Lieu : Canada, à distance

Le coordonnateur marketing bilingue soutient toutes les activités marketing en lien avec les partenaires privilégies et les membres du regroupement et ce pour le marché canadien francophone et anglophone. De plus, ce poste soutient l'équipe de marketing américaine pour ce qui attrait aux demandes de publicités et de facturation auprès des partenaires. La personne sera responsable de la gestion des projets via ZOHOONE et travaillera en étroite collaboration avec le gestionnaire senior du marketing pour toutes les activités liées à la création, à la conception et à la distribution de toutes les publications imprimées anglophone et bilingue.

Ce poste comporte des responsabilités dans les domaines fonctionnels suivants :

Services aux membres

• Gérer l’inscription des membres canadiens et québécois au marketing.
• Développer du contenu pour le site Web de marketing des members.
• Créer des formulaires d’inscription marketing pour les membres, des webinaires promotionnels, des communications par courriel aux membres pour encourager l’inscription.
• Surveiller la participation des membres au marketing et faire le suivi si necessaire.
• Fournir des mises à jour hebdomadaires sur l’inscription au marketing.
• Remplir le tableau complet de participation des membres au marketing en indiquant le type de personnalisation.
• Remplir les tableaux des factures de marketing des membres et les soumettre à la comptabilité.
• Gérer l’administration et la mise à jour quotidiennes des systèmes de GRC d’Ensemble afin de garantir que toutes les informations marketing des membres sont saisies et stockées.
• Être responsable de tenir à jour l’équipe PDST au sujet des informations marketing sur le portail des membres.
• Aider les designers sous-traitant dans le processus de magazines personnalisés aux agences de voyage selon les besoins.
• Fournir un soutien aux membres sur les programmes de marketing selon les besoins.
• Rédaction de communiqué pour les agences participantes en lien avec chacune des publications - date d'échéance, demande de personnalisation, mise en ligne et distribution du magazine.

Production imprimée et magazine numérique

• Créer un calendrier de production annuelle pour toutes les publications et campagnes.
• Saisir les projets dans le système de gestion de projet et attribuer les tâches aux membres de l’équipe. Surveiller l’exécution des tâches pour s’assurer qu’elles sont terminées, avertir l’équipe de tout défi à venir au sujet des délais à respecter.
• Agir en tant que chef de projet afin de s’assurer que le rédacteur, les imprimeurs et le service postal exécutent les tâches conformément au calendrier de production.
• Travailler avec l’équipe de l’entrepôt de distribution pour assurer une communication rapide aux membres au sujet des produits livrables, y compris les listes de diffusion ainsi que les textes et images pour les couvertures personnalisées.
• Apporter son soutien à l’équipe de l’entrepôt de distribution en cas de listes de distribution manquantes et approbation des couvertures des magazines non obtenues, le cas échéant.
• Travailler avec l’équipe de l’entrepôt de distribution pour déterminer les quantités de document à imprimer.
• Travailler avec le service postal pour s’assurer qu’il dispose de listes de distribution et d’instructions pour la livraison des publications et des campagnes.
• Crée des contrats d’auteur selon les instructions du ou des rédacteurs en chef, et ce, pour toutes les publications.
• Tenir à jour un dossier avec tous les contrats des auteurs.
• S’assurer que les rédacteurs téléchargent les articles finaux dans des dossiers partagés.
• Travailler avec les parties prenantes internes pour effectuer la recherche d’images pour tout le contenu éditorial et les soumettre aux entreprises de conception.
• Coordonner et réviser la traduction des magazines, des publipostages et des encarts selon les besoins.
• Créer du contenu éditorial si nécessaire.
• Mettre à jour et créer du contenu pour les microsites français et anglais qui soutiennent les tactiques de marketing imprimé.

Services aux fournisseurs – Amérique du Nord

• Responsable de la communication et des demandes de publicités et offres auprès des fournisseurs pour toutes les publications et campagnes.
• Créer des formulaires de demandes de produits pour recevoir des produits et/ou des publicités prêtes aux fins de publication.
• Examiner les documents soumis, demander des modifications si nécessaire pour s’assurer que les produits et les publicités répondent aux objectifs fixés. Communiquer avec les fournisseurs sur les changements requis et veiller à ce qu’ils soient effectués.
• S’assurer que les fournisseurs approuvent toutes les publicités et/ou pages de produits finales.
• Envoyer le produit ou les publicités au membre approprié de l’équipe marketing pour approbation finale et téléverser sur la plateforme appropriée.
• Gérer la traduction des documents soumis et obtenir les approbations nécessaires.
• Traiter toutes les factures des fournisseurs. Obtenir les approbations nécessaires. Faire un suivi des factures pour assurer l’exactitude du rapport sur les dépenses réelles.

Tâches administratives

• Obtenir les renseignements finaux sur l’envoi du courrier auprès du service postal pour la facturation.
• Obtenir des informations de personnalisation auprès du concepteur; facturer le membre.
• Recevoir et préparer les factures des fournisseurs.
• Saisir les renseignements dans Concur; s’assurer que les factures sont approuvées et traitées.
• Tenir à jour des fichiers avec des détails de sauvegarde pour chaque facture de fournisseur.
• Fournir aux partenaires fournisseurs des factures de tiers lorsque et si nécessaire.
• Travailler avec les parties prenantes internes pour s’assurer que les dépenses réelles sont exactes et aviser la comptabilité si des changements sont nécessaires.
• Fournir aux département informatique des mises à jour du programme et des plans de marketing pour le portail des membres.
• Veiller à ce que les renseignements sur le portail des membres soient exacts et mis à jour si nécessaire.

Compétences de base :

• Excellent communicateur verbal et écrit en anglais et en français.
• Résolution de problèmes
• Esprit d'équipe
• Capacité à prendre des directives et à travailler avec divers membres de l'équipe.
• Bonne connaissance de Microsoft Office
• Solides compétences en gestion du temps
• Souci du détail
• Multitâche
• Patience et persévérance
• Excellent service à la clientèle dans les relations avec les fournisseurs et les membres.

Déplacement : Un minimum de déplacements est prévu pour ce poste.

Exigences et qualifications :

• Compétences exceptionnelles en matière de communication écrite et orale en anglais et en français
• Connaissance approfondie du secteur du commerce de détail des voyages
• Expérience de base en matière de conception et de production de magazines
• Connaissance pratique des programmes informatiques courants
• Capacité à travailler de manière autonome tout en conservant un esprit d’équipe
• Excellentes compétences en matière d’organisation et de coordination, avec le souci du détail