Tâches et responsabilités
Administration générale
- Participer, en coordination avec la direction générale, à la supervision de l’avancée des différents projets connexes de l’organisation (suivi des livrables et des délais, appui aux chargées de projet, etc.);
- Établir et coordonner, en collaboration avec la directrice générale, des politiques et des procédures administratives de l’organisation et veiller à leur application;
- Exécuter des recherches, analyser et compiler des données et préparer des documents qui seront étudiés et présentés à la direction générale et/ou au conseil d’administration ;
- Participer à la recherche de financements et à la rédaction des demandes de subvention;
- Participer à la rédaction de rapports narratifs à l’attention des bailleurs, et à la rédaction du rapport annuel de l’organisation;
- Participer au bon fonctionnement du système de gestion de l’information : faciliter l’organisation, l’analyse, la présentation et l’accès aux données, informations et connaissances d’Inter-Val 1175;
- Coordonner avec la préposée aux achats la disponibilité des fournitures de bureau et les achats mensuels de ces articles- superviser et valider les achats pour la maison d’hébergement;
- Préparer les ordres du jour de certaines réunions, et prendre les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions; faire les comptes-rendus de certaines réunions;
- Rédiger et envoyer des lettres sur demande de la direction générale, relever et envoyer le courrier; préparer des reçus de charité.
Représentation externe
- Rencontrer des personnes ou groupes d'intérêt spéciaux au nom de la direction, des comités et des conseils d'administration;
- Assurer la représentation de l’organisation dans des forums dédiés (tables de concertation, rencontres sectorielles etc.);
- Assurer la liaison avec les partenaires de l’organisation (bailleurs de fonds, ministères, organismes communautaires, entreprises, et d'autres organismes ou associations) au nom de la direction, des comités et du conseil d'administration;
- Participer, sous la supervision de la chargée de projet «formation en VC», à l’établissement de partenariats et d’ententes stratégiques pour l’organisation;
- Appuyer, au besoin la chargée de projet « Maison seconde étape », avec les activités de représentation et de promotion des services de l’organisation.
Gestion administrative du personnel
- Procéder à l’ouverture des dossiers administratifs des employées nouvellement embauchées;
- Tenir à jour les informations sur chaque employée et procéder aux changements (inscription aux AC, retraite, nouveaux taux horaires, etc.);
- S’assurer de la conformité des données liées à la rémunération des employées en vue de la paie;
- Orienter les employées dans leurs demandes liées aux aspects administratifs (paie, vacances, cotisations, demandes d’attestations d’emploi etc.);
- Appuyer les déléguées du personnel dans la mise en œuvre de leur mandat.
Formation et expérience attendues
- DEC ou Baccalauréat en administration ou expérience équivalente ;
- Niveau de connaissance avancé des outils Office;
- Connaissance des outils Google Suite - Google sheet, Google doc, Google présentation serait un atout;
- Expérience en OSBL dans un poste administratif connexe un atout
Conditions et environnement de travail
- Rémunération selon la grille salariale (salaire d'entrée à 23$/ heure)
- 35 heures par semaine
- Stationnement disponible, transport en commun à proximité
- Repas offerts sur place et autres avantages supplémentaires
- 12 jours de congés maladie/personnels par année
- Assurance santé, régime de retraite
- Télétravail et formule hybride possibles
Pour postuler, envoyez votre CV et une lettre de présentation avant le 16 février 2022 via le formulaire. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
