Coordonnatrice administrative - Réceptionniste

Montréal
Temps plein
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Les études ont démontré que la communication change la société, et la société, la communication. En tant qu’agence, nous croyons que nous avons une responsabilité de ce qui est véhiculé dans l’espace public. Au-delà de créer de la valeur, nous souhaitons créer de la richesse.

Chez Canidé, nous pensons en effet qu’une idée ou un projet a plus de chance de prendre vie dans un milieu qui lui est favorable, et que la stratégie, les relations publiques et les médias sociaux y jouent un rôle important. Au sein de notre agence de communication marketing, nous offrons donc ces services et collaborons aux efforts de communication de grandes marques établies, mais nous possédons également une division se spécialisant dans les services de communication marketing dédiés aux entrepreneurs, organismes à but non lucratif et aux PME.

Certifiée B Corp, Canidé a pour mission d’accompagner petites et grandes entreprises dans la création de richesse et l’atteinte de leurs objectifs de communication, en mettant à contribution l’écosystème social et l’environnement dans lesquels elles évoluent.

Tu es une personne débrouillarde, qui adore toucher à tout, qui aime travailler avec les gens et qui se soucie du bien-être de ses collègues au quotidien? Tu veux rejoindre une agence qui met de l’avant les humains avant toute chose et qui a le vent dans les voiles? Canidé est la place pour toi!

DESCRIPTION DU POSTE
L’adjointe administrative - réceptionniste aura comme responsabilités de s’assurer du bon roulement de l’agence, tant sur le plan administratif (gestion de la paie, coordination comptable, gestion des fournisseurs et de la facturation), qu’au niveau de certaines opérations. Elle veillera également aux diverses demandes des employé.es. Le rôle est majoritairement en présentiel vu les tâches qui demandent d’être sur place.

Ses tâches se détaillent ainsi :

ACCUEIL

  • Accueillir les visiteurs et annoncer leur arrivée à toutes les personnes concernées.
  • Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels de la boîte info.

ADMINISTRATION

  • Relecture de documents et de présentations
  • Prise de notes lors des rencontres de la direction et autres rencontres clés
  • Assistance dans l’organisation et la coordination d’événements internes (5 à 7, lac-à-l’épaule, etc.)
  • Gestion des comptes de dépenses des employés et de la direction
  • Gestion des frais externes et attribution aux bons clients ou dossiers internes
  • Assistance pour les demandes des comptables (suivi de dépenses, factures, etc.)
  • Création et envoi des factures à tous les clients (à la fin du mois principalement)
  • Demande de subventions (ex.: pour les formations)
  • Compléter les demandes de certifications
  • Mise à jour des gabarits et outils
  • Liaison et gestion de la paie

GESTION DU BUREAU

  • Commande et suivi des fournitures de bureau
  • Organiser les salles de réunion et de formation, ce qui inclut la commande et le service de repas et de rafraîchissements, la disposition des tables, etc.
  • Propreté des salles de réunion, des cuisines et de la cafétéria en effectuant des vérifications ponctuelles pour s'assurer que l'espace peut être utilisé en tout temps.
  • Maintenir le bon fonctionnement des appareils électroménagers, tels que les lave-vaisselle, les réfrigérateurs, les machines à glace et les cafetières.
  • Aller porter le compost chez Santropol (voisin)
  • Appliquer les politiques et pratiques du bureau et en créer de nouvelles, le cas échéant
  • Gestion du ménage et liaison avec les autres fournisseurs (ex.: Internet, service IT, etc.)

SOUTIEN À LA DIRECTION ET AUX EMPLOYÉS

  • Assister la direction dans le développement de certaines initiatives, telles que: le développement des affaires, la création de nouveaux outils de gestion, la structure organisationnelle, etc.
  • Assister les employés dans leurs demandes ponctuelles : recherche de fournisseurs, réception de commandes, préparation de colis, etc.
  • Inscription aux Prix de l’industrie
  • Soutien aux comités : opérations, rayonnement, etc.

EXIGENCES ET COMPÉTENCES

  • DEP ou DEC administration ou toute autre expérience dans un poste similaire jugée pertinente
  • 1 à 2 ans d’expérience dans un poste similaire
  • Fort esprit d’équipe, autonomie et motivation
  • Parfaite maîtrise du français à l’oral et à l’écrit
  • Maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit
  • Excellente connaissance de la suite Office et Google
  • GRAND souci du détail et rigueur
  • Implications bénévoles (un atout)

QUELQUES-UNS DES AVANTAGES PROPOSÉS

  • 2 semaines de vacances flexibles, bureau fermé durant toute la période des fêtes, jours fériés doublés, congés spéciaux, etc.
  • Allocation mensuelle pour ton cellulaire.
  • Nous travaillons avec la suite Google, offrant une grande facilité d’accès aux dossiers.
  • Nous offrons un montant annuel pour de la formation ou la participation à des événements d’affaires de ton choix afin de bonifier tes acquis.
  • Des goodies au bureau pour le confort de toutes et tous.
  • Accès à la télémédecine, à un programme d'aide aux employé.es et à un programme d’assurances collectives.
  • Politique de transparence sur les chiffres et la gestion de l'agence.
  • Allocation pour le transport collectif.
  • Plusieurs activités d'équipe, sorties, fêtes, 5 à 7 pour permettre à tout le monde de mieux se connaître et tisser des liens qui vont au-delà du travail!

Nous avons bien hâte de lire ton CV!!

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