Adjoint·e à la direction

Montréal
Temps plein

Mise en contexte
Vous voulez être en contact avec des entrepreneurs passionnés? Joignez-vous à nous! Le CIBÎM est un organisme à but non lucratif qui soutient et accompagne les transformateurs alimentaires dans leur croissance.

Soyez l’ingrédient qui ajoutera du piquant à notre équipe dynamique et engagée!

Sous la supervision de la direction générale, l’adjoint/adjointe administrative est responsable d’assister la directrice générale ainsi que son équipe au niveau des tâches administratives, de participer à l’organisation des événements-projets et de contribuer à l’optimisation de l’organisation.

Poste à temps plein : 35 heures/semaine
Date d’entrée en poste :  mai 2022
Poste en hybride (3 jours en présentiel et 2 jours en télétravail)

Mandat pour le poste
Dans le cadre de la réalisation de ce mandat, le (la) candidat (e) retenu (e) devra:

  • Effectuer l’entrée de données et les compiler (sondages, statistiques, inscriptions) afin d’appuyer les activités de l’organisation ;
  • Gérer, classer les dossiers administratifs des clients-membres et faire leur facturation;
  • Établir, tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d’information et participer à l’amélioration des outils technologiques;
  • Planifier, programmer les différentes rencontres de l’organisation ainsi que les documents propres à ces réunions (ordres du jour, compte- rendus, etc.);
  • Préparer, rédiger, réviser et relire la correspondance postale et électronique, les présentations, les brochures, les publications, les rapports et autres documents ;
  • Coordonner la circulation des renseignements et le suivi des tâches administratives avec les membres de l’équipe ;
  • Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone, par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages ;
  • À travers ce mandat, faire connaître le CIBÎM, son offre de service et soutenir le recrutement.
  • Participer à la réalisation des divers projets et organisation d’évènements ;

Conditions d’accès au poste
Connaissances et compétences

  • Détenteur/détentrice d’un programme collégial d’un ou de deux ans en techniques de bureau ou de l’expérience dans le travail de bureau ;
  • Excellente maîtrise du français (l’anglais est un atout) ;
  • Excellente connaissance de la Suite Office (principalement SharePoint, Outlook, Excel et Word) ;
  • Connaissance de base des plateformes es réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, ...)
  • Expérience avec un logiciel de gestion de dossiers de client (un atout) ;
  • Expérience en événementiel (un atout) ;

Aptitudes

  • Compréhension rapide des situations et des enjeux, capacité de synthèse et d’établir des contacts auprès d’une clientèle de gestionnaires ;
  • Sens de l’organisation, créativité et initiative ;
  • Un grand sens de l’autonomie ;
  • Souci du détail, sens des responsabilités et des priorités ;
  • Bonnes aptitudes à communiquer, dynamisme et capacité d’écoute ;
  • Créativité;
  • Esprit d’équipe;
  • Posséder des notions de comptabilité serasit un atout;
  • Intérêt marqué pour le secteur bioalimentaire, plus précisément le secteur de la transformation alimentaire (connaissance du milieu serait un atout) ;

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