Chef de bureau

Montréal
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Le poste  

En tant qu’ambassadeur(rice) des premières impressions, le Chef de bureau est un collaborateur(trice) dynamique, proactif(ve), faisant preuve de professionnalisme et d’un grand souci du détail. Votre dévouement pour le travail bien fait et vos qualités interpersonnelles feront la différence dans la journée des gens !

Le ou la titulaire du poste à Montréal collabore avec différentes équipes dans le but d'offrir une expérience positive autant aux clients, aux partenaires qu’aux employés.

Propulsé par son souci de l’excellence, son sens inné du service à la clientèle, sa rigueur et son efficacité, il ou elle assurera une multitude de tâches variées qui viendront également supporter nos services internes (talent et culture, communication, finance, TI).

Principales missions  

  • Assurer la qualité de vie au bureau (expérience) c’est-à-dire prendre en charge la réception et avoir des oreilles attentives à ce qui se passe
  • Permettre aux autres employés de travailler de façon efficace par la diffusion de l’information au sein de l’entreprise et de la coordination de maintes activités administratives
  • Supporter les différents services internes : talent et culture, communication, finances et TI
  • Assurer un service-client hors pair à tous : clients, partenaires et employés
  • Éteindre des feux, épauler et faire en sorte que les services partagés sont propulsés et ont du succès

Ce que tu apporteras 

  • AEC, DEC ou toute autre combinaison d’études pertinentes
  • Capacité à rédiger (communications, procédures, etc.)
  • Capacité à négocier les fournisseurs et passer des commandes
  • Grande attention à la qualité des documents (mise en page, révision du FR, révision des lettres, etc.) un atout
  • Expérience dans un rôle similaire, un atout
  • Grand niveau de confort avec les nouvelles technologies (atout) et connaissances de MS Office
  • Excellentes capacités orales, rédactionnelles en français
  • Bilinguisme, un atout

 Pour ce faire tu devras

  • Accueillir et diriger les visiteurs et/ou les nouveaux employés
  • Répondre au téléphone, gérer les appels téléphoniques et la boîte vocale de la réception
  • Ouvrir, distribuer et envoyer le courrier par la poste ou messagerie
  • Préparer les étiquettes de documents à transmettre
  • Gérer les fiches Outlook des employés (anniversaires principalement) et des clients et tenir à jour la liste téléphonique des employés
  • Planifier les rencontres pour les formations internes, support au calendrier, aux communications, et confirmation des présences, etc.
  • Veiller à l’aménagement des salles de rencontre et de formation, y compris la commande et le service des repas et des rafraîchissements
  • S’assurer de la propreté des salles de réunion, des coins-cuisine et de la cafétéria en faisant des contrôles ponctuels afin de s’assurer que les espaces sont utilisables en tout temps (faire les communications afin de faire respecter les consignes, au besoin)
  • S’assurer du bon fonctionnement des appareils (lave-vaisselle, réfrigérateurs, micro-ondes, cafetières…)
  • Préparer la salle de téléconférence
  • Assister l’équipe dans la coordination d’événements internes
  • Coordonner la logistique de livraison du matériel informatique
  • Faire les réservations-hôtels et locations auto, train, bus et avion
  • Numériser et relier des documents
  • Gérer le prêt du matériel destiné aux relevés et à la surveillance de chantier et s’assurer de leur bon fonctionnement
  • Commander des fournitures : papeterie, café, lait
  • Suivi de base des comptes à payer avec la comptabilité (état de compte, entrée de données, facturation) au besoin
  • Supporter l’administration des contrats de services (ex. puce d’accès, télécopieurs, entretien de certaines machines telles la machine à café, etc.)
  • Répondre aux demandes des employés en ce qui concerne les fournitures de base en informatique (écran, fils, tapis) et coordonner la logistique associée
  • Optimiser ou mettre sur pied certains processus et procédures simples quant à l’administration du bureau au besoin, avec les parties prenantes concernées
  • Guider et responsabiliser les employés quant à l’application de certains processus et procédures mises en place dans l’organisation du bureau

On te décrit comme quelqu’un 

  • D’autonome 
  • D’énergique 
  • À l’écoute 
  • D’organisé(e) et rigoureux(se)
  • De collaboratif(ve)
  • Qui aime le multitâches
  • Qui a le service-client tatoué sur le cœur

Ce que tu trouveras  

  • Expérimenter un esprit d’équipe dans une firme multidisciplinaire qui améliore la vie des gens, 100% québécoise   
  • Développer des projets utiles dans une entreprise qui encourage la créativité, le plaisir et l‘excellence 
  • Avoir la chance d’évoluer chaque jour sur les plans personnel et professionnel, dans une entreprise à échelle humaine   
  • Être encouragé(e) à libérer sa créativité dans un climat où les idées différentes sont accueillies de manière bienveillante et dans le plaisir
  • Favoriser l’ouverture d’esprit pur questionner les évidences/différences, rencontres après rencontres, projets après projets, lieux après lieux 
  • Profiter de conditions flexibles de formation et de mentorat 
  • Être écouté (e), reconnu (e), encouragé (e) et coaché (e) 
  • Rencontrer des gens sympathiques d’horizons multiples à passions variées, qui deviendront des collègues, des amis, votre équipe  
  • Vivre une vie sociale riche où le plaisir est assurément présent ([email protected], dégustations de vin, pique-niques communautaires, sorties culturelles & sportives, des fêtes de Noël et d’été réunissant les équipes de Montréal et de Québec dans un lieu enchanteur) 
  • Un salaire et des avantages compétitifs (stationnement, ordinateur, allocation cellulaire, transport collectif, REER, paiement des cotisations à un ordre, etc.) 
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