Bonjour!
Notre très chère agente de bureau prend bientôt sa retraite..et qui dit retraite dit aussi relève!
Qui sera le prochain ou la prochaine à accueillir employés et visiteurs et être la voix de notre service à l'auditoire? Diplomatie, débrouillardise et sens de l'organisation te caractérisent? Ce poste pourrait être pour toi!
Voici vos missions dans deux volets :
Réception et travail administratif :
- Accueillir les visiteurs à la réception;
- Créer des engagements financiers, les documenter et les faire circuler pour signature électronique dans Docusign;
- Préparer les comptes de dépenses, vérifier et coder les factures;
- Faire de la saisie de données dans les différents systèmes de l'entreprise en fonction des besoins;
- Offrir du soutien administratif aux directeurs (organisation de réunions);
- Effectuer des réservations de voyage ;
- Prendre charge la réception et l’expédition de tout matériel, compléter les documents nécessaires et assurer la distribution des colis aux personnes concernées à l’interne;
- Activer ou désactiver les puces d’accès des employés;
- Acheminer les demandes de service au gestionnaire de la bâtisse en cas de problème;
- Maintenir l’inventaire des fournitures du rez-de-chaussée; effectuer les commandes de produits liés au café et gérer la petite caisse;
- Gérer les demandes de stationnement.
Service à l’auditoire :
- Répondre aux appels et aux messages de l’auditoire;
- Assurer l’efficacité et la qualité du service à la clientèle en répondant aux questions des téléspectateurs et en maintenant une base de réponses types; Acheminer les questions et commentaires aux personnes ressources concernées si ceux-ci sont plus compliqués;
- Compiler et documenter les commentaires reçus dans le rapport d’auditoire;
- Répondre aux demandes d’achats de fichiers vidéo demandés par les téléspectateurs ou des établissements; coordonner l’envoi du matériel et la documentation administrative y étant liée;
- Effectuer tout autre tâche connexe.
Ce que nous souhaitons voir dans votre baggage :
- D.E.C. en bureautique ou formation équivalente
- Connaissance de l’environnement Windows dont les logiciels Word, Excel et PowerPoint
- Expérience minimum de 2 ans
- Excellente connaissance du français et de l’anglais parlés et écrits
QUALIFICATIONS PERSONNELLES :
- Sens de l’organisation
- Jugement, rigueur
- Souci du détail
- Sens des responsabilités
- Ouverture, esprit de collaboration
- Grand sens du service à la clientèle.
