Chargé(e) de projets événementiels

Montréal
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

Type d’emploi : temps plein, poste permanent

Domaine d’emploi : Événementiel / Communication / Marketing

NOTRE AGENCE

Lulu Événements INC. est une agence événementielle, qui existe depuis 2003. Nos équipes dévouées sont présentes avant, pendant et après les événements pour vous garantir une expérience sur mesure. Notre expérience nous l’a appris : l’événementiel est devenu un outil de communication incontournable pour reconnecter les gens entre eux. Depuis plusieurs mois, nous avons développé une expertise en événements virtuels et hybrides, et avec de nombreux mandats qui s’ajoutent régulièrement, nous sommes maintenant à la recherche d’une perle rare pour compléter notre équipe dynamique !

PROFIL DE LA OU LE FUTUR.E LULU

Nous sommes à la recherche d’un.e chargé.e de projets intéressé.e à œuvrer au sein d’une agence créative qui n’a pas froid aux yeux. La personne recrutée devra démontrer un esprit d’équipe aiguisé et une implication méthodique pour son travail. Plus qu’un profil, nous cherchons la personne organisée et bienveillante, rigoureuse, créative et curieuse qui saura s’inscrire dans l’ADN de Lulu. Vos attentes comptent autant que les nôtres ! Discutons-en !

DESCRIPTION DU POSTE

Relevant de la présidente et du directeur des opérations, la ou le chargé.e de projets appuiera l’équipe dans l’organisation, la logistique et la réalisation des événements virtuels et hybrides, ainsi que dans le déploiement des communications internes et externes de Lulu Événements INC.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Gestion, organisation et coordination des événements en collaboration avec Mirella Di Blasio et Pierre D. Martin

  • Préparation des budgets de production avec la direction et les gérer
  • Création des échéanciers et suivis
  • Création du dossier de production
  • Définir les besoins en personnel, recruter, constituer, former et diriger les équipes de coordination et de production
  • Superviser et encadrer le coordonnateur et les équipes de production et les équipes techniques
  • Négocier les ententes et tarifications avec les intervenants et collaborateurs internes et externes (salles, fournisseurs, imprimeurs, contractuels, etc.)
  • Résoudre tout problème relatif à l’organisation du travail et du personnel en cours de production
  • Bonifier les outils de gestion utilisés à l’interne
  • Être le point de référence pour toutes les équipes de production et faire les suivis nécessaires
  • Superviser les systèmes de montage, de préparation de scènes, d’attribution de sièges, de stationnement, de communication et accomplir d’autres tâches spécifiques en marge d’événements spéciaux
  • Gérer les équipes le Jour J
  • Collaborer étroitement avec l’équipe de communication au profit des communications externes

COMPÉTENCES PRINCIPALES RECHERCHÉES

  • Un MINIMUM de 5 années d’expérience en tant que chargé de projets en événementiel au Québec (idéalement Montréal) dans un milieu d’agence
  • Parfaitement bilingue (à l’oral et à l’écrit)
  • Diplôme d’études universitaire - baccalauréat en marketing, en communication, en administration ou tout autre diplôme pertinent dans le domaine de l’organisation d’événements
  • Examiner des soumissions et négocier des prix
  • Déterminer des besoins en matière de services d’accueil, de signalisation, d’équipements multimédias, d’impression, services techniques, décor, etc.
  • Passer et gérer les contrats s‘y rapportant
  • Établir des échéanciers, fixer des buts et des objectifs
  • Planifier les documents requis et diffuser la documentation avant et après la tenue de l’événement
  • Faire de la recherche et concevoir des concepts avec la Directrice de création
  • Accomplir d’autres tâches de gestion si nécessaire
  • Gestion de la logistique des événements
  • Déterminer les besoins en matière de ressources humaines
  • Autonome avec une capacité de travailler sous pression en équipe avec de courts délais tout en respectant les échéanciers : souci du détail et minutie
  • Excellente connaissance de la suite Office (connaissance approfondie du logiciel EXCEL)
  • Permis de conduire valide (avoir accès à une voiture est un atout)
  • Salaire très concurrentiel avec bonification (selon l’expérience)
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