Adjoint(e) administratif(ve) - marketing relationnel et création

Montréal ou Lévis, selon la préférence de la personne retenue
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

Référence : R2123668
Durée : temps plein
Lieu de travail : Montréal ou Lévis, selon la préférence du candidat retenu
Date de fin d'affichage : 2021-11-26

Le Mouvement Desjardins est le plus important groupe financier coopératif au Canada et l'un des principaux employeurs au pays. Il offre toute la gamme des produits et services financiers et regroupe les expertises en gestion de patrimoine, en assurance de personnes et de dommages, en service aux entreprises de toutes tailles, en valeurs mobilières, en gestion d'actifs, en capital de risque ainsi que des modes d'accès virtuels sécuritaires, à la fine pointe de la technologie.

Niveau d'emploi

La direction principale Marketing relationnel et Création opère principalement sous l'axe stratégique du développement de la proximité relationnelle avec nos membres et clients et contribue à notre objectif de devenir premier dans le cœur des gens.

Vous avez un bon sens de la gestion des priorités, un bon esprit d'équipe et de collaboration ? Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation, vos excellentes qualités relationnelles et votre souci de la confidentialité? Vous avez envie de faire partie d'une équipe dynamique, passionnée par le marketing relationnel et plus particulièrement la personnalisation marketing ? Cette offre pourrait vous intéresser.

À titre d'adjoint(e) administratif(ve) - Marketing relationnel et Création, votre rôle consiste à seconder le directeur principal et à fournir le soutien administratif et de secrétariat nécessaire à la gestion de son comité de gestion. Vous collaborez activement à la coordination, la planification et la priorisation des activités de gestion de votre équipe. Vous assurez également la coordination requise auprès des adjointes de la direction principale.

Plus précisément, vous êtes appelé(e) à interagir avec un grand nombre de parties prenantes. La nature des responsabilités requiert de prendre des initiatives et de faire preuve de proactivité et d'autonomie dans la prise de décision et dans la réalisation d'activités permettant de répondre efficacement aux besoins administratifs de votre gestionnaire. Votre habileté à communiquer de manière efficace et votre aptitude à savoir adapter votre approche lorsque la situation l'exige deviennent alors des compétences essentielles.

Responsabilités principales

  • Soutenir le gestionnaire dans la gestion et le suivi de son agenda, ainsi que la prise en charge des courriels en fonction des priorités
  • Agir en tant que personne-ressource pour l'ensemble du comité de gestion en ce qui a trait aux demandes d'information telles les politiques Ressources Humaines et procédures administratives
  • Participer au développement des plans d'intégration des membres du comité de gestion et à leur accueil
  • Prendre en charge diverses tâches administratives (compte de dépenses, évaluation de rendement, équipement bureautique, formations obligatoires, etc.)
  • Participer à la planification et à l'organisation logistique des événements internes et externes (rencontres d'équipe, activités de mobilisation, formations, déplacements, etc.)
  • Réaliser différentes activités de secrétariat, dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour, la production de documents d'information et de présentation (ex. : avis de nomination et de départ, sommaire exécutif, offre de service, etc.)
  • Préparer et assister à diverses rencontres, notamment celles du comité de gestion. Prise de notes et assurer la prise en charge des suivis qui en découlent
  • Produire et analyser différents rapports sur les activités de votre équipe

Conditions particulières

Actuellement en télétravail régulier découlant du contexte de la pandémie. Par la suite, place d'affaires Montréal ou Lévis, selon la préférence du candidat retenu. Modalités de télétravail à réévaluer ultérieurement.

Profil recherché

  • Diplôme d'études professionnelles (DEP) dans une discipline appropriée
  • Un minimum de trois ans d'expérience pertinente
  • Expérience en gestion proactive d'agenda
  • Expérience de travail avec différents outils de collaboration tels que Yammer, SharePoint, Teams, etc. (un atout)
  • Veuillez noter que d'autres combinaisons de formation et d'expérience pertinentes pourraient être considérées
  • Pour les postes vacants disponibles au Québec, veuillez noter que la connaissance du français est nécessaire

Connaissances spécifiques

  • Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit
  • Maitrise de l'anglais niveau intermédiaire (un atout)

Compétences transversales Desjardins

  • Apprécier les différences, Apprendre avec agilité, Être orienté client, Être orienté vers l'action

Compétences clés au profil recherché

  • Communiquer de manière efficace, Maîtriser les relations interpersonnelles, Planifier et coordonner, S'adapter aux situations

=============

Administrative assistant - Administration

Desjardins Group is the largest cooperative financial group in Canada, and one of the largest employers in the country. It offers a full range of financial products and services and is home to a wealth of expertise in property and casualty insurance, life and health insurance, wealth management, services for businesses of all sizes, securities brokerage, asset management, venture capital, and secure, leading-edge virtual access methods.

Job Level

As an administrative assistant, you help carry out administrative activities for your sector.

You provide administrative and secretarial support to a director or manager reporting to a vice-president. You also provide administrative support to other members of your unit as needed. You help coordinate, plan and prioritize your unit's management activities.

You interact with many different stakeholders. You proactively and independently make decisions and carry out tasks in accordance with your superior's administrative needs. The ability to communicate effectively and tailor your approach as needed is therefore essential.

Main Responsibilities

  • Carry out secretarial tasks (draft, revise, update and format documents for various departments, etc.)
  • Carry out internal administrative tasks (e.g., sales tracking, dashboards, expense reports, inventory management, performance reviews, etc.)
  • Help your superior manage their agenda, mail, emails and phone calls
  • Plan and attend management committee and other meetings. Draft reports and minutes and follow up as needed
  • Help organize event logistics (meetings, travel, public relations activities, etc.)
  • Help prepare the unit's annual budget. Monitor the budget throughout the year and analyze and explain variances

Qualifications

  • Trade school diploma in a related field
  • A minimum of three years of relevant experience
  • Experience in proactive agenda management
  • Experience working with various collaboration tools such as Yammer, SharePoint, Teams, etc. (an asset)
  • Please note that other combinations of qualifications and relevant experience may be considered
  • For vacant positions available in Quebec, please note that knowledge of French is required

Specific knowledge

  • Excellent command of Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Excellent command of French, both oral and written
  • Independent speaker, intermediate knowledge of English

Desjardins Cross-sector skills

  • Action oriented, Customer Focus, Differences, Nimble learning

Key competencies for the job

  • Communicates effectively, Interpersonal Savvy, Plans and aligns, Situational adaptability

Other working conditions

Currently working from home on a regular basis due to the pandemic. Afterwards, Montreal or Levis place of business, depending on the preference of the selected candidate. Telecommuting arrangements to be re-evaluated at a later date.

Cette offre d'emploi n'est plus disponible.