Adjoint·e à la direction et aux affaires professionnelles (2e affichage)

Montréal
Temps plein

Affichage : Du 27 avril au 27 mai 2022, 17 h

QUI SOMMES-NOUS ?
Fondé en 1926, l'Ordre des chimistes du Québec (Ordre) est l'ordre professionnel qui encadre l'exercice de la chimie, une profession d’exercice exclusif, omniprésente dans la vie des Québécois. L'Ordre a pour principale fonction et finalité d’assurer la protection du public, notamment en contrôlant l’exercice de la profession par ses membres, et d’assurer une surveillance générale sur l’exercice de la chimie au Québec.

Pour obtenir plus d’information, veuillez visiter le site : www.ocq.qc.ca

LES AVANTAGES DE TRAVAILLER AVEC NOUS
L’Ordre offre un environnement de travail convivial et décontracté, rempli de défis motivants, dans une ambiance dynamique, collaborative et stimulante.

Travailler à l’Ordre, c’est faire partie d’une équipe composée d’une douzaine de collègues dévoués et qui s’active jour après jour pour réaliser notre mission première, c’est-à-dire la protection du public. C’est également la possibilité d’évoluer en collaboration étroite avec les diri­geants dans une organisation à dimension humaine qui contribue à la mobilisation, à l’épanouissement et à l’engagement de tous.

Travailler à l’Ordre, c’est aussi profiter de nombreux avantages sociaux concurrentiels tels que :

  • Horaire flexible de jour du lundi matin au vendredi midi; horaire d’été sur 4 jours entre le 24 juin et le 1er septembre;
  • Possibilité de faire du télétravail;
  • Conciliation travail-vie personnelle;
  • Assurances collectives (individuelle ou familiale) médicaments, soins dentaires, soins de santé, assurance-vie et invalidité;
  • Régime de retraite avec cotisation de l’employeur (RRS);
  • Accès à des formations et à du perfectionnement professionnel;
  • 10 jours de congés mobiles personnels;
  • 13 jours fériés;
  • 3 semaines de vacances.

CONDITIONS D'EMPLOI

  • Statut : Poste syndiqué; permanent à temps complet, 35 heures par semaine
  • Lieu de travail : Siège social de l’Ordre à Montréal / Télétravail
  • Salaire initial : Entre 36 400 $ (20$/h) et 47 320 $ (26$/h)
  • Entrée en fonction : Dès que possible

VOS RESPONSABILITÉS
Sous l’autorité immédiate du coordonnateur aux affaires professionnelles, vous serez chargé de la conduite générale des activités administratives du Bureau du registraire.

Plus spécifiquement, vos principales responsabilités seront les suivantes :

Accès à la profession

  • Coordonner et traiter les demandes d’admission des candidats à l’exercice de la profession;
  • Accompagner les candidats dans les différentes étapes du processus d’accès à la profession;
  • Veiller à la satisfaction et à l'amélioration des services rendus aux candidats à l’exercice de la profession;
  • Participer à la rédaction de nouvelles procédures d’accès à la profession, mettre à jour celles déjà existantes et s’assurer que les informations pertinentes soient publiées sur le site Web de l’Ordre;
  • Offrir un soutien technique et administratif aux comités rattachés au Bureau du registraire.

Gestion du Tableau de l’Ordre, des registres et du dossier des membres

  • Traiter les demandes de modifications au Tableau de l’Ordre et effectuer les changements nécessaires relativement aux nouvelles inscriptions et réinscriptions, aux désinscriptions, aux changements de classe de cotisation, aux changements de type de permis et à la mise à jour du dossier des membres;
  • En collaboration avec le secrétaire de l’Ordre, coordonner le processus de renouvellement annuel d’inscription au Tableau de l’Ordre des membres : planifier l’échéancier, élaborer le plan de communication, répondre aux questions des membres, effectuer les suivis nécessaires;
  • Établir, mettre à jour et publier les listes annuelles des radiations et désinscription;
  • Répondre aux demandes d’information générale des membres de l’Ordre ou du public concernant les activités du Bureau du registraire.

Appui à la direction

  • Préparer les correspondances, rapports, tableaux de bord, statistiques et documents liés aux activités du Bureau du registraire;
  • Assurer l’accueil des visiteurs se présentant au siège social de l’Ordre au besoin;
  • Faire la gestion de l’inventaire et des commandes de fourniture de bureau;
  • Effectuer le traitement de la poste;
  • Effectuer la gestion documentaire et l’archivage selon les délais de conservation établis;
  • Effectuer toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions.

VOTRE PROFIL

  • Excellent sens de l’organisation, grande autonomie, débrouillardise et assiduité;
  • Excellente capacité à mener plusieurs dossiers simultanément, à établir les priorités et à gérer efficacement son temps;
  • Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et pour les communications écrites et verbales avec une clientèle variée;
  • Souci du détail et de la qualité du travail, grande rigueur, bon jugement et discernement;
  • Orienté vers le service à la clientèle et la satisfaction client;
  • Créativité, souplesse et flexibilité face au changement et aux imprévus;
  • Intérêt marqué pour le travail d’équipe et la collaboration;
  • Connaissance des ordres professionnels ou du milieu associatif : un atout;
  • Expérience dans un organisme sans but lucratif d’envergure provincial : un atout;
  • Expérience en service à la clientèle ou similaire : un atout.

VOS QUALIFICATIONS

  • Diplôme en bureautiques, secrétariat, administration ou toute autre formation jugée pertinente au poste;
  • Minimum de trois (3) ans d’expérience pertinente dans un emploi similaire;
  • Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite et une connaissance adéquate de la langue anglaise;
  • Avoir une bonne connaissance de la suite Office 365 (Team, Word, Excel, Outlook).Bonnes compétences rédactionnelles.

POUR POSTULER

Les personnes intéressées peuvent soumettre leur dossier de candidature par courriel à l’attention de Patrick D. Paquette d’ici le 27 mai 2022, 17 h, à l’adresse suivante : [email protected]

  • Le dossier de candidature doit contenir un curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation d’un maximum de deux (2) pages.
  • La personne doit démontrer concrètement qu’elle possède le profil et les qualifications requises pour le poste.

NOTE : Les entrevues d’embauche pourraient se faire par visioconférence en fonction des mesures sanitaires qui seront alors en vigueur pour lutter contre la propagation de la COVID-19.

Nous vous remercions pour le dépôt de votre candidature et vous assurons un traitement confidentiel des dossiers.

Par ailleurs, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

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