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La partie sérieuse maintenant (pas le choix avec les R.H), c’est long, mais tout est là ! Bonne lecture :

Le (la) titulaire du poste joue un rôle crucial au sein de l'agence et son travail sera segmenté en 2 volets.

Dans un premier temps, le développement des affaires :

Il (elle) appuie l’équipe lors du démarchage de clients, présentations, brainstorming, rédaction, reconduction d’ententes annuelles, etc. Il (elle) effectue un nombre important de tâches de rédaction (Pitchs, ententes, offres, rapports, etc.), est responsable de la recherche de fournisseurs reliée aux offres et de l’aspect administratif de celles-ci (devis, factures, contrats, dépôts, paiements, réservations, etc). La personne choisie sera également responsable de tous les outils utilisés par l’agence (site web, présentations, plateformes de gestion, CRM, etc.).

Dans un deuxième temps, le support aux opérations/chargés de projets :

Il (elle) appuie l’équipe de chargés de projets et le directeur de production dans la livraison des projets en effectuant un nombre important de tâches de coordination liées aux dossiers en cours tel que : Recherche et affectation de personnel événementiel, planification du calendrier des événements, rédaction de rapports, recherches et gestion de fournisseurs divers, coordination d’événements, rédaction de documents divers et voir au bon fonctionnement interne du bureau.

Principales responsabilités-sommaire des tâches

Volet développement des affaires - (60% de la charge de travail)

Responsable de la mise à jour des outils de l’agence : site web, présentations, plateformes de gestion, CRM, ++
Rédaction de projets (pitch)
Aide au budget et idéation
Rédaction et correction de textes, courriels, ententes,
Correction et révision linguistique de documents
Préparation de devis et factures et envoi aux clients
Suivi des comptes payables et recevables
Recherche de fournisseurs, mise à jour et modification de notre liste de fournisseurs

Volet support aux opérations/chargés de projets - (40% de la charge de travail)

Responsable de l’embauche et gestion de personnel événementiel (embauche, suivis, horaire, comptabilité, bottin, rédaction offres d’emploi, etc.).
Collabore à la conception, la rédaction et la livraison de différents projets
Participe à l'élaboration et la gestion des échéanciers et des dossiers de production
Préparation de rapport post campagnes et rapports d’évaluation
Assurer à l’occasion le bon déroulement des campagnes promotionnelles terrain
Effectuer les tâches associées à la réalisation des événements (réponses aux demandes d’information, envois de documents, logistique, facturation, suivi avec les fournisseurs et partenaires, suivi des inscriptions, etc.)
Gestion de partenaires et fournisseurs sur le terrain
Responsable des réservations nécessaires à nos activités (hôtels, camions voitures, autres)
Lors d'évènements: gestion logistique des inscriptions et réponse aux besoins du Directeur général ou chef de projet/production
Responsable des commandes/achats de matériel nécessaire aux différentes promotions ou évènements.
Responsable du bon fonctionnement du bureau (responsable entrepôt, papeterie, bureau, espaces de travail, IT, etc.)
Organisation des activités internes (party de Noël, meeting annuel, etc.)

Habiletés et compétences requises

BAC en marketing, communications ou domaines reliés
Tu es LA meilleure personne pour concevoir des présentations (powerpoint, Indesign, etc.)
Précision et concision sont tes mots préférés (tant en meeting qu’en présentation)
Aptitudes marquées au niveau de l’organisation d’événements
Entregent, agilité, dynamisme, minutie, bon jugement, fiabilité et attentionné
Leadership et capacité relationnelle hors du commun
Expérience dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme rapide
Capacité à respecter les délais serrés
Parfaitement bilingue, en français et en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. D’excellentes aptitudes de rédaction en français sont exigées
Expérience sur le terrain en tant qu’ambassadeur ou chef d’équipe
Capacité à exécuter plusieurs tâches à la fois
Faire preuve d'organisation, d'autonomie et de débrouillardise
Compétences reconnues en gestion du temps (établissement des priorités et respect des délais)
Facilité d'adaptation aux imprévus
Capacité à combiner créativité et gestion
Disponible à travailler un horaire non-standard au besoin (soir et weekend au besoin)
Disponible pour déplacements au besoin
Très bonne maîtrise de la suite Office
Doit posséder une voiture et permis de conduire valide
Connaissance de la suite Adobe Creative (Photoshop, Illustrator, InDesign) un atout

Vous cherchez un environnement dynamique et des projets intéressants à réaliser ? Faites-vite, nous désirons vraiment vous rencontrer !

Faire parvenir votre curriculum vitae et lettre de motivation avant le 9 juillet 2021 via le formulaire.

La liste ci-dessus est représentative du travail à effectuer par le titulaire du poste, sans toutefois être exhaustive. Ainsi, l’omission d’une tâche ou d’une responsabilité ne l’exclut pas nécessairement des fonctions du poste si le travail demandé est similaire ou relié aux tâches et responsabilités inhérentes à ce poste.