Executive Associate / Adjoint(e) exécutif(ive)

Montréal

Executive Associate

Headquartered in Montreal, the McConnell Foundation is a private Canadian foundation that strives for a resilient, inclusive and sustainable society that can successfully address its complex challenges.

The successful candidate will join a dynamic team that supports diverse and innovative approaches to address climate change, reconciliation and community resilience. We do so through funding and investment partnerships, strengthening capabilities, convening, and collaborating with the public, private and non-profit sectors.

Location: Montreal, Canada. (Remote work is in effect while COVID-19 restrictions apply.) To apply, you must reside in Canada.

Employment type: Full-time

Reporting to: President and Chief Executive Officer (CEO)

Position Summary

Reporting to the President and CEO, the person occupying this function will take on all responsibilities that relate to support of the CEO and Chief Program Officer (CPO). They will provide follow up and administrative assistance on specific files as well as the internal coordination of files involving the CEO and CPO.

They will organize, coordinate, attend and contribute to meetings of certain internal committees to acquire a comprehensive vision and knowledge of the Foundation needed for the execution of the function.

Main responsibilities:
They will propose and actively participate in the development of a variety of tools for use by the CEO, the CPO and the senior leadership team, as well as for the purpose of special projects, which they may help move forward, coordinate or take charge of, as needed. They will collaborate with all Foundation teams and serve as a preferred point of contact for the CEO. They may also be called upon to carry out a variety of research, communication or coordination tasks for the CEO and the CPO.

Overall allocation of duties (% target)

- Support - 70%

- Collaboration, special projects and other tasks - 20%

- Communications - 10%

Support (70%)

  • Carries out general secretarial and communications work for the CEO and CPO; recommends and prepares communications to be issued by the CEO and CPO; creates presentations, drafts email, letters, notes, speeches etc.
  • Keeps the President and CEO’s and CPO’s agendas updated.
  • Proposes, enhances and creates various tools that will support the work of the CEO, or of certain internal committees or for the carrying out of special projects (grids, diagrams, organization charts, presentations, etc.).
  • Is responsible for the gathering, compilation and dissemination of a variety of types of information relative to key files for the purposes of meetings.
  • Assists in organizing meetings and retreats that bring together the senior leadership team or all Foundation staff.
  • Organizes, independently or along with the Executive Secretary, calls, and attends if necessary, specified meetings of the Board of Directors.
  • Organizes travel, when done jointly, of the senior leadership team for Foundation conferences (follow-up on registration, airplane tickets, hotel).
  • Is responsible for logistical and organizational support for meetings. Supports the conducting of meetings involving the CEO, the CPO and external stakeholders. Completes registrations for conventions, conferences, colloquia, etc.
  • Reads incoming mail, keeps a note of the actions to be taken, and ensures that urgent and/or important correspondence is attended to by the President and CEO, or by other relevant individuals; answers routine correspondence.
  • Carries out, with the Executive Secretary, the necessary follow-up on files deemed to be of priority in the absence of the President and Chief Executive Officer.
  • Arranges for the President and CEO’s approval for all documents, including contracts, cheques, electronic transactions, investments, contributions to partners, as per the Delegation of Authority policy.
  • Receives invoices and transmits them to Finance. Verifies that the right account numbers are utilized.
  • Prepares the President and CEO’s and CPO’s expense reports.

Collaboration, Special Projects and other tasks (20%)

  • Supports the CEO and the CPO in the preparation of presentations and speeches for a variety of events or conferences.
  • Carries out research, analysis or benchmarking according to the needs of the CEO and CPO for special projects, events or conferences.
  • Ensures communication among all internal and external stakeholders in the collection and verification of information with regards to policies, manuals and special projects; monitors and ensures progress of files.
  • Prepares and revises various documents necessary to the effective operation of the Foundation, or relating to current special projects.
  • Consults, and carries out research, analysis and benchmarking according to the needs of the CEO or senior management for special projects.
  • Coordinates various projects as requested by the CEO; ensures their progress and realization.

