Agent·e de bureau

Montréal
Temps plein

Bonjour!

Notre très chère agente de bureau prend bientôt sa retraite..et qui dit retraite dit aussi relève!   

Qui sera le prochain ou la prochaine à accueillir employés et visiteurs et être la voix de notre service à l'auditoire?  Diplomatie, débrouillardise et sens de l'organisation te caractérisent?  Ce poste pourrait être pour toi! 

Voici vos missions dans deux volets : 
Réception et travail administratif :

  • Accueillir les visiteurs à la réception;
  • Créer des engagements financiers, les documenter et les faire circuler pour signature électronique dans Docusign;
  • Préparer les comptes de dépenses, vérifier et coder les factures;
  • Faire de la saisie de données dans les différents systèmes de l'entreprise en fonction des besoins; 
  • Offrir du soutien administratif aux directeurs (organisation de réunions);
  • Effectuer des réservations de voyage ;
  • Prendre charge la réception et l’expédition de tout matériel, compléter les documents nécessaires et assurer la distribution des colis aux personnes concernées à l’interne;  
  • Activer ou désactiver les puces d’accès des employés;
  • Acheminer les demandes de service au gestionnaire de la bâtisse en cas de problème;
  • Maintenir l’inventaire des fournitures du rez-de-chaussée; effectuer les commandes de produits liés au café et gérer la petite caisse;
  • Gérer les demandes de stationnement.

Service à l’auditoire :

  • Répondre aux appels et aux messages de l’auditoire;
  • Assurer l’efficacité et la qualité du service à la clientèle en répondant aux questions des téléspectateurs et en maintenant une base de réponses types; Acheminer les questions et commentaires aux personnes ressources concernées si ceux-ci sont plus compliqués;
  • Compiler et documenter les commentaires reçus dans le rapport d’auditoire;
  • Répondre aux demandes d’achats de fichiers vidéo demandés par les téléspectateurs ou des établissements; coordonner l’envoi du matériel et la documentation administrative y étant liée;
  • Effectuer tout autre tâche connexe.

Ce que nous souhaitons voir dans votre baggage :

  • D.E.C. en bureautique ou formation équivalente
  • Connaissance de l’environnement Windows dont les logiciels Word, Excel et PowerPoint
  • Expérience minimum de 2 ans
  • Excellente connaissance du français et de l’anglais parlés et écrits

QUALIFICATIONS PERSONNELLES :

  • Sens de l’organisation
  • Jugement, rigueur
  • Souci du détail
  • Sens des responsabilités
  • Ouverture, esprit de collaboration
  • Grand sens du service à la clientèle.

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À propos de vous
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Votre CV
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Lettre et portfolio
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Petit conseil : Envoyez une lettre de présentation personnalisée à votre potentiel employeur

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