Adjoint(e) à la coordonnatrice administrative

Montréal
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Renseignements de base :

  • Titre du poste : Adjoint(e) à la coordonnatrice administrative
  • Service : Production
  • Contrat : 12 janvier au 23 septembre 2022

Raison d’être du poste :
Sous la supervision de la coordonnatrice de production - Administration, l’adjoint(e) devra participer à la gestion de l’ensemble des activités administratives du département et participer à certains aspects des opérations des événements. De plus, l’adjoint(e) assistera la coordonnatrice et l’équipe de direction en effectuant des tâches de soutien connexes à son mandat.

Responsabilités principales :
Embauche du personnel de production

  • Préparer les formulaires d’embauche ou ententes de services dans le logiciel maison BDLE pour tout le personnel temporaire du département et s’assurer que les questionnaires travailleurs autonomes et les documents CSST soient complétés et voir à leur signature et leur classement
  • Préparer les feuilles de temps avec les bonnes codifications budgétaires, les bonnes dates, etc.
  • Assurer la signature des contrats du personnel avant le premier jour de travail et faire le suivi afin de recevoir les feuilles de temps remplies, à chaque semaine, afin de pouvoir compiler les informations et faire le suivi avec le service de la paie et de la comptabilité

Traitement administratif et comptable avec Dynamics

  • Effectuer les opérations administratives pour le service de la production
  • Comptabiliser les transactions liées aux opérations du département et effectuer toute les écritures comptables selon les directives d’utilisation du logiciel comptable Dynamics
  • Préparer les bons de commande, les faire approuver par les directeurs/gestionnaires appropriés, transmettre les documents aux fournisseurs pour la confirmation de la commande.
  • Effectuer le traitement et la vérification des factures et faire approuver par le directeur approprié tous les « vendor’s invoice » (vouchers) avant de les remettre pour paiement au département de la comptabilité
  • Voir au classement des dossiers numérisés et assurer le suivi du classement des documents administratifs des départements et services selon les procédures établies ou les transmettre pour archivage au département de la comptabilité
  • Toutes autres tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du département.

Ressources matérielles et soutien

  • Assister la coordonnatrice de production – Administration, auprès des départements de la logistique, de la comptabilité, de la paie, des TI et des immeubles pour la mise en place de différentes ressources nécessaires aux opérations des équipes de production : Petite caisse, carte de crédit, téléphnie, cellulaire et ordinateur, locaux de production, accréditations et cartes téléphoniques, cartes d’accès, cafétéria, T-shirts...
  • Assister les directeurs/gestionnaires dans la préparation de certains documents

Caractéristiques recherchées :

  • Grande rigueur, organisation, minutie
  • Capacité à travailler sous pression et dans de délais serrés
  • Discrétion et professionnalisme

Exigences et profil recherchés :

  • Expérience administrative pertinente
  • Expérience dans l’organisation d’événement (atout)
  • Connaissance de la suite Microsoft Office (connaissance particulière : Dynamics, Excel)
  • Excellente qualité du français à l’oral et à l’écrit
  • Disponibilité pendant les événements

Les personnes intéressées devront acheminer leur CV ainsi qu’une lettre de motivation via le formulaire au plus tard le 10 janvier 2022 en écrivant le nom du poste dans l’objet du courriel.

Nous remercions tous les candidats qui ont postulé.

Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

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