Communications (10%)

  • Ensures communication between the CEO and internal and external stakeholders.
  • Works closely with the communications team on the planning and review of communications aimed at an internal audience.
  • Works closely with the communications team on the planning and review of certain external communications (reports, documents, etc.).
  • Writes, reviews, edits, translates or corrects documents as needed.

Temporarily carries out the duties of a related position when required.

The above list of roles and responsibilities is a summary for the purposes of illustration. It is not a complete and exhaustive list of the roles and responsibilities that may be carried out by the holder of this position. However, roles and responsibilities not included here shall not be taken into account in performance evaluation for this position.

Skills and Attributes:

  • Excellent grasp of English and French grammar
  • Ability to write and translate general correspondence
  • Excellent knowledge of the Foundation’s office tools (Office 365), and strong ability to learn new software.
  • Ability to communicate with tact, care and politeness
  • Excellent judgment and ability to work in a team
  • Ability to have a complete vision and understanding of the organization
  • Discretion, respect for confidentiality and impeccable professional ethics
  • Rigour and strong organizational skills

Relevant Experience:

  • DEC in office administration, or equivalent
  • Three (3) years in a similar position

Application Deadline: August 30, 2021

Start date: As soon as possible or upon availability of the selected candidate.

To apply, please send resume and cover letter to this link for the indeed posting: indeed.ca

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Adjointe exécutive ou adjoint exécutif

Ayant son siège social à Montréal, la Fondation McConnell est une fondation canadienne privée qui aspire à créer une société plus résiliente, inclusive et durable, en mesure de surmonter ses enjeux complexes.

La candidate retenue ou le candidat retenu se joindra à une équipe dynamique qui soutient des approches diverses et innovantes en matière de résilience des communautés, de réconciliation et de changements climatiques. Nous utilisons plusieurs moyens pour y arriver : les contributions financières et l'investissement, le renforcement des capacités, la concertation et la collaboration avec les secteurs public, privé et non lucratif.

Lieu de travail : Montréal, Canada (En télétravail tant que les restrictions de la COVID-19 seront en vigueur.) Vous devez résider au Canada pour postuler à cette offre.

Type d'emploi : Temps plein

Superviseure : Présidente-directrice générale

Relevant de la présidente-directrice générale, la personne qui occupe ce poste assume des tâches d’appui à la direction générale et à la direction des programmes. À ce titre, elle assure le suivi et une assistance dans certains dossiers spécifiques, et coordonne des dossiers internes impliquant la direction générale et la direction des programmes.

Sommaire des fonctions :
Elle organise, coordonne et apporte son appui pour les rencontres de certains comités internes afin d’avoir une vision et une compréhension complètes de la Fondation et ainsi réaliser son travail.

Elle propose et participe activement à l’élaboration de divers outils pour la direction générale et la direction des programmes, et dans le cadre de projets spéciaux, qu’elle peut également accompagner, coordonner et prendre en main, selon les besoins. Elle collabore avec toutes les équipes de la Fondation et est l’un des points de contact privilégiés pour la direction générale. Elle peut aussi effectuer divers travaux de recherche, de communication ou de coordination pour le bureau de la direction générale et la direction des programmes.

Répartition des responsabilités (%cible)

- Soutien - 70 %

- Accompagnement, projets spéciaux et autres tâches - 20 %

- Communications - 10 %

Soutien (70 %)

