Adjoint(e) exécutif(ive)

Montréal

L’OIIQ cherche à recruter un adjoint exécutif ou une adjointe exécutive 
(Direction, Bureau du président)  

No d’affichage : 21-G-8 

Statut d’emploi : Poste permanent Temps plein 

Faire carrière à l’Ordre, c’est bénéficier d’un environnement de travail dynamique où la diversité et l’inclusion sont des valeurs partagées. Les défis y sont motivants et l’ambiance est collaborative. Mais c’est aussi profiter de nombreux avantages uniques au quotidien et à long terme.  

Les avantages de travailler à l’Ordre :  

  • de la flexibilité pour mieux concilier vos vies personnelle et professionnelle 
  • de la collaboration et du partage  
  • des avantages sociaux qui se démarquent  
  • des défis de taille 
  • du développement professionnel  
  • de la responsabilisation 

Des défis motivants : 
Relevant de la directrice de la Direction, Bureau du président, vous soutenez la directrice et le président dans leurs activités de communication de l'OIIQ auprès de la population et du gouvernement, ainsi qu'avec les intervenants du système professionnel, du système de santé et d'éducation. Vous apportez tout le soutien administratif nécessaire à la gestion de l’emploi du temps de la directrice et du président. Vous effectuez, de façon autonome, diverses tâches d’administration, de communication, de liaison et d’accueil.  

De façon plus spécifique : 

  • Vous coordonnez et planifiez les rencontres avec les parties prenantes externes (notamment avec les parties prenantes gouvernementales, les journalistes, les diverses associations infirmières, les autres ordres professionnels, etc.);  
  • Vous assurez le traitement de la correspondance de la présidence; vous recevez les demandes de renseignements et les dirigez vers les directions concernées; 
  • Vous préparez les dossiers de la directrice pour les rencontres de travail avec le président et les autres membres de la direction;  
  • Vous tenez à jour le registre des lobbyistes;  
  • Vous rédigez des lettres, mettez en page et mettez à jour des documents et produisez des présentations;  
  • Vous préparez des ordres du jour et à l’occasion, vous prenez les notes de réunion et rédigez les comptes rendus;   
  • Vous diffusez les activités médias en utilisant les canaux de distribution établis;  
  • Vous contribuez à divers dossiers en vue du déroulement de l'Assemblée générale annuelle;  
  • Vous soutenez la directrice dans l’organisation de la tournée annuelle du président, en collaboration avec les ordres régionaux et les directions de soins infirmiers; 
  • Vous soutenez la directrice dans la planification des activités annuelles de la Direction; 
  • Vous produisez les comptes de dépenses et traitez les factures;  
  • Vous offrez un soutien à la préparation et au renouvellement des devis et contrats;  
  • Vous planifiez les budgets annuels et prévisions triennales et en assurez le suivi.  

Avez-vous ce qu’il faut pour être notre prochain adjoint exécutif ou notre prochaine adjointe exécutive?  

  • DEC en secrétariat ou technique de bureau et un certificat universitaire pertinent à l’emploi. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience pertinentes à l’emploi. 
  • Minimum de sept ans d’expérience acquise idéalement auprès d’un membre de la haute direction.   
  • Capacité avérée à respecter des échéanciers serrés et à traiter plusieurs dossiers simultanément. 
  • Excellente maîtrise du français écrit et parlé.  
  • Bonne connaissance de l'anglais parlé et écrit.  
  • Maîtrise des logiciels de la suite MS Office (Word, PowerPoint, Outlook et Excel).  

Pour déposer votre candidature 
Faites-nous parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation via le formulaire ou utilisez notre site carrières. 

L’OIIQ remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en posant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des dossiers seront contactées. 

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