission/candidature dans les délais requis par le client ;
- Connaître de façon adéquate les services offerts et les caractéristiques particulières des membres, en participant aux invitations de nos membres lorsque requis ;
- Maintenir à jour les dossiers et la base de données ;
- Assurer un soutien aux collègues coordonnateurs lorsque nécessaire ;
- Participer aux réunions des ventes lorsque requis ;
- Participer aux réunions d’équipe (coordonnateurs).
Ce qui vous caractérise
- Diplôme d’Études collégiales (DEC) dans une discipline appropriée ;
- Expérience de deux ans minimum reliée à ce poste ;
- Excellente connaissance de l’industrie hôtelière ou des congrès, un atout.
Ce qui vous démarquera
- Bonne maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, la clientèle desservie étant majoritairement américaine et canadienne ;
- Maîtrise de la Suite Office (Outlook, Word, PowerPoint) et connaissance des bases de données ;
- Bonne gestion des priorités ;
- Bonne résistance au stress et travail sous pression ;
- Rigueur et souci du détail ;
- Bon sens de l’organisation et de l’initiative ;
- Professionnalisme et courtoisie, aptitudes au service à la clientèle, attitude positive ;
- Esprit d’équipe.
Ce que nous offrons
- Salaire annuel concurrentiel déterminé en fonction d'une échelle salariale, indexé annuellement
- 3 semaines de vacances à l’embauche, sur une base cumulative;
- Assurances collectives complètes et programme d’aide aux employés;
- REER collectif égalé par l’employeur jusqu’à concurrence de 5 % du salaire (une fois la période d’essai réussie);
- Jusqu’à 5 journées ouvrables de congé payé entre Noël et le Jour de l’an;
- 10 journées de congé maladie payé par année ;
Ce n‘est pas tout
- Horaire de 35 heures et horaire comprimé l’été (les vendredi après-midi en congé);
- 9 journées fériés
- Politique de travail hybride offrant jusqu’à 2 jours en télétravail;
- Possibilité d’être en télétravail jusqu’à 4 semaines par année en combinaison de vacances, idéal pour visiter notre beau Québec ou voyager;
- Flexibilité de l'employeur en lien avec la conciliation travail-vie personnelle
- Programme d’accueil, d’intégration et de formation structuré visant la cohésion d’équipe et la transversalité
- Approche structurée de développement des talents et des compétences
- Un bureau en plein cœur du Centre-ville, à proximité du métro McGill et Bonaventure, à côté de l’hôtel Reine-Élisabeth;
- Rabais sur l’abonnement annuel Opus;
- Accès à plusieurs attraits touristiques, événements et festivals gratuits, toute l’année
- Une équipe soudée et un environnement de travail dynamique;
- Une mission d’œuvrer à la relance du tourisme
