Description des responsabilités :
La personne aura la responsabilité de gérer les secteurs administratifs. Elle s’occupera plus particulièrement de gérer les comptes payables et recevables. Elle répondra directement d’Eve pour ses tâches.
Gestion des comptes payables
- Produire et poster les chèques, transferts bancaires et autorisations de paiement pour payer les fournisseurs selon la date d’exigibilité.
- Faire un suivi des factures payées dans le data/Silex ( système informatique)
- Gérer les plaintes ou problèmes liés au paiement des factures boutiques
- Vérifier l’exactitude de chaque facture en s’assurant que les montants et les termes de paiement sont exacts, ajuster au besoin avec les fournisseurs.
- Vérifier l’état de la carte de crédit (avec Eve ou le comptable)
- Se coordonner avec BICOM pour les paiements conjoints (Hydro, loyer, etc.)
- Préparer les commissions pour les agences de vente à tous les mois et en faire le suivi dans le tableau dédié à cet effet
- Superviser tout le côté administratif avec le comptable en lui envoyant les factures payées mensuellement
- Préparer les dépôts à déposer à la banque
Gestion des comptes recevables
- Faire le suivi avec les clients sur les termes de paiements chaque saison
- Suivi du paiement des factures clients à l’aide du tableau de paiement.
- Gérer la logistique des paiements (inscrire les # de chèques, date d’encaissement dans Silex)
- Envoyer les différents formulaires (à créer s’il y a lieu) pour paiement de C/C
- Classer les chèques reçus selon les dates d’encaissement
- Préparer et envoyer les factures des clients au besoin
- Balancer les comptes des clients
- Tenir à jour les états de compte des clients
- Envoyer les états de compte aux clients sur demande
- Répondre aux questions du comptable
- S’occuper des machines interac, faire les dépôts, vérifier les lots, les inscrire pour le comptable
- S’assurer de recevoir le paiement des boutiques US à la bonne date (principalement NETCC)
- Faire le suivi avec les compagnies de paiement (Elavon) du service de terminal de paiement
**** Plusieurs autres tâches connexes seront à effectuer pour aider au bon fonctionnement de l’entreprise.
