Adjoint·e à l'accueil

Montréal
Temps plein
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

La Conférence internationale des arts de la scène (CINARS) est un organisme à but non lucratif qui a pour mission, depuis 1984, de favoriser et de soutenir l’exportation des arts de la scène. L’une de ses principales activités est l’organisation, à Montréal, de la Biennale CINARS, un événement de réseautage international d’une semaine rassemblant plus de 1900 professionnel.le.s des arts de la scène provenant d’une cinquantaine de pays et durant lequel plus de 200 spectacles sont présentés.

Tout au long de l’année, l’organisme soutient également le développement international des arts de la scène québécois et canadiens par des activités de promotion et de réseautage à l’étranger, par des ateliers de développement professionnel ainsi que par la mise en place d’outils promotionnels collectifs et de services d’expertise.

CINARS est actuellement à la recherche d’une personne dynamique, bilingue et polyvalente afin de combler le poste d’Adjoint.e à l’accueil des délégué.e.s.

Description de tâches :
Assister la responsable de l’accueil des délégué.e.s dans diverses tâches :

  • Mise à jour de la banque de données des délégué.e.s national et international
  • Gestion des invitations des délégué.e.s national et international (avions, hébergement, accréditations, etc.)
  • Le suivi des invitations, par courriel, télécopieur, téléphone, etc.
  • Gestion des photos des diffuseurs (liste pour les participants à CINARS)
  • Mise en page de la liste finale des délégué.e.s (diffuseurs, observateurs) participant à CINARS

Assister la chargée de projets dans diverses tâches :

BÉNÉVOLES – NAVETTES

  • Gérer les bénévoles (recruter, faire le suivi et établir l’horaire pour tous.tes)
  • Voir à ce que l’horaire des navettes soit respecté (compagnie et bénévoles)

Durant l’événement :

  • Collaborer au déménagement administratif de l’équipe CINARS aller et retour
  • Collaborer à l’installation sur place
  • Assister à la gestion de l’accueil et l’accréditation des délégué.e.s national et international (Diffuseurs/Observateurs)
  • Assister la responsable de l’accueil à la gestion des nouveaux.elles délégué.e.s (nouvelles inscriptions), et fournir une liste journalièrement
  • Effectuer l’encadrement des bénévoles, donner les reçus et les perdiems aux bénévoles, journalièrement

Exigences :

  • Expérience en coordination d’évènement ;
  • Bilinguisme (français et anglais), autre langue un atout ;
  • Expérience de 2 ans dans le milieu culturel ;
  • Expérience en évènementiel un atout (accueil, réservation billets d’avion, etc.) ;
  • Entregent, débrouillardise, autonomie, minutie ;
  • Excellentes capacités de communication et de rédaction
  • Sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs tâches en même temps ;
  • Capacité à travailler en équipe et sous pression ;
  • Bonne connaissance de la suite Office et Adobe dans l’environnement Mac ;
  • Connaissance de Zone Festival un atout.

Salaire brut : 700$ par semaine, temps plein.

Entrée en poste : maintenant

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV ainsi qu'une lettre de motivation via le formulaire.

Nous vous remercions de votre intérêt. Seules les personnes dont la candidature aura été retenue et qui seront admissibles au programme de subvention salariale d’Emploi-Québec seront contactées.

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