Vous êtes dynamique et sympathique ? Vous aimez le monde de l’audiovisuel et de la formation ? L’inis est fait pour vous !
Nous avons un poste permanent d’assistant.e administratif.ve à temps partiel (21h semaine) qui s’est libéré et est à pourvoir rapidement.
Sous la supervision de l’Adjointe de direction, la personne retenue contribue au fonctionnement quotidien efficace de la direction générale et du service de l’administration et des ressources humaines. Il ou elle exécute une variété de tâches administratives liées à l’organisation, à la planification de rendez-vous, au classement et à toutes autres actions de soutien aux gestionnaires.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Assurer un soutien de nature administrative aux opérations de la direction générale et du service de l’administration et des ressources humaines (classement, planification de réunions, mise à jour des informations sur la base de données, etc.).
- Mise à jour du tableau de suivi des contrats des formateurs, et classement.
- Assurer la tenue de l’inventaire des fournitures de bureau et procéder aux commandes appropriées.
- Soutenir la direction dans l’organisation de réunions internes et d'événements (location de salle, traiteur, etc.).
- Collaborer à la production de rapports et de documents.
- Faire le suivi administratif des formations offertes aux employés.
- Assurer le remplacement à l’accueil/réception en fonction des besoins et des horaires déterminés.
- Accomplir toute autre tâche requise pour le bon fonctionnement de l’institution à la demande du-de la supérieur.e immédiat.e.
QUALIFICATIONS REQUISES
- Diplôme en secrétariat ou en techniques de bureautique ;
- OU 2 à 3 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire;
- Bonne connaissance du français écrit et parlé;
- Habileté à travailler efficacement sous pression et à bien gérer les demandes;
- Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et capacités d’interagir avec les salariés de tous les niveaux, d’une manière confiante, courtoise et professionnelle;
- Bonne connaissance de l’environnement Apple, Google Workspace et des logiciels Word, Excel, Zoom et Filemaker Pro;
- Grand sens de l’organisation, capacité d’adaptation, autonomie et sens de l’initiative.
CONDITIONS DE TRAVAIL
Il s’agit d’un travail demandant une disponibilité occasionnelle à l’extérieur des horaires normaux de travail. Le poste nécessite une présence continue au bureau, sauf en cas de consignes sanitaires précises. La rémunération sera déterminée selon la politique salariale en vigueur en tenant compte de l’expérience, des compétences et des qualifications de la personne choisie.
La diversité, pour L'inis, c’est favoriser un milieu de travail où les différences individuelles sont reconnues, appréciées, respectées et valorisées, de façon à développer le plein potentiel et à mettre à profit les talents et les forces de chacun et chacune. Ainsi, nous invitons les personnes s'identifiant à des groupes sous-représentés à poser leur candidature.
DÉPOSEZ VOTRE CANDIDATURE
Les personnes intéressées sont invitées à transmettre via le formulaire leur CV d’ici le 1er juin, accompagné d’une lettre d’intention.
L’inis vous remercie de votre intérêt, mais il ne communiquera qu’avec les personnes invitées en entrevue.
