Adjoint.e à la direction

Montréal
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

Vous aimez les chiffres, avez une belle plume et un fort sens de l'initiative et l’organisation? Vous êtes une personne ressource de confiance qui aime autant les processus que les résultats? La cause de la santé mentale et l’impact social vous interpellent? Ce poste est fait pour vous!

La Division du Québec et la Filiale de Montréal de l’Association canadienne pour la santé mentale sont des organismes apparentés faisant partie d’un réseau pancanadien dont la mission est la promotion et prévention en santé mentale.

Mandat:
La personne titulaire de ce poste soutient la direction et l’équipe multidisciplinaire des deux organismes dans leurs diverses tâches de gestion. Ses principales responsabilités sont :

Administration et procédés (65%)

  • Soutien logistique, technique et administratif pour l’équipe multidisciplinaire dans le cadre des activités de l’organisme;
  • Proposition et production de procéduriers et d’outils de travail;
  • Mise à jour régulière de la base de données (CRM);
  • Relation avec les fournisseurs (prospection, appels d’offres, gestion des ententes et suivis);
  • Gestion de la documentation (archivage et classement);
  • Organisation d’activités corporatives et sociales ponctuelles;
  • Gestion de l’environnement de travail (équipement sanitaire, aménagement, sécurité, ergonomie, virage vert);
  • Gestion des achats (fournitures de bureau, ouvrages, matériel informatique, mobilier, etc.);

Comptabilité courante (25%)

  • Collaboration avec la firme comptable externe et avec le trésorier (réception, vérification et transmission des factures à payer, suivi des signataires, pointage du compte de crédit, préparation et transmission des rapports comptables à partir du logiciel auxiliaire, participation à l’audit annuel);
  • Suivi et perception des comptes recevables (à partir du logiciel comptable auxiliaire);
  • Gestion des dépôts et des encaissements;
  • Production des factures et des reçus associés aux différentes activités de l’organisme (à partir du logiciel comptable auxiliaire);
  • Compilation des comptes de dépenses de la direction et des administrateurs;
  • Soutien à la préparation de montages financiers des projets, de suivi des budgets spécifiques, de préparation de rapports périodiques pour les redditions de compte et réclamations, etc.

Révision et rédaction (10%)

  • Révision, correction et mise en page de divers documents et contenus;
  • Rédaction de divers documents et contenus (communications corporatives);
  • Prise de notes et rédaction de documents administratifs: procès-verbaux, comptes-rendus, rapports, communiqués, contrats et ententes, communications automatisées de la base de données, etc.;
  • Envoi de courriels de masse à partir du logiciel CRM.
  • Toutes autres tâches connexes.

Profil recherché :

  • Autonomie et initiative;
  • Sens aiguisé de l’organisation;
  • Discrétion, sens de l’engagement et de l’éthique;
  • Esprit de collaboration et d’équipe;
  • Aisance dans la résolution de problèmes, esprit critique et analytique;
  • Facilité à gérer plusieurs dossiers à la fois et d’identifier des priorités;
  • Rapidité d’exécution et respect des échéanciers;
  • Capacité d’avoir une bonne vue d’ensemble tout en ayant un souci du détail;
  • Haut niveau de professionnalisme et de rigueur dans les suivis;
  • Entregents et forte approche de service à la clientèle;
  • Fortes compétences rédactionnelles;
  • Connaissances de base en comptabilité;
  • À l’affût des nouvelles technologies et des bonnes pratiques de communication;
  • Intérêt pour le milieu communautaire, l’impact social et pour la cause de la santé mentale.

Compétences requises :

  • Diplôme en administration, comptabilité ou domaine connexe (collégial au minimum);
  • Expérience confirmée d’au moins 3 à 5 ans reliée au mandat;
  • Parfaite maîtrise du français et anglais avancé, tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Maîtrise de la Suite Office 365;
  • Aisance avec les fonctionnalités de la plateforme Zoom (un atout);
  • Connaissance de logiciel Comptable (Sage50 Cloud - un atout);
  • Expérience d’utilisation de logiciels de gestion de contacts (CRM), d’auxiliaires comptables et de gestion collaborative de projets (PM) - (Maîtrise des outils Yapla et ASANA un atout).

Conditions de travail :

  • Poste permanent, à temps plein, à raison de 35 heures/semaine;
  • En présentiel, dans un environnement de travail stimulant et sécuritaire situé sur le Plateau Mont-Royal
  • Type d'emploi : Temps Plein, Permanent
  • Salaire : à partir de 45 000,00$ par an

Prière de joindre une lettre de motivation à votre CV.

Date d’entrée en poste dès que possible.

Seuls.es les candidats.es retenus.es seront contactés.ées.

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