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THE UNKNOWN™ est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour se joindre à notre équipe.
À PROPOS DE NOUS
THE UNKNOWN™ est une agence montréalaise qui se spécialise dans le divertissement de marque, ou le " Branded Entertainment". En mariant Marketing et publicité, production de contenu et divertissement, THE UNKNOWN™ offre
à ses clients une réelle alternative avec un service flexible et intégré ainsi qu'une connexion directe avec les différentes audiences d'aujourd'hui et de demain.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Soutien administratif:
- Coordination administrative avec l’équipe de comptabilité “ book keeper et Comptable “
- Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et accueillir les visiteurs.
- Rédaction de correspondances diverses & Infolettre;
- Effectuer diverses tâches administratives tels que la mise en page de documents, la production de listes, etc.
- Préparation et l’envoi de divers documents et correspondances.
- Assurer les suivis et classement des différents dossiers administratifs : comptes de dépenses, Suivi des comptes payable et recevable, gestions des assurances collectives pour employés(e), organisations et gestions des calendriers et réservations.
- Assurer les achats des fournitures de bureau, coordonner l’entretien des lieux de travail, assurer les suivis avec les prestataires de services.
- Assurer la coordination des opérations de recrutement, relations publiques (contrat etc)
- Scan, archivage électronique et classement des relevés, contrats, documents comptables;
- Envoi de fiche technique pour préparation de contrat;
- Toutes autres tâches connexes aux précédentes.
COMPÉTENCES RECHERCHÉES
- Parfaitement bilingue (français et anglais parlé et écrit);
- Détient une formation collégiale ou universitaire en administration, comptabilité, gestion (un atout) ou toute autre combinaison de formation et d’expérience pertinente ;
- 2 à 3 années d’expérience pertinente à titre d’adjoint(e), coordonnateur(trice) administratif(ve) ou dans un poste similaire idéalement dans le domaine de la publicité et la production de contenu.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (PC – Outlook, Word, Excel, etc.); La suite Adobe serait un grand atout.
- Rigueur, minutie et sens du détail, débrouillardise, polyvalence, dynamisme.
CONDITIONS ET ENVIRONNEMENT
- Post permanent avec période de probation
- Temps plein de 37,5 heures par semaine
- Taux horaire : 15 à 21$ de l’heure selon l’expérience
- Plusieurs avantages : Vacances, Avantages sociaux : assurances collectives, flexibilité
- Lieu : 578 De, Courcelle St, Montreal, Quebec H4C 3R1 - présentiel
- Entrée en poste : Dès que possible.
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Administrative Assistant
THE UNKNOWN™ is looking for an Administrative Assistant to join our team.
ABOUT US
THE UNKNOWN™ is a Montreal-based agency that specializes in branded entertainment. By combining marketing and advertising, content production and entertainment, THE UNKNOWN™ offers its clients a real alternative with a flexible and integrated service as well as a direct connection with the different audiences of today and tomorrow.
MAIN RESPONSIBILITIES
- Administrative Support
- Administrative coordination with the accounting team "bookkeeper and Accountant".
- Answer phone calls, emails and greet visitors.
- Drafting of various correspondences & Newsletter;
- Performing various administrative tasks such as formatting documents, producing lists, etc.
- Preparation and sending of various documents and correspondence.
- Ensure the follow-up and filing of various administrative files : expense accounts, follow-up of accounts payable and receivable, management of group insurance for employees, organization and management of calendars and reservations.
- Ensure the purchase of office supplies, coordinate the maintenance of the workplace, ensure follow-ups with service providers.
- Coordinate recruitment, public relations (contracts, etc.)
- Scanning, electronic archiving and filing of statements, contracts, accounting documents;
- Sending technical data sheets for contract preparation;
- All other tasks related to the above.
SKILLS
- Fluently bilingual (French and English spoken and written);
- College or university education in administration, accounting, management (an asset) or any other combination of education and relevant experience;
- 2 to 3 years of relevant experience as an assistant, administrative coordinator or in a similar position, ideally in the field of advertising and content production.
- Proficiency in Microsoft Office (PC - Outlook, Word, Excel, etc.); Adobe Suite would be an asset.
- Rigour, attention to detail, resourcefulness, versatility, dynamism.
CONDITIONS AND ENVIRONMENT
- Permanent position with probation period
- Full time of 37.5 hours per week
- Hourly rate: $15 to $21 per hour depending on experience
- Many advantages: Vacation, Benefits : Group insurance, flexibility
- Location: 578 De, Courcelle St, Montreal, Quebec H4C 3R1 - in person
- Start date: As soon as possible.