  • Effectue le travail général de communication de la direction générale et de la direction des programmes; propose et prépare les communications émanant de la direction générale et de la direction des programmes, crée des présentations, compose des courriels, des lettres, des notes, des allocutions, etc.
  • Veille à la prise de rendez-vous et la gestion de l’agenda de la direction générale et de la direction des programmes.
  • Suggère, bonifie et crée divers outils afin d’appuyer le travail de la direction générale, de certains comités internes ou des projets spéciaux (grilles, schémas, organigrammes, présentations, etc.).
  • Assure la cueillette, la compilation et la transmission de diverses informations concernant des dossiers d’importance pour la tenue de réunions ou de rencontres.
  • Aide à organiser des réunions qui rassemblent tout le personnel de la Fondation, ou des réunions de l'équipe de direction, y compris des retraites.
  • Directement ou en collaboration avec la secrétaire exécutive, organise, convoque et assiste, lorsque requis, à certaines réunions liées au Conseil d’administration.
  • Organise les déplacements, lorsqu'ils sont effectués conjointement, de l'équipe de direction pour les conférences de la Fondation (suivi des inscriptions, billets d’avion, hôtel).
  • Assure un soutien logistique, organisationnel et d’animation lors de la tenue de réunions impliquant la direction générale, la direction des programmes et des intervenants externes et veille aux inscriptions lors de la tenue de réunions, congrès, colloques, etc.
  • Prend connaissance du courrier, tient un registre contrôle des actions à prendre et assure un suivi auprès de la présidente-directrice générale, ou des personnes pertinentes, concernant la correspondance urgente et/ou importante; répond à la correspondance de routine.
  • En l’absence de la présidente-directrice générale, effectue avec la secrétaire exécutive les suivis nécessaires concernant des dossiers jugés prioritaires.
  • Organise l’approbation de la direction générale pour tous les documents spécifiés par la politique de délégation de pouvoirs, comprenant les contrats, chèques, transactions électroniques, investissements, apports à des partenaires, etc.
  • Reçoit les factures et les transmet aux services financiers. Vérifie que les numéros de compte requis sont utilisés.
  • Prépare les comptes de dépenses de la présidente-directrice générale et la cheffe des programmes.

Accompagnement, projets spéciaux et autres tâches (20 %)

  • Soutient la direction générale et la direction des programmes dans la préparation de présentations et d’allocution liées à divers événements et conférences.
  • Effectue des recherches, des analyses et des comparatifs en lien avec des demandes de la direction générale ou de la direction des programmes pour des projets spéciaux, des événements ou des conférences.
  • Assure le relais avec divers intervenants internes et externes en lien avec des projets spéciaux afin de rassembler et vérifier de l’information; s’assure des suivis et de l’avancement des dossiers.
  • Prépare et révise divers documents en lien avec le bon fonctionnement ou les projets spéciaux en cours.
  • Consulte, effectue des recherches, des analyses et des comparatifs en lien avec des demandes de la direction générale pour des projets spéciaux en cours.
  • Assure le relais avec divers intervenants internes en lien avec les politiques, guides et projets spéciaux en cours afin de rassembler et vérifier de l’information; s’assure des suivis et de l’avancement des dossiers, etc.
  • Coordonne divers projets à la demande de la direction générale afin de voir à leur avancement et leur réalisation.

Communications (10 %)

  • Assure la communication de la direction générale auprès des différents services de l’organisation ainsi qu’avec l’externe.
  • Travaille en étroite collaboration avec l’équipe des communications pour la planification et la révision de certaines communications destinées à l’interne.
  • Travaille en étroite collaboration avec l’équipe des communications pour la planification et la révision de certaines communications publiques (rapports, documents, etc.).
  • Effectue au besoin de la rédaction, de la relecture, de la révision, de la traduction et de la correction de documents.

Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe, lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par le titulaire de ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur l’évaluation de l’emploi.

Compétences et qualités :

  • Excellente connaissance de la grammaire anglaise et française
  • Capacité de rédaction et de traduction de la correspondance générale
  • Excellente connaissance des outils bureautiques de la Fondation, d’outils de télétravail (suite Office 365) et bonnes aptitudes d’apprentissage pour d’autres logiciels.
  • Capacité de communiquer avec tact, bienveillance et courtoisie
  • Excellent jugement et capacité de travailler en équipe
  • Capacité d’avoir une vision et une compréhension complète de l’organisation
  • Discrétion, confidentialité et éthique professionnelle exemplaire
  • Rigueur et sens de l’organisation

Expérience pertinente :

  • Diplôme d’études collégiales en technique de bureau ou équivalent
  • Trois (3) ans dans un travail similaire.

Date limite de dépôt des candidatures : 30 août 2021

Date de début : Dès que possible ou selon la disponibilité du candidat choisi.

Pour postuler, faire parvenir votre résumé et une lettre de motivation au lien suivant indeed.ca

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