SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous la responsabilité de la personne directrice des finances et de l’administration, la personne réceptionniste / commis de bureau, en plus d’assurer le travail à la réception, offre, selon les besoins, un appui technique à l’équipe de la comptabilité et à l’équipe du service des commandes.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

SERVICE DE LA COMPTABILITÉ ET RÉCEPTION
Travail de réception

1. Répondre au téléphone et recevoir les visiteurs ;
2. Trier et distribuer le courrier ;
3. Contacter les fournisseurs et procéder aux petits achats (fleurs, réservation de billets, etc.).

Comptabilité

1. Offrir un soutien aux personnes de l’équipe de la comptabilité principalement pour les comptes payables et recevables et la facturation générale ;
2. Contacter les fournisseurs ou les clients afin d’obtenir les informations nécessaires pour faciliter le traitement des dossiers ;
3. Effectuer le classement et contribuer au processus d’archivage ;
4. Participer aux processus de fin de mois et de conciliation bancaire, lorsque requis.

SERVICE DES COMMANDES

1. En collaboration avec le service de la distribution, procéder à la facturation de frais auprès de clients ou d’éditeurs ;
2. Vérifier les conditions de commandes des clients et procéder à l’enregistrement informatique de chacune d’elle ;
3. Apporter des corrections ou des modifications dans la facturation ;
4. Procéder à l’enregistrement informatique des éléments du service de presse en librairie et faire le traitement des transactions appropriées.

BLOC COMMUN

1. Assister la personne agente des communications internes dans la révision de documents, la recherche de documentation, l’impression de documents, etc. ;
2. Effectuer toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Diplôme d’études secondaire ou collégiale ;
• Français parlé et écrit ;
• Anglais parlé ;
• Trois (3) ans d’expérience pertinente idéalement dans des postes de comptabilité ;
• Bonne connaissance de l’environnement informatique et des logiciels MS Office ;
• Bonne connaissance d’un logiciel de comptabilité ou d’une base de données (un atout).

QUALITÉS RECHERCHÉES

• Sens de l’initiative et de l’organisation ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Discrétion.