Coordonnateur·trice en gestion administrative (régulier)

Montréal
Temps plein
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

COORDONNATRICE, COORDONNATEUR EN GESTION ADMINISTRATIVE (RÉGULIER) DÉPARTEMENT DE GÉNIE INFORMATIQUE ET GÉNIE LOGICIEL

Référence : 00001806
Durée : Régulier, temps plein
Endroit : Montréal
Date d’échéance : mercredi 20 juillet 2022, à 17 h.

Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.

À l'aube de son 150e anniversaire, elle accueille aujourd'hui près de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.

Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.

Sous la responsabilité de la supérieure immédiate, la personne recherchée coordonne l'ensemble des activités de nature administrative et financière du département en étroite collaboration avec différentes personnes intervenantes internes et externes afin d'offrir les services répondant aux besoins du département. Elle accompagne les professeures et professeurs et le personnel de recherche dans la gestion financière de contrats, de projets et de financements particuliers en vue de s'assurer de la conformité des processus. Elle fournit un appui dans divers autres dossiers, projets et activités qui requièrent son expertise.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Coordonne les activités administratives et financières du département (production des documents administratifs et financiers en fonction des dates de tombées, application de diverses politiques départementales telles que la gestion des locaux ou des accès, suivi des examens et des côtes et notes, en collaboration avec l'adjointe au directeur, effectue un suivi des projets d'aménagement et de divers travaux), prépare et tient à jour le calendrier des opérations, s'assure d'une application rigoureuse des politiques, règlements et conventions. Participe activement à la revue et à l'amélioration continue des processus. Identifie les problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités, met en place des solutions ou émet des recommandations selon le cas;
  • Coordonne le travail du personnel de soutien administratif : collabore à la formation du personnel, répartit le travail, s'assure d'un haut standard de qualité du travail et des services fournis, et de l'efficacité des opérations, effectue le suivi des absences et signale toute irrégularité à la personne adjointe au directeur;
  • Coordonne les processus de dotation, d'intégration et d'évaluation des différentes catégories de personnel du département (p. ex. : associés de recherche, stagiaires postdoctoraux, auxiliaires ou stagiaires de recherche, etc.). S'assure d'une expérience d'embauche optimale;
  • Assiste les professeures, les professeurs et le personnel de recherche dans l'exécution des termes et conditions financières et administratives des différents fonds de recherche. Prend en charge les dossiers complexes, en assure un suivi rigoureux et joue un rôle-conseil auprès du corps professoral, des autres membres du département et des partenaires externes afin de prendre les meilleures décisions pour toutes les parties impliquées;
  • Assiste l'adjointe au directeur dans la planification annuelle et l'administration des fonds sous la responsabilité de la direction du département. Coordonne les mises à jour des budgets de fonctionnement, de salaires et d'investissements selon les priorités établies par la direction du département. Fait le suivi des enveloppes particulières selon les critères établis;
  • Évalue les besoins en données, rapports et statistiques et les fait produire par le personnel de soutien administratif approprié. S'assure de la qualité des extrants et analyse ces derniers;
  • Participe aux exercices d'évaluation des programmes de baccalauréat et d'études supérieures. Accompagne les professeures, professeurs et les maîtres d'enseignement dans ces processus et s'assure de la production de divers rapports à partir de données pertinentes;
  • Assure une liaison avec les différentes unités de Polytechnique dans le but d'échanger sur les bonnes pratiques et de s'assurer d'obtenir l'information en continu aux questions soulevées. Assure également une communication fréquente avec les autres départements, les comités étudiants et les sociétés techniques;
  • Au besoin, coordonne la mise à jour et la diffusion d'informations liées à la promotion des activités du département;
  • Participe activement à différents comités départementaux et autres comités à Polytechnique;
  • Effectue d'autres tâches, projets ou mandats qui lui sont confiés par sa personne supérieure immédiate.

Scolarité

  • Baccalauréat dans une discipline jugée pertinente, par exemple : administration, comptabilité, ressources humaines ou une formation jugée équivalente.

Expérience

  • Minimum de huit (8) années d'expérience pertinente.
  • Expérience pertinente de 3 ans en gestion de projets, en coordination d'équipe et en gestion budgétaire.

Aptitudes et qualités recherchées

  • Intérêt marqué pour le domaine de l'éducation universitaire.
  • Aptitudes en gestion de projets.
  • Habileté à gérer des situations complexes et à trouver des solutions novatrices.
  • Excellente maîtrise de la langue française (écrite et orale) et une très bonne connaissance de la langue anglaise.
  • Habiletés dans ses relations interpersonnelles, capacité d'écoute et service à la clientèle.
  • Aptitudes marquées pour le travail en équipe.
  • Aisance à naviguer à travers les différents outils informatiques.

RÉMUNÉRATION

Classe 10 (de 54 452 $ à 92 194 $) (Évaluation provisoire).

Les avantages de travailler à Polytechnique Montréal

  • 23 jours de vacances annuelles;
  • 15 jours fériés;
  • Congés sociaux et parentaux;
  • Horaire allégé pendant la période estivale (horaire d'été);
  • Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies);
  • Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine;
  • Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement;
  • Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées.

DURÉE ET/OU HORAIRE DE TRAVAIL

Temps complet - 5 jours/semaine.

MISE EN CANDIDATURE

Date limite de soumission des candidatures : mercredi 20 juillet 2022, à 17 h.

Toute personne répondant aux exigences d'un poste à pourvoir est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.

Cette offre d'emploi n'est plus disponible.