MANDAT

Sous la responsabilité du Directeur marketing et alliances stratégiques, le Coordonnateur ou la Coordonnatrice a pour missions principales la coordination des activités de billetterie, des ventes de groupe, ainsi que la satisfaction des clients tout au long du cycle de vie des événements.

Il/Elle aura la responsabilité des propriétés de Multicolore et le rayonnement de ses marques (principalement Piknic Électronik et Igloofest) et devra se démarquer par son souci du détail et son organisation hors pair. Il aura à collaborer étroitement avec l’ensemble des départements de l’organisation pour bien accomplir ses différentes missions. En tant qu’ambassadeur de notre organisation, il ou elle agit avec courtoisie, professionnalisme et reflète l’image de marque et les valeurs de Multicolore auprès de notre clientèle.

RESPONSABILITÉS

Gestion des activités de billetterie :

Paramétrer et administrer le système de billetterie informatisé
Être responsable de la programmation des événements dans le système de billetterie
Être le point de contact principal avec le fournisseur de billetterie (Audience View)
Participer aux intégrations de nouvelles technologies
Collaborer étroitement avec les départements de Marketing, Communications, Alliances stratégiques, Programmation, Finances et Opérations afin de s’assurer que toutes les exigences, informations et étapes de déploiement soient remplies
Être responsable de la standardisation, de la production et de l’analyse de rapports pour toutes les activités dans la billetterie de Multicolore et/ou par événement
Évaluer et améliorer les procédures, les outils et les méthodes de travail reliés à la billetterie en veillant à leur bonne compréhension et application
Préparer, en collaboration avec le Directeur des opérations, les opérations terrain de billetterie et de service à la clientèle
Collaborer avec le Directeur marketing et alliances stratégiques dans l’établissement de la stratégie de mise en marché et les opérations de la billetterie en événement
Assurer, en collaboration avec l’équipe Finances, la conciliation des montants des ventes de billets avec les plateformes et de l’exhaustivité chiffres communiqués à la direction

Gestion du service à la clientèle et des ventes de groupe :

Coordonner les ventes de groupe pour nos propriétés (Piknic Électronik et Igloofest), être le point de contact principal pour les demandes de groupes et assurer le suivi avec les services connexes
Assurer la responsabilité et l’exécution des opérations quotidiennes du service à la clientèle (réponses aux courriels, aux plaintes, et aux appels téléphoniques, etc.)
Produire un rapport hebdomadaire à la direction marketing détaillant le nombre de courriels, appels téléphoniques ou autres médias utilisés par la clientèle pour nous rejoindre et exposer leur problème, incluant une description concise du motif de la communication et de l’événement concerné
Être force de proposition, ajuster et s’assurer de la standardisation et de l’exécution des procédures de service à la clientèle, de la billetterie et de l’accueil des clients sur les sites des événements
Produire une analyse biannuelle du roulement du service à la clientèle incluant une évaluation des ressources, de la productivité et des ratios entre le nombre de communications reçues vs les solutions et réponses apportées à la clientèle
Mettre à jour les guides de réponse et lignes de communication du service à la clientèle sur une base récurrente

Suivi et analyse des résultats et opérations :

Suivre et mettre à jour un tableau de bord analytique par événement incluant les tendances de ventes et prévisions, type de clientèle, réseaux de distribution, etc.)
Collaborer à la détermination des stratégies des ventes, de la mise en marché et du service à la clientèle pour optimiser les revenus
Garder une veille et faire des recommandations sur les différents systèmes existants sur le marché

QUALIFICATIONS

Aptitudes supérieures en rédaction et expérience en service à la clientèle
Bilinguisme : excellentes capacités en communication écrite et orale tant en français qu’en anglais
Expérience avec des systèmes de billetterie, Audience View Unlimited (un atout)
Expérience en événementiel (un atout)
Capacité à gérer les priorités et les urgences
Sens de l’initiative, débrouillardise, jugement, rigueur et autonomie