*Poste temporaire d'une durée approximative de 12 mois.
Description de la fonction
Le département de la production est à la recherche d'un.e chargé.e de projet pour l'entreprise Matane, une divison de Multicolore. Le ou la titulaire du poste a pour mandat de veiller au soutien des membres de l'équipe de production sur les projets locaux et internationaux.
Objectifs et résultats attendus
Jonglant entre la planification et la réalisation de projets, les coordonnateurs.trices de production accompagnent les producteurs.trices pour assurer le bon déroulement des différentes étapes d’un projet.
En tant que coordonnateur.trice de projets, tu auras comme mandat principal d’offrir un soutien aux producteurs.trices et aux producteurs.rices délégués.es ainsi qu’à toute l’équipe du projet en effectuant les suivis des projets de la conception à l’opération, incluant les tâches administratives, la logistique, la documentation, la communication, etc.
Description des Services et Spécifications
Sous les directives de la directrice développement de projets:
- Coordonner et gérer de façons efficaces les projets attitrés, en collaboration avec le producteur et le directeur de production;
- Échéancier, selon le projet : Mise à jour et/ou définition des grandes étapes de la production et des livrables;
- Budget : élaboration et/ou révision et/ou programmation avec les GL de la compagnie, ventilation des dépenses, suivi des couts par projet, etc.;
- Coordination avec Payables & Recevables (gestion et approbation des PO, rapport de comptabilité aux trimestres et à la fermeture de projet, préparation des factures client, etc);
- Selon le projet, préparation et mise à jour des organigrammes de projet;
- Selon le projet et sous la supervision du VP production, préparation des offres, des contrats et des NDA;
- Coordonner et faciliter la communication entre les parties prenantes d’un projet (production, technique, créatif, client) par l’organisation de rencontres, la prise de note et la gestion de l’information;
- Toutes tâches de coordination relatives aux projets (gestion d’approvisionnement / petit caisse, obtention de permis, visa, T&L, assurance, recherche de salle et de fournisseur, photo, etc.);
- Participer à la recherche de solutions en cas de problèmes;
- Assurer l’archivage relié aux divers projets (courriel, Dropbox);
- Effectuer toutes autres responsabilités et/ou tâches reliées à ce poste.
Attente du poste et qualité requises
- Minimum 5 ans d’expérience dans un poste de coordination et/ou gestion de projet;
- Solides compétences de communications interpersonnelles, tant orales qu’écrites;
- Maitrise des logiciels MS Office (Word, Excel, Outlook, etc.) et Google (courriel, calendrier, stockage de données, etc.);
- Bilinguisme, français et anglais, parlé et écrit, requis;
Qualités requises
- Grandes aptitudes de communications;
- Faire preuve d’un grand sens de l’organisation;
- Capacité de travailler sous pression, sur plusieurs projets en simultané;
- Autonomie, capacité à gérer et prioriser les projets;
- Attitude proactive et collaborative essentielle;
- Grande capacité d’écoute et possédant un esprit de synthèse;
- Capable d’adaptation en situation de travail ainsi que de saisir et appliquer de nouvelles idées;
Conditions de travail spécifiques
Horaire de travail flexible; disponibilité requise en dehors des heures normales de travail.
