Réceptionniste

Montréal
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

BLVD-MTL inc. est à la recherche d’un(e) Réceptionniste pour se joindre à notre équipe.

À propos de nous :
BLVD-MTL inc. est un studio multimédia multidisciplinaire qui offre des services numériques intégrés.

Description du poste:
Le ou la réceptionniste établit un contact professionnel avec les clients et voit à ce que le service client offert réponde aux standards de la compagnie, tout en contribuant de façon positive à la fidélisation de la clientèle.

Il/elle doit gérer les appels ainsi que le service aux clients qui viennent sur place, tout en soutenant les employés du même département et en effectuant diverses tâches administratives en lien avec la facturation, la gestion de la logistique de maintenance des espaces communs ainsi que la planification et la coordination de divers types d’évènements. Pour terminer, il/elle sera appelé à amener un support aux différents départements (production, immersif et post-production, ressources humaines).

Principales responsabilités :

TÂCHES ADMINISTRATIVES / FACTURATION :

  • Préparer et faire le suivi des signatures des feuilles de temps ACTRA et UDA.
  • Préparer et faire le suivi des signatures des engagements de respect des mesures sanitaires.
  • Établir les inventaires des stocks alimentaires et des fournitures de bureautiques à l’aide d’un tableur excel.
  • Tenir l’inventaire du matériel et préparer les listes de commandes.
  • Procéder aux commandes des fournitures ainsi que de la nourriture pour les employés et clients.
  • Procéder à l’envoi des kit de bienvenue des nouveaux employés à la demande des RH.
  • Effectuer une veille pour déterminer les fournisseurs de services.
  • Établir et veiller au respect du budget de nourriture et de fournitures de bureau.
  • Gérer les factures de carte de crédit et des achats de musique.
  • Gérer les comptes de dépenses des différents départements.
  • Procéder à la vérification du temps des mixeurs, insérer des éléments audio des techniciens audio dans le système de facturation, créer les comptes de dépenses des producteurs, etc.
  • S’occuper de la gestion des disques durs (envois, réception, charge).
  • Quotidiennement faire la mise à jour de la comptabilité sur le logiciel Expensify.
  • Assurer la gestion des salles de conférence et studios.
  • Assurer la gestion des taxis, des stationnements, des messagers QMS et Fedex.
  • Assister à la gestion de casting en collaboration avec la production et les agences.

RÉCEPTION/ACCUEIL ET SERVICE À LA CLIENTÈLE:

  • Accueillir les employés, visiteurs ou clients à leur arrivée et les diriger au bon département.
  • Assurer le suivi de la réception et la livraison du matériel multimédia.
  • Répondre aux problèmes et les plaintes des clients.
  • Construire et maintenir des relations durables et fidéliser les clients.
  • Fournir des informations précises, valides et complètes.
  • Commander et servir les lunchs aux clients en toute discrétion.
  • Répondre au téléphone, transférer les appels et transmettre les messages.
  • Répondre aux mails, les transférer au bon département et les archiver.
  • Soutenir les employés du service client au besoin.
  • Veiller à la propreté des locaux en collaboration en gérant l’équipe de ménage.
  • En collaboration avec le comité de direction, établir les besoins en service client pour tous les départements.
  • Conseiller les membres de l’équipe au besoin concernant les services qui pourraient être offerts.
  • Planifier les besoins en service client pour tous les départements.

COORDINATION / ORGANISATION D’ÉVÈNEMENTS:

  • En collaboration avec le gestionnaire marketing, communications et développement des affaires, gérer et organiser les événements spéciaux.
  • En collaboration avec le comité de direction, gérer les évènements en lien avec les clients et employés.
  • Effectuer une veille pour déterminer les meilleurs fournisseurs de services.
  • Participer à la négociation d’ententes avec les fournisseurs de services.
  • S’occuper de la gestion de l’équipe de ménage.
  • Être présent sur place pour la mise en place ainsi que la gestion de la logistique de maintenance des espaces communs.
  • Collaborer avec le comité de direction dans l’établissement du budget de fonctionnement du département.

Compétences et expérience recherchées :
Formation :

  • Un diplôme d’études collégial dans un domaine connexe est requis.

Expérience:

  • Une expérience d’au moins un an et demie dans le milieu de la production ( publicité, événementiel, photo, vidéo ou film) est requise.
  • Une expérience d’au moins un an au service à la clientèle est requise.
  • Une expérience en coordination et planification d’événements est requise.
  • Une expérience de un an et demie avec des tâches de facturation, de comptes de dépense, et d’établissement de budgets est requise.
  • La connaissance du langage technique audiovisuel est un atout.
  • Une expérience en négociation des prix fournisseurs matériels est un atout.

Vous êtes une personne avec ...

  • D’excellentes aptitudes interpersonnelles et des habiletés à communiquer aisément avec divers départements et clients.
  • D’excellentes aptitudes au service à la clientèle, une excellente écoute active ainsi que des habiletés à bâtir et à maintenir de bonnes relations avec les clients.
  • Un sens du professionnalisme
  • Une habileté à travailler sous pression.
  • Un grand sens de l’organisation et une excellente gestion des priorités.
  • Des habiletés en gestion de projet : avoir la capacité de gérer plusieurs projets à la fois dans un environnement qui évolue rapidement.
  • De l’autonomie, une grande capacité à travailler seul durant de longues périodes de temps, de l’initiative et un sens de la débrouillardise.
  • Une grande rapidité d’exécution et un souci d’efficacité.
  • Une aisance avec les outils et logiciels informatiques.
  • Une maîtrise de Gsuite, de la suite Microsoft Office, ainsi que du logiciel Expensify.
  • Bilinguisme (français/anglais) obligatoire, parlé et écrit.

Autres conditions / avantages sociaux:

  • Assurances collectives après 3 mois de service continue.
  • Accès aux REER collectif dès le premier jour.
  • Remboursement frais cellulaires ( Max 80$/mois) après 3 mois de service continue.
  • Accès au régime RPDB après 2 ans de service continue.

Informations :

  • Adresse de l'entreprise, lieu de travail et adresse postale: 308 Place d’Youville, Montréal, QC, H2Y 2B6.
  • Nom de l’employeur : BLVD-MTL inc.
  • Langue de travail : Français et anglais (obligatoire)
  • Horaires de travail : 40 heures par semaine.
  • Condition : poste permanent, à temps plein.
  • Horaire : De jour - du Lundi au Vendredi - de 9h00 à 18h00

À noter que le salaire sera appelé à être révisé à la hausse et augmentera en fonction des évaluations de performance annuelles.

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