Administrateur·trice – exécutif·ive

Saint-Hyacinthe
Temps plein

Relève du : président et vice-président
Statut : temps plein
Horaire : du lundi au jeudi, de 8 h à 17 h 30 ; vendredi 8 h à midi
Salaire : 60-70K

Nous solicitions des candidatures pour un nouveau poste au sein d’une compagnie de renommée internationale de restauration d’orgues. L’entreprise offre plusieurs avantages sociaux, dont un salaire compétitif, un RPDB et une assurance collective, le remboursement mensuel du cellulaire, télé-travail occasionnel.

Résumé du poste
Le rôle principal de l’administrateur.trice est de fournir un soutien direct au président, au vice-président et aux autres cadres en ce qui concerne les communications et la planification, que ce soit au sein de l’équipe, avec les clients ou avec le public (y compris le site web de l’entreprise et les partenaires des médias sociaux). Il (elle) aidera à la planification et à l’organisation des projets, à la gestion de la logistique ainsi qu’à la préparation et à la gestion des contrats. Il (elle) sera également en grande partie responsable des achats et des relations avec les fournisseurs, ce qui inclut l’identification, la sélection, la gestion et l’établissement de relations avec les fournisseurs qui vendent des produits et services clés.

Les principales responsabilités

  • Aider le président, le vice-président et d’autres personnes au sein de l’entreprise à favoriser des communications efficaces et claires, tant à l’interne qu’à l’externe
  • Créer, rédiger, vérifier et modifier la correspondance, les rapports, les propositions écrites, les mémorandums, les présentations visuelles et autres documents appropriés selon les besoins
  • Gérer et maintenir un calendrier global pour l’entreprise, ainsi que des horaires individuels pour le président et le vice-président
  • Trouver des matériaux et passer des commandes pour assurer la production en douceur des orgues dans les installations de l’entreprise. Gérer les relations avec les fournisseurs pour assurer une livraison à temps et une constante qualité des produits. Identifier les lacunes chez les fournisseurs et rechercher de nouveaux produits
  • Aider le président et le vice-président à maintenir des relations positives avec les clients pour s’assurer que les obligations contractuelles et les attentes en matière de service soient respectées
  • Faciliter les arrangements de voyages pour le président et le vice-président
  • Maintenir les dossiers de l’entreprise, y compris les documents d’archives, les fichiers électroniques et la transition des dossiers papier de l’entreprise vers les dossiers numériques
  • Améliorer la base de données des clients, des fournisseurs de l’entreprise et des «amis de l’entreprise»
  • Participer à d’autres projets au besoin

Compétences, connaissances et capacités requises

  • Français impeccable à l’oral et à l’écrit
  • Une écriture imaginative et persuasive en français et un bon anglais écrit
  • Compétences interpersonnelles exceptionnelles avec la capacité de travailler efficacement dans toute l’entreprise
  • Excellent service à la clientèle
  • Compétences supérieures en gestion du temps, en planification et en organisation
  • Une attention aux détails et compétences en résolution de problèmes
  • Capacité à bien travailler sous pression, à gérer des tâches avec des demandes et des priorités concurrentes
  • Forte capacité de rétention des connaissances et mémorisation d’informations détaillées
  • Attitude professionnelle
  • Capacité à relier les tâches de routine à la mission et aux objectifs plus larges de l’entreprise

Éducation et expérience

  • Un baccalauréat ou l’équivalent est souhaité alors qu’un diplôme d’études secondaires est une exigence
  • Minimum de 2 ans d’expérience de travail dans un environnement de bureau ou en tant qu’administrateur (assistant-exécutif, chef de bureau ou une fonction similaire) — un atout
  • Une formation en musique, y compris une formation musicale formelle — un atout
  • Une certaine connaissance de l’orgue à tuyaux, de sa musique et de sa fonction — un énorme atout

Habiletés techniques

  • Le candidat idéal sera entièrement à l’aise avec l’utilisation des ordinateurs, y compris une connaissance avancée de la suite Microsoft Office et du logiciel Acrobat d’Adobe, entre autres.
  • Une connaissance de la lecture de plans architecturaux et de dessins techniques — un atout
  • Une vraie capacité à développer et à gérer un calendrier complexe et à le rendre facilement disponible au sein de l’entreprise
  • Une propension et un intérêt à apprendre de nouveaux logiciels ou systèmes au fur et à mesure qu’ils deviennent disponibles

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