Adjoint(e) administratif(ve) aux vice-présidences Ventes- congrès & finances

Montréal

Fonction principale

Ce poste est principalement dédié à la vice-présidence des Ventes et Congrès (80% du temps), et sera en support à la vice-présidence des Finances (20% du temps).

Vous assisterez de façon proactive et rigoureuse vos gestionnaires dans toutes leurs tâches. Véritable pivot dans les département ou vous rendrez vos services, vous assurerez un suivi des dossiers et ferez le lien dans vos équipes avec les autres services de l’organisation.

Responsabilités et Taches

  • Offrir le soutien nécessaire aux vice-présidences dans la réalisation de leurs tâches administratives générales et leur support quotidien ;
  • Gérer et coordonner l’agenda, le suivi des courriels et les appels ;
  • Assurer le traitement des comptes de dépenses pour les VP ;
  • Préparer et coordonner les réunions d’équipe, ainsi que les rencontres avec des partenaires et différentes parties prenantes, dont le Conseil d’administration et ses sous-comités ;
  • Assister aux réunions, rédiger les comptes rendus et documents nécessaires pour en assurer l’efficacité des suivis ;
  • Mettre en forme et réviser les présentations, tableaux et autres documents;
  • Tenir à jour les informations et les outils de l’équipe des Ventes et congrès, ainsi que ceux des Finances, disponibles dans l’intranet ;
  • Effectuer les arrangements nécessaires aux déplacements d’affaires;
  • Fournir un service à la clientèle interne et externe de qualité à l’image de l’organisation;
  • Coordonner la mise en place et le suivi de certains outils pour faciliter la gestion du département des Ventes et congrès et des Finances (calendrier de vacances, statut de projets, etc.) ;
  • Assurer une confidentialité sans faille dans le traitement des dossiers des vice-présidences;
  • Assurer occasionnellement la coordination de certains projets spéciaux ;
  • Apporter un support ponctuel pour l’accueil de visiteurs ou la réception de livraisons ;
  • Coordonner l’accueil des nouveaux employés et la formation dans chacune des vice-présidences ;
  • Préparer les comptes-rendus des réunions et comités de gestion ;
  • Préparer, monter et finaliser diverses présentations Power Point.

Exigences académiques et expérience

  • Diplôme d'études en techniques de bureautique, administration, secrétariat ou domaine connexe ;
  • Cinq ans d’expérience dans une fonction similaire ;
  • Expérience dans un poste d'assistant(e) au niveau de la haute direction, un atout ;
  • Expérience dans l’industrie touristique, un atout.

Compétences et Habiletés

  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit ;
  • Excellente maîtrise de la suite Office ;
  • Forte proactivité et esprit d’initiative ;
  • Excellentes habiletés interpersonnelles ;
  • Autonomie, rigueur et très grand souci du détail ;
  • Capacité à gérer son temps et à adapter ses priorités dans un contexte changeant rapidement ;
  • Grande capacité d’adaptation ;
  • Démontrer un fort esprit d’équipe ;
  • Professionnalisme, sens des responsabilités et discrétion ;
  • Capacité d'analyse, de contrôle et de suivi efficace.

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