Coordonnateur·trice d'événements, logistique

Montréal
Temps plein
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Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre rigueur, votre grand souci du détail et votre proactivité, vous avez une vision axée sur les résultats ? Nous souhaitons vous rencontrer !

Relevant du Chef logistique et opérations événementiels et en travaillant de pair avec les différents membres des équipes des événements Les Affaires, vos principales responsabilités consisteront à coordonner la préparation et la livraison des conférences et des webinaires sous votre responsabilité conformément aux processus et aux standards de qualités établis.

Principales responsabilités :

  • Événements présentiels et virtuels
  • Organiser et planifier le logistique des conférences les affaires
  • Coordonner la planification des conférences avec les hôtels
  • Gestion des plans de salle et des commandes F&B
  • Coordonner la production de visuels pour l’événement avec la graphiste
  • Concevoir un déroulement détaillé pour la conférence;
  • Coordonner les suivis pour la conception de matériel (PPT, textes, photos, publicités, etc) par les différents intervenants (commanditaires, conférenciers, marketing, graphiste) et en assurer la réception dans les temps requis et selon les critères exigés;
  • Planifier et assurer un suivi pour les tests de connectivités avec les conférenciers (événements virtuels)
  • Communiquer clairement les détails techniques et logistique de l’événement virtuel aux conférenciers via une rencontre préparatoire et par courriel;
  • Conseiller et accompagner les conférenciers dans les processus de qualité et bonnes pratiques à adopter en termes d’événements en ligne et en présentiel;
  • Coordonner les besoins logistiques requis avec les fournisseurs;
  • Assurer un suivi des revenus des événements, coordonner la gestion des dépenses et assurer une veille sur la profitabilité des événements sous sa responsabilité;
  • Assurer un suivi sur les revenus des événements et percevoir les factures des fournisseurs et en faire la codification requise;
  • Assurer un suivi post conférence avec les commanditaires de l’événement
  • Effectuer la réservation de transport, hébergement et autre selon les besoins des événements;

Pour remplir ces fonctions vous devez :

  • Avoir une formation de niveau collégial dans un domaine pertinent
  • 1-3 années d’expérience en coordination d’événements;
  • Avoir le souci du détail, être extrêmement bien organisé, structuré et rigoureux ;
  • Être axé sur les résultats et être capable de gérer plusieurs projets simultanément selon les échéanciers serrés;
  • Être proactif dans l’accomplissement du travail ;
  • Posséder des habiletés à établir de bonnes relations avec les clients et les fournisseurs ;
  • Un atout : maîtriser les logiciels Outlook, Suite office, Shopify, Basecamp
  • Un atout : avoir de l’expérience en organisation d’événements virtuels
  • Un atout : avoir une bonne connaissance des salles et hôtels du centre-ville de Montréal

Type d’emploi: Temps plein

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