Description de la fonction

Le département de la production est à la recherche d'un·e adjoint·e administratif·ve. Le ou la titulaire du poste a pour mandat de veiller au soutien des membres de l'équipe de production sur les projets locaux et internationaux.

Objectifs et résultats attendus

A pour objectifs principaux de supporter l'équipe de production en assurant le bon déroulement des procédures administratives.

Responsabilités et tâches reliées au poste

• Supporte l’équipe de production dans la coordination des projets, notamment :

  • Effectue la prise de notes lors des réunions (procès-verbaux);
  • Crée et gère les contrats des sous-traitants;
  • Mets à jour les modèles de documents utilisés à l'interne;
  • Assiste dans la logistique des déplacements internationaux;
  • Crée des itinéraires de voyage pour les artistes et les employés;
• Gère les communications externes d’ordre administratif en répondant aux demandes générales par téléphone et par courriel;
• Gère les communications internes avec l’équipe des finances et assure le support comptable des projets (saisie des bons de commande, classement des factures, etc.);
• Crée des rapports de comptes de dépenses et effectue le suivi de la petite caisse;
• Assure la gestion du courrier et de messagers;
• Toutes autres tâches administratives relatives au mandat de l'adjointe administratif·ive.

Attente du poste et qualités requises

• 1 à 2 années d'expérience dans un poste similaire;
• Maitrise des logiciels MS Office (Word, Excel, Outlook, etc.) et Google (courriel, calendrier, stockage de données, etc.);
• Aisance avec les outils de présentation de base (Google slide, Power Point, etc.);
• Bilinguisme, français et anglais, parlé et écrit, requis;

Qualités

• Autonomie, capacité à gérer et prioriser les projets;
• Organisation et efficacité;
• Capable de supporter le travail sous pression et les délais courts;
• Créativité dans la recherche de solutions à des problèmes divers;
• Souci du détail.

Conditions de travail spécifiques

• Horaire de travail à temps plein;
• Entrée en poste immédiate. Le contrat prend fin le 31 décembre 2021 (possibilité de renouvellement).

Les dossiers seront traités avec confidentialité. Seules les personnes retenues pour entrevue seront contactées.