Principales responsabilités

Ses tâches consisteront principalement à assurer le suivi administratif des dossiers clients (principalement le traitement de la facturation et suivi des paiements) et d’assurer la coordination des diverses tâches administratives reliées au bon fonctionnement de l'agence, plus précisément :

Tâches administratives :

  • Assister et soutenir la gestion courante des activités administratives de l’agence, tant auprès de ses clients qu'à l’interne
  • Assister la propriétaire et les coordonnatrices avec des tâches administratives et logistiques diverses, tel que la rentrée des donnés dans le calendrier des artistes et les mises à jour de la base des données
  • Requête de matériels
  • Saisir les données relatives aux projets en cours et remplir des tableaux de suivi
  • Scan, archivage électronique et classement des relevés, contrats, documents comptables;
  • Réception et vérification des paiements clients;
  • Comptabiliser et balancer les relevés –vs- les contrats des artistes;

Tâches comptabilités :

  • Vérifier que les relevés et les feuilles de temps reçus des productions concordent avec les contrats et les conventions collectives correspondantes (principalement celles de l’UDA et de l’ACTRA)
  • Procéder à l’émission factures de commission pour nos artistes et en assurer l’envoi
  • Procéder à l’émission de factures pour nos clients;
  • Assistance dans le suivi proactif des divers dossiers de facturation dans Access pour s’assurer du paiement des factures dues dans un délai raisonnable (perception);
  • Assurer le suivi des autres tâches générales de comptabilité;
  • Ouverture de dossier de client (fiche des coordonnées/techniques, CV etc…).
  • Comptabiliser les chèques et les virements bancaires encaissés et expédies;
  • Répondre aux questions des artistes en ce qui a trait aux contrats et aux cachets négociés;
  • Préparer le paiement des artistes via Payworks.

Connaissances requises

  • Parfaitement bilingue (français et anglais parlé et écrit);
  • Minimum de 2 ans d’expérience pertinente à titre d’adjoint(e), coordonnateur(trice) administratif(ve) ou dans un poste similaire idéalement dans le domaine télévisuel, cinématographique, agence artistique, maison de production, culturel, mode ou domaine connexe;
  • Détient une formation collégiale ou universitaire en administration, gestion (un atout);
  • Toutes combinaisons de scolarité et d’expérience pertinentes seront considérées;
  • Maitrise de la suite Microsoft Office (PC – Outlook, Excel, Access, Word, etc.).
  • Connaissance des conventions UDA / ACTRA (un atout);
  • Connaissance de PayWoks (un atout).

Habiletés requises

  • Faire preuve de rigueur et de minutie dans son travail tout en respectant les échéanciers;
  • Être organisé, gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément de manière efficace;
  • Faire du service à la clientèle sa priorité et être habile à résoudre des situations problématiques;
  • Être un excellent communicateur (oral et écrit) et démontrer de l’entregent;
  • Être capable de travailler en équipe et dans un milieu de travail à aire ouverte;
  • Faire preuve d’autonomie, de débrouillardise et d’initiative;
  • Avoir la capacité d’apprendre rapidement sur le terrain;
  • Être en mesure de travailler dans un milieu dynamique au rythme rapide.

Pourquoi travailler chez La Suite?

  • Faire partie d'une équipe dynamique, respectueuse, avec un grand esprit d'ouverture;
  • Faire partie du soutien et développement de la carrière de nos artistes et de l'entreprise;
  • Faire partie d'une entreprise qui a un réel désir d'améliorer les conditions de travail de ses artistes et par le fait même, le secteur culturel.

Les personnes intéressées devront faire parvenir leur curriculum vitæ à l’attention de Michèle Leclerc via le formulaire.

Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.

Cette offre d'emploi n'est plus disponible.