Emploi temporaire, temps plein

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

La Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés a pour mission de mobiliser et de solliciter les diverses communautés proches de HEC Montréal, que ce soient les étudiants, les diplômés, le personnel, les amis, les organisations et les entreprises de manière à permettre à l’École de répondre à ses besoins et ses priorités.

Sommaire de la fonction

Le conseiller ou la conseillère – dons annuels coordonne l’ensemble des activités de sollicitation de masse de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés. En collaboration avec son supérieur immédiat, cette personne détermine les objectifs, développe et met en œuvre les stratégies de sollicitation de masse dans le but d’atteindre les objectifs fixés. Elle effectue la segmentation, des analyses et produit des rapports permettant de réaliser les objectifs. Elle se dote d’une équipe compétente (étudiants au télémarketing), coordonne leurs activités, leur assigne des objectifs et s’assure de leur réalisation. De plus, elle veille à la qualité du travail effectué et au respect des échéanciers établis. Finalement, elle doit être à l’affût des nouvelles technologies et être en mesure d’optimiser l’utilisation des médias sociaux dans un contexte de sollicitation de masse.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Segmentation, analyse et stratégies de la sollicitation de masse (40%)

À l’aide des orientations données par son supérieur immédiat, élabore, développe et met en œuvre le plan d’action, ses objectifs et ses indicateurs de performance pour le volet sollicitation de masse:
Effectue des analyses et produit des rapports à partir, notamment, de la base de données de la Fondation afin de développer des stratégies de sollicitation de masse;
Quantifie les objectifs des campagnes de sollicitation de masse en fonction des orientations stratégiques établies par son supérieur immédiat;
Utilise la base de données pour effectuer de la segmentation et ainsi identifie les clientèles potentielles les plus porteuses pour ensuite déterminer les stratégies et les actions à mettre en œuvre;
Collabore activement avec l’équipe des communications de la Fondation afin d’optimiser les campagnes sur les médias sociaux;
Effectue une veille des meilleures pratiques en sollicitation de masse afin d’identifier des manières originales et innovantes de solliciter les groupes cibles;
Identifie et met en place des mécanismes de contrôle et d’évaluation des résultats : tableaux de bord, indicateurs de performance, tests de contrôle;
Participe à l’identification des éléments de reconnaissance aux donateurs en sollicitation de masse et s’assure de leur cohérence avec la responsable des événements de la Fondation.
Développe, planifie et met en œuvre des stratégies de sollicitation de masse appropriées (incluant tous les canaux soit : médias sociaux, courriels, publipostage et télémarketing) afin de convaincre les donateurs de soutenir financièrement les activités de HEC Montréal et de les fidéliser.
Procède à une analyse régulière des résultats et des écarts entre les objectifs visés et les résultats atteints, puis recommande à son supérieur immédiat des mesures correctives appropriées et assure la mise en œuvre des solutions retenues afin d’optimiser les résultats.

Opérations - campagnes de sollicitation de masse (30%)

Effectue le recrutement, la sélection, l’encadrement, l’appréciation du rendement et l’identification des besoins de formation du personnel temporaire qui effectue le travail de sollicitation de masse.
En fonction des priorités établies, planifie, distribue et coordonne le travail du personnel sous sa responsabilité. Veille à ce que les échéanciers établis soient respectés.
Veille à communiquer les orientations établies, les objectifs poursuivis et les résultats à atteindre pour son secteur d’activités, notamment en fournissant de l’information stratégique sur les différents segments retrouvés dans la base de données.
Assigne des objectifs aux membres de l’équipe et s’assure de leur réalisation. À cet effet, leur fournit l’appui et le support technique nécessaire à l’accomplissement de leurs tâches. Planifie, développe et met en œuvre le programme de formation à l’intention du personnel.
Élabore, rédige et tient à jour différents scénarios d’appels téléphoniques et d’argumentaires appropriés pour chaque groupe de donateurs potentiels. S’assure de la qualité des appels effectués.
S’assure de l’identification des besoins en matériel pour la sollicitation de masse.
Coordonne la gestion des opérations de gravure de dalles notamment en faisant le lien avec le fournisseur externe.
Encadre la mise en place du processus de remerciements des donateurs.

Traitement des données (20 %)

Collabore à recueillir les informations découlant des activités de sollicitation de masse afin que la saisie, l’importation, la codification et le traitement des données du système de collecte de fonds soient effectués.
Évalue les procédures actuelles et étudie les fonctionnalités non exploitées du système afin d’identifier des améliorations à apporter notamment aux méthodes de travail ou des travaux de recherche de coordonnées à effectuer.
Coordonne le traitement informatique des dossiers des personnes sollicitées par les membres de son équipe dans le respect des procédures et des règles établies. S’assure de la conformité et de la qualité des données pour fins de traitement ainsi que de l’exactitude des informations transmises.
Lorsque requis, peut collaborer à la structure et au développement du système de collecte de données en lien avec la sollicitation de masse.

Administration (10%)

Rédige et/ou collabore à la rédaction des différents documents acheminés aux donateurs notamment : textes, publications, rapports d’activités, procédures et formulaires relatifs à la sollicitation, à la relance, aux remerciements, etc.
En validant auprès de son supérieur immédiat, suggère, met à jour et documente les politiques, les règles, les méthodes et les processus de travail relatifs à ses tâches; identifie les améliorations à apporter, les rend disponibles aux personnes concernées et veille à leur application.
Veille à l’organisation matérielle nécessaire aux différents envois postaux et aux retours du courrier suivant les campagnes.
Participe au développement et à la diffusion de l’information relative à la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés sur le site Web de l’École.
Développe et entretient des relations avec les différents services de HEC Montréal afin d’établir des liens dans le cadre des campagnes de sollicitation et des événements locaux de la Fondation.
Effectue une veille des pratiques et des développements relatifs à son secteur d’activités.
Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

Baccalauréat en administration des affaires, option marketing ou dans toute autre discipline jugée pertinente.
Minimum de deux années d’expérience de travail pertinente, incluant la coordination de travail d’une équipe.
Excellente connaissance de la langue française parlée et écrite
Très bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
Très bonne connaissance des médias sociaux et des pratiques spécifiques à ces médias
Très bonne connaissance des environnements technologiques et des logiciels d’usage courant
Très bonne connaissance des CRM ou autres bases de données (CampusCall, Raiser’s Edge un atout)
Connaissance des nouvelles technologies s’appliquant à la sollicitation de masse
Habiletés dans la coordination d’équipes de travail
Habiletés dans les relations interpersonnelles
Habiletés dans les communications orales et écrites
Capacité de travailler sous pression
Esprit d’analyse, sens de l’organisation et de la planification
Disponibilité pour effectuer du travail à l'extérieur de l'horaire régulier
Connaissance dans les domaines de la communication et de la collecte de fonds (atout)

Avantages

Échelle salariale de 54 959 $ à 85 446 $, selon les années d'expérience pertinente
15 jours fériés
Horaire compressé et réduit durant la période estivale
Programme d’assurance collective