Chargé(e) d'administration de projets

Montréal

Bravo Musique recherche un.e Chargé.e d'administration de projets afin de compléter son équipe! 

Sommaire des fonctions

Sous le directeur des finances et en collaboration avec la comptable sénior, la personne au poste de chargé.e d’administration de projets assure la réalisation des tâches du volet administratif de la mise en marché des projets. Plus spécifiquement, cette personne coordonne les demandes de subventions et leur parachèvement, réalise les budgets globaux des projets et suit leur évolution en cours de projet, gère les demandes de crédits d’impôts, prend en charge les redditions de compte pour les artistes, et plus encore.

Tâches et responsabilités

Budgétisation

  • Effectuer les mensualisations du budget global du projet en collaboration avec les équipes marketing / projets ;
  • Assurer les réestimés des budgets ;
  • Prendre en charge le montage des comptes d'exploitation en collaboration avec la Directrice - disques et mise en marché ;
  • Assurer la mise à jour des tableaux de bords mensuels des projets ;
  • Déterminer des objectifs en collaboration avec la Directrice - disques et mise en marché et préparer des rapports et recommandations en fonction de ceux-ci.

Financement de projets

  • Coordonner et déposer les demandes de financement pour les artistes (FACTOR, Radiostar, Musicaction, SODEC)  jusqu’à la demande de parachèvement en s’assurant d’aller recueillir les informations nécessaires auprès des différents départements ;
  • Préparer et déposer les dossiers de crédits d’impôt pour les vidéoclips, les enregistrement sonores et la production de spectacles;  
  • Faire le suivi mensuel des dépenses admissibles dans les différentes subventions ;
  • Apporter des recommandations sur l’optimisation des budgets / dépenses en fonction des programmes de subventions ;
  • Prendre connaissance des subventions globales de l’entreprise afin de les appliquer dans les projets ; 
  • Rester à l'affût des nouveaux programmes de financement et leur application.

Comptabilité

  • Émettre des bons de commande à destination des équipes marketing / projets ;
  • S’assurer de la réception et de la comptabilisation des factures des projets ;
  • Effectuer une validation mensuelle pour confirmer si les factures d’achat correspondant au purchase order (PO) ont bien été reçues ;
  • Communiquer à la comptabilité des écritures de fin de mois concernant le projet (charges à payer et produit de subventions à recevoir selon la consommation des subventions dans les projets) ;
  • Prendre en charge la création des articles dans le système comptable et s’assurer ponctuellement qu’il y a concordance avec l’inventaire rendu disponible en ligne ; 
  • Assurer un suivi des stocks et les demandes de réimpression si besoin.

Reddition de comptes 

  • Préparer les redditions des comptes des artistes actifs pour les activités de disques et spectacles ;
  • Être le point de contact administratif de l’artiste.

Tâches administratives

  • Prendre connaissance des nouveaux contrats d’enregistrements sonores et de spectacles et en communiquer les informations pertinentes à tous les intervenants concernés ;
  • Préparer les différents contrats et documents pour les fournisseurs (contrat réalisation, déclaration de résidence, etc) ;
  • Enregistrer les informations concernant le projet dans la base de données de l'entreprise et en assurer la mise à jour ;
  • Valider les mises en ligne réalisées par le coordonnateur de projets sur les différentes plateformes de distribution numérique, les sites internes de e-commerce pour s’assurer de la conformité des données;
  • Toutes autres tâches connexes demandées par le.la supérieur.e immédiat.e ou requises par ses fonctions. 

Profil d'exigences

Études et expériences 

  • Diplôme d’étude collégiale (DEC) ou études équivalentes réalisées hors Québec en administration ou autre domaine pertinent ;  
  • Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste en administration ou domaine connexe ;
  • Les exigences en termes d’études peuvent être compensées par davantage d’années d’expérience dans des postes similaires. 

Compétences techniques 

  • Maîtrise de la Suite MS Office (principalement Excel), possède des connaissances de la suite Google (email, drive, etc) et a déjà travaillé avec un logiciel comptable avancé (Sage 50).
  • Possède des connaissances sur l’utilisation d’un ERP (progiciel de gestion intégré) (atout). 
  • Maîtrise le français (parlé et écrit) et à un niveau d’anglais (parlé et écrit) fonctionnel en milieu de travail.
  • A un intérêt pour l’innovation et l’optimisation des processus.
  • Valorise le travail d’équipe et la collaboration, tout en sachant être efficace de manière individuelle.
  • Fait preuve de rigueur, de minutie, de souci du détail, d’analyse et de bon jugement.
  • A un excellent sens de l’organisation et fait preuve d’initiative et de débrouillardise.
  • Connaissance des crédits d'impôts et des subventions culturelles (un atout)

Bravo Musique accorde une grande valeur à la diversité et l’inclusion. Nous encourageons vivement les candidatures de personnes issues de minorités visibles, sexuelles et/ou culturelles. Veuillez nous faire suivre votre CV et lettre de motivation via le formulaire. Prière de nous mentionner vos pronoms de préférence avec votre candidature.

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