Adjoint(e) de direction

Montréal

SOMMAIRE DU POSTE
Pour accompagner la compagnie dans l’atteinte de ses objectifs de développement, PhysioExtra est présentement à la recherche d'un/e adjoint/e de direction. Son rôle est d'intervenir comme personne ressource auprès des membres de la direction et du conseil d’administration.

Sous la responsabilité du Président-directeur général et travaillant en étroite collaboration avec le directeur du développement corporatif, l’adjoint/e de direction épaule les membres exécutifs dans leurs tâches. Il s’occupe de coordonner les procédures administratives ainsi que leurs activités opérationnelles.  Il rédige les documents, facilite les communications, assiste les exécutifs dans la gestion de leurs projets, coordonne la logistique de leurs réunions et de leurs événements spéciaux et effectue diverses tâches administratives collaboratives. Il aura la responsabilité d’organiser et de faire le suivi sur l’ensemble de la documentation légale et administrative de la compagnie.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Tâches administratives

  • Coordonner la logistique des séances du conseil d’administration et des différents comités;
  • Veiller à la préparation des documents requis aux conseils d’administrations et des différents comités;
  • Préparer les convocations et l’ordre du jour pour les réunions;
  • Assurer la prise de notes et la rédaction des procès-verbaux lors des réunions;
  • Réviser et formater les communications autant à l’interne qu’à l’externe;
  • Assurer un support aux différents départements de l’entreprise;
  • Agir à titre de point de contact auprès de divers intervenants tout en respectant les échéanciers;
  • Produire divers documents et formulaires;
  • Contribuer à la préparation, à la révision et au montage de documents et de présentations;
  • Supporter l’ensemble de l’équipe dans la mise en place et le suivi des outils de travail : mécanismes de coordination, organisation du travail, plans d’action, plans stratégiques, etc;
  • Collaborer à la mise en place et à l’amélioration des politiques et procédures administratives, s’assurer de leur application, procéder à leur évaluation et proposer des modifications au besoin.

Support légal

  • Rédiger et faire parvenir diverses communications aux propriétaires et/ou locataires;
  • Faire les avis de renouvellement de baux et les suivis des délais de renouvellement;
  • Synthétiser et résumer divers documents légaux;
  • Saisir les données et les informations dans le système HOPEM;
  • Effectuer les premières vérifications et les suivis des frais communs;
  • Être en contact avec notre firme légale;
  • Autres tâches et responsabilités;
  • Voir à l'atteinte des objectifs dans les délais prévus avec les ressources allouées;
  • Motiver l’équipe et être une source d'influence positive par l'exemple;
  • Tenant compte des enjeux d’affaires, contribuer à la réalisation de la mission de l’entreprise;
  • Effectuer tout autre mandat qui lui est confié;
  • Effectuer toutes autres tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’équipe de direction.

HABILETÉS ET APTITUDES

  • Détenir de fortes habiletés d’autonomie, de discrétion et de confidentialité;
  • Avoir la capacité de produire ou créer des contenus synthétiques;
  • Habileté rédactionnelle développée;
  • Habileté en gestion de projet et capacité d’utiliser les outils de gestion de projet ou de partage d’information;
  • Savoir gérer plusieurs projets simultanément et travailler sous pression;
  • Faire preuve d’initiative, de créativité;
  • Soucieux du détail, organisé et habilité à gérer les priorités;
  • Grande capacité d’analyse et de synthèse;
  • Facilité d’adaptation et bonne tolérance aux changements;
  • Facilité à travailler en équipe;
  • Être doté d’une belle attitude positive;
  • Flexibilité et disponibilité.

QUALIFICATIONS ET EXIGENCES

  • Détenir un diplôme d’études de niveau professionnel ou collégial en administration (connaissances en immobilier et droit commercial un atout);
  • Posséder une expérience concrète d’au moins 3-5 ans en soutien à la haute direction et en gestion immobilière;
  • Avoir de l’expérience et une bonne compréhension dans le domaine de l’immobilier, maitrise du jargon juridique qui s’y rapporte;
  • Maitrise de la suite MS Office;
  • Connaissance du logiciel HOPEM – un atout;
  • Excellente maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit; maitrise de la langue anglaise à l’oral et à l’écrit;
  • Avoir de l’expérience dans une entreprise en pleine croissance;
  • Aimer partager de bons moments entre collègues, et prendre du plaisir à accomplir notre mission ensemble.

 

AVANTAGES

  • Rémunération selon expérience;
  • REER collectif avec participation de l'employeur;
  • Assruances collectives avec participation de l'employeur;
  • Télémédecine;
  • Flexibilité d'horaire et combinaison de télétravail et présentiel; 
  • Environnement de travail agréable et décontracté;
  • Activités d'équipe, [email protected] et bien plus encore.

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