Coordonnateur·trice aux événements

Laval
Temps plein

Poste en télétravail et présentiel

Sous la supervision de la directrice des communications et de la Fondation St-Hubert, le titulaire contribue à la coordination des événements pour le Groupe St-Hubert en plus d’aider pour la logistique des événements de la Fondation St-Hubert. Il joue aussi un rôle en lien avec les communications d’entreprise (rédaction et coordination de projets). Il assure également le soutien administratif nécessaire dans le but de répondre aux besoins.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Participer à la gestion des événements corporatifs en collaboration avec la directrice :

  • Participer au développement des concepts événementiels corporatifs pour les congrès, colloques, conférences de presse et activités internes : rencontre annuelle des employés, BBQ, party de Noël, etc.
  • Agir comme personne-ressource et proposer des idées novatrices pour la réalisation des événements
  • Organiser l'inscription des participants
  • Coordonner les services offerts dans le cadre des événements (hébergement, transport, installations, équipements audiovisuels, restauration, sécurité, etc.)
  • Administrer les enveloppes budgétaires allouées aux événements
  • Obtenir des soumissions des fournisseurs et les évaluer en fonction des budgets établis
  • Bâtir et entretenir les relations avec les fournisseurs externes (traiteurs, décoration, éclairage, salles/hôtels, etc.)
  • Coordonner le travail des fournisseurs externes et des employés de soutien lors des événements
  • Analyser et approuver les factures des fournisseurs
  • Vérifier les aménagements de salle
  • Trouver des solutions dans l'immédiat face aux imprévus survenant durant les événements
  • Coordonner les activités en lien avec la reconnaissance des années de service des employés

Fondation St-Hubert :

  • En lien avec le comité organisateur, coordonner la Classique de golf et toutes les activités internes
  • Bâtir et entretenir les relations avec les fournisseurs externes (traiteurs, décoration, éclairage, salles/hôtels, etc.)
  • Administrer les enveloppes budgétaires allouées aux événements
  • Participer, lorsque nécessaire, à certains événements sociaux ou toutes autres opportunités externes afin de promouvoir la Fondation

Communications :

  • Rédiger des nouvelles pour l’intranet
  • Coordonner des activités en lien avec la responsabilité sociale de l’entreprise

EXIGENCES

  • Diplôme complété dans une formation pertinente (planification/gestion des événements ou autre)
  • Formation universitaire (un atout)
  • Minimum de 3 ans d'expérience en organisation d’événements corporatifs
  • Maîtrise des logiciels de la suite Office 365
  • Bilinguisme (tant à l’oral qu’à l’écrit)
  • Fort sens de l’organisation et de planification par une gestion efficace des priorités
  • Minutie et rigueur dans l’exécution des tâches
  • Être autonome et faire preuve d’une grande discrétion
  • Disponibilité en dehors des heures régulières de travail (soir et fin de semaine), selon les besoins événementiels
  • Peut avoir à se déplacer à l’extérieur de la grande région métropolitaine

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