Secrétaire des programmes

Montréal

Description de tâches de la secrétaire des programmes
(35 heures/semaine)

  • Recevoir les demandes d’informations et y répondre. (par courriel, téléphone ou courrier)
  • Ouvrir et tenir à jour les dossiers pour chaque étudiant.
  • Tenir à jour tous les documents, formulaires et dépliants.
  • Préparer, en début d’année, un dossier à remettre à chaque étudiant. 
  • Préparer les cartes étudiantes.
  • Préparer la correspondance lors de publicité pour les sessions d’été, autres sessions ou les conférences à l’Institut.  Tenir la liste d’envoi à jour. 
  • Préparer les documents pour différents séminaires.
  • Compiler le nombre d’heures de formation pour tous les étudiants.
  • Compiler des statistiques pour le rapport annuel et en préparer un rapport.
  • Assurer un suivi avec la comptabilité, les archives, etc.
  • Rencontrer régulièrement la responsable du cheminement des étudiants et des acceptations au programme Immersion intensive pour assurer le suivi.
  • Collaborer avec la personnelien avec les communautés religieuses, la responsable du service aux étudiants et la responsable pédagogique.
  • Tenir à jour les horaires des différents programmes.  Informer les étudiants des changements à l’horaire et aussi les personnes qui sont à l’extérieur de l’Institut.
  • Compiler les heures de cours pour tous les programmes.
  • Préparer les certificats des étudiants en Immersion et émettre une lettre d’attestation du nombre d’heures des séminaires suivis pour chaque étudiant et ce, pour chaque session. En remettre une copie au Collège Laflèche.
  • Collaborer à la préparation de l’horaire des personnes qui viennent pour un court séjour de formation, un programme spécial, cours individuel ou une session à l’Institut.
  • Émettre les attestations de crédits SOFEDUC sur recommandation de la responsable pédagogique.
  • Voir à imprimer les dépliants de tous les programmes et voir à la mise à jour des informations selon les renseignements fournis par la responsable pédagogique ou les coordonnateurs des différents programmes.

EXIGENCES

  • DEC/DEP en secrétariat
  • Expérience pertinente en secrétariat
  • Connaissance des logiciels Word, Excel, Outlook et Power Point
  • Bonne connaissance du français écrit

SAVOIR ÊTRE

  • Minutie, rigueur, souci du détail
  • Esprit d’équipe, ouverture
  • Sens de l’organisation

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