Chargé(e) de projet, logistique et service commandite

Montréal

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre rigueur, votre grand souci du détail et votre proactivité, vous avez une vision axée sur les résultats ? Nous souhaitons vous rencontrer !

Relevant du Chef logistique et en travaillant de pair avec les différents membres des équipes des événements Les Affaires et de Contech bâtiment, vos principales responsabilités consisteront à coordonner la préparation et la livraison des conférences, des webinaires et des formations les affaires sous votre responsabilité conformément aux processus et aux standards de qualités établis.

Il est à noter que les responsabilités tiennent compte de la réalité actuelle. Les responsabilités pourraient être sujet à changements en fonction de la tenue des événements en mode virtuel ou présentiel.

Principales responsabilités :

Conférences (présentiel et/ou virtuel)

  • Organiser et planifier le logistique des conférences les affaires
  • Coordonner l’activation des commandites relié aux événements sous sa responsabilité;
  • Coordonner la production de visuels pour l’événement avec la graphiste
  • Concevoir un déroulement détaillé pour la conférence;
  • Coordonner les suivis pour la conception de matériel (PPT, textes, photos, publicités, etc) par les différents intervenants (commanditaires, conférenciers, marketing, graphiste) et en assurer la réception dans les temps requis et selon les critères exigés;
  • Planifier et assurer un suivi pour les tests de connectivités avec les conférenciers
  • Communiquer clairement les détails techniques et logistique de l’événement virtuel aux conférenciers via une rencontre préparatoire et par courriel;
  • Conseiller et accompagner les conférenciers dans les processus de qualité et bonnes pratiques à adopter en termes d’événements en ligne et en présentiel;
  • Coordonner les besoins logistiques requis avec les fournisseurs;
  • Assurer un suivi des revenus des événements, coordonner la gestion des dépenses et assurer une veille sur la profitabilité des événements sous sa responsabilité;
  • Assurer un suivi sur les revenus des événements et percevoir les factures des fournisseurs et en faire la codification requise;
  • Assurer un suivi post conférence avec les commanditaires de l’événement
  • Effectuer la réservation de transport, hébergement et autre selon les besoins des événements;
  • Préparer et planifier les plans de salle et les déroulements des conférences;

Webinaires commandités

  • Percevoir les contrats confirmés par le département des ventes et en assurer le suivi et les livrables
  • Communiquer avec les commanditaires et assurer un suivi sur la réception du matériel dans les délais requis
  • Assurer un suivi avec le gestionnaire de contenu et l’équipe marketing
  • Coordonner le déroulement de l’événement et les détails techniques avec le fournisseur de webdiffusion
  • Coordonner une répétition technique avec le commanditaire et les conférenciers
  • Assister le commandite le jour du webinaire dans la plateforme.
  • Assurer un suivi post webinaire avec le commanditaire

Formations en ligne

  • Coordonner la logistique des formations en ligne les affaires et Contech Bâtiment sous votre responsabilité
  • Assister le formateur tout au long de sa formation et agir à titre de soutien technique et logistique
  • Communiquer les détails techniques et livrables aux formateurs et en percevoir le matériel requis
  • Travailler en collaboration avec les différentes équipes internes
  • Former les formateurs sur l’utilisation de la plateforme virtuelle
  • Programmer l’événement virtuel dans la plateforme, ajouter le contenu du formateur dans la plateforme
  • Envoyer les invitations à la formation aux participants via la plateforme de formations en ligne
  • Toute autres taches connexes

Pour remplir ces fonctions vous devez :

  • Avoir une formation en organisation d’événements
  • Avoir un minimum de 3 ans d’expérience en coordination d’événements;
  • Avoir de l’expérience en gestion de commandite;
  • Avoir le souci du détail, être extrêmement bien organisé, structuré et rigoureux ;
  • Être axé sur les résultats et être capable de gérer plusieurs projets simultanément selon les échéanciers serrés;
  • Être en mesure de communiquer aisément en anglais (écrit et parlé)
  • Être proactif dans l’accomplissement du travail ; 
  • Posséder des habiletés à établir de bonnes relations avec les clients et les fournisseurs ;
  • Maîtriser les logiciels Outlook, Suite office, Shopify, Basecamp
  • Un atout : avoir de l’expérience en organisation d’événements virtuels
  • Un atout : avoir une bonne connaissance des salles et hôtels du centre-ville de Montréal

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