Adjoint(e) administratif(ve)

Montréal

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THE UNKNOWN™ est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour se joindre à notre équipe.

À PROPOS DE NOUS

THE UNKNOWN™ est une agence montréalaise qui se spécialise dans le divertissement de marque, ou le " Branded Entertainment". En mariant Marketing et publicité, production de contenu et divertissement, THE UNKNOWN™ offre

à ses clients une réelle alternative avec un service flexible et intégré ainsi qu'une connexion directe avec les différentes audiences d'aujourd'hui et de demain.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Soutien administratif:
  • Coordination administrative avec l’équipe de comptabilité “ book keeper et Comptable “
  • Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et accueillir les visiteurs.
  • Rédaction de correspondances diverses & Infolettre;
  • Effectuer diverses tâches administratives tels que la mise en page de documents, la production de listes, etc.
  • Préparation et l’envoi de divers documents et correspondances.
  • Assurer les suivis et classement des différents dossiers administratifs : comptes de dépenses, Suivi des comptes payable et recevable, gestions des assurances collectives pour employés(e), organisations et gestions des calendriers et réservations.
  • Assurer les achats des fournitures de bureau, coordonner l’entretien des lieux de travail, assurer les suivis avec les prestataires de services.
  • Assurer la coordination des opérations de recrutement, relations publiques (contrat etc)
  • Scan, archivage électronique et classement des relevés, contrats, documents comptables;
  • Envoi de fiche technique pour préparation de contrat;
  • Toutes autres tâches connexes aux précédentes.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

  • Parfaitement bilingue (français et anglais parlé et écrit);
  • Détient une formation collégiale ou universitaire en administration, comptabilité, gestion (un atout) ou toute autre combinaison de formation et d’expérience pertinente ;
  • 2 à 3 années d’expérience pertinente à titre d’adjoint(e), coordonnateur(trice) administratif(ve) ou dans un poste similaire idéalement dans le domaine de la publicité et la production de contenu.
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office (PC – Outlook, Word, Excel, etc.); La suite Adobe serait un grand atout.
  • Rigueur, minutie et sens du détail, débrouillardise, polyvalence, dynamisme.

CONDITIONS ET ENVIRONNEMENT

  • Post permanent avec période de probation
  • Temps plein de 37,5 heures par semaine
  • Taux horaire : 15 à 21$ de l’heure selon l’expérience
  • Plusieurs avantages : Vacances, Avantages sociaux : assurances collectives, flexibilité
  •  Lieu : 578 De, Courcelle St, Montreal, Quebec H4C 3R1 - présentiel
  • Entrée en poste : Dès que possible.

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Administrative Assistant

THE UNKNOWN™ is looking for an Administrative Assistant to join our team.

ABOUT US

THE UNKNOWN™ is a Montreal-based agency that specializes in branded entertainment. By combining marketing and advertising, content production and entertainment, THE UNKNOWN™ offers its clients a real alternative with a flexible and integrated service as well as a direct connection with the different audiences of today and tomorrow.

MAIN RESPONSIBILITIES

  • Administrative Support
  • Administrative coordination with the accounting team "bookkeeper and Accountant".
  • Answer phone calls, emails and greet visitors.
  • Drafting of various correspondences & Newsletter;
  • Performing various administrative tasks such as formatting documents, producing lists, etc.
  • Preparation and sending of various documents and correspondence.
  • Ensure the follow-up and filing of various administrative files : expense accounts, follow-up of accounts payable and receivable, management of group insurance for employees, organization and management of calendars and reservations.
  • Ensure the purchase of office supplies, coordinate the maintenance of the workplace, ensure follow-ups with service providers.
  • Coordinate recruitment, public relations (contracts, etc.)
  • Scanning, electronic archiving and filing of statements, contracts, accounting documents;
  • Sending technical data sheets for contract preparation;
  • All other tasks related to the above.

SKILLS

  • Fluently bilingual (French and English spoken and written);
  • College or university education in administration, accounting, management (an asset) or any other combination of education and relevant experience;
  • 2 to 3 years of relevant experience as an assistant, administrative coordinator or in a similar position, ideally in the field of advertising and content production.
  • Proficiency in Microsoft Office (PC - Outlook, Word, Excel, etc.); Adobe Suite would be an asset.
  • Rigour, attention to detail, resourcefulness, versatility, dynamism. 

CONDITIONS AND ENVIRONMENT

  • Permanent position with probation period
  • Full time of 37.5 hours per week
  • Hourly rate: $15 to $21 per hour depending on experience
  • Many advantages: Vacation, Benefits : Group insurance, flexibility
  • Location: 578 De, Courcelle St, Montreal, Quebec H4C 3R1 - in person
  • Start date: As soon as possible.

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