Responsabilités principales
Relevant du (de la) CHEF(FE) DE LA DIRECTION et du (de la) CHEF(FE) DE LA DIRECTION FINANCIÈRE ET ADMINISTRATIVE de l’OSM, l’adjoint(e) exécutif(ive) est responsable d’offrir un support technique et administratif à ses supérieur(e)s ainsi que de faire la coordination et le suivi des activités reliées à la tenue d’agenda et de d’autres projets sur demande. Il (elle) sera également appelé(e) à participer à la gestion des bureaux administratifs. Il (elle) réalise ses activités courantes dans le respect des valeurs et attitudes de l’OSM.

Rôles et responsabilités

  1. Coordonner et tenir à jour l’agenda du (de la) chef(fe) de la direction ainsi que du (de la) che(fe) de la direction financière et administrative tant pour les rencontres internes qu’externes;
  2. Sera appelé(e) à organiser les rencontres des divers comités, rédiger les ordres du jour et les procès-verbaux, coordonner et assurer les suivis, au besoin;
  3. Planifier le calendrier annuel des réunions;
  4. Produire les rapports et les documents demandés;
  5. Assurer un suivi sur la documentation officielle (rédaction, signature exigée, envoi, réception, etc.);
  6. Effectuer toutes tâches techniques et administratives (bon de commande, comptes de dépenses, appel conférence, etc.);
  7. Peut être appelé(e) à assurer un soutien lors de la négociation de contrats de musiciens ou tout autre dossier;
  8. Gérer l’ensemble des correspondances du (de la) chef(fe) de la direction ainsi que du (de la) che(fe) de la direction financière et administrative;
  9. Rédiger, réviser, faire traduire et mettre en forme la correspondance du (de la) chef de la direction et du (de la) che(fe) de la direction financière et administrative, les présentations et les discours, les rapports et autres documents en collaboration avec les services du marketing-communication et/ou des affaires gouvernementales;
  10. Peut être appelé(e) à assurer les relations et les suivis de dossiers (gestion des immeubles, locaux, sécurité, communications diverses, etc.) auprès des responsables de la Place des Arts et de la Maison symphonique;
  11. Peut être appelé(e) à assurer un soutien lié aux demandes de l’Association des Bénévoles de l’OSM (ABOSM);
  12. En étroite collaboration avec les Ressources Humaines, voir aux communications et à l’organisation d’événements liées à la vie sociale de l’OSM;
  13. Contribuer à maintenir les bases de données, conserver les informations publiques et les données corporatives pour consultation ou utilisation commerciale de son service et de l’OSM.
  14. Effectuer toutes autres tâches connexes.

Exigences demandées

  • DEC ou AEC dans une discipline appropriée ou l’équivalent;
  • Excellente maitrise du français écrit et oral;
  • Maîtrise de l’anglais;
  • Diplôme d'études universitaires de 1er cycle dans une discipline appropriée ou l'équivalent, un atout;
  • Expérience pertinente d’au moins 5 ans dans une fonction similaire;
  • Connaissance de la musique classique, un atout;
  • Connaissance du milieu culturel, un atout;
  • Très bonne maîtrise de la Suite Office.

Valeurs de l'OSM

  • Excellence : dépassement – fierté – rigueur;
  • Innovation : curiosité – créativité – audace;
  • Passion : engagement – authenticité – plaisir;
  • Générosité : respect – collaboration – ouverture.

Compétences spécifiques au poste

  • Habileté à établir et maintenir des relations privilégiées;
  • Sens de l’action (faire preuve de leadership, initiative à l’égard de situations exigeant une action);
  • Sens de la planification et de l’organisation;
  • Excellente maitrise des techniques rédactionnelles;
  • Sens de la confidentialité et de la discrétion;
  • Diplomatie, sens politique.

L’OSM accorde une grande valeur à la diversité de ses équipes et nous encourageons les candidats à déclarer volontairement s’ils sont membres des groupes désignés suivants : femmes, minorités visibles, autochtones, et personnes vivant avec un handicap.

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