Un rôle central en arrière-scène ! 

Sur les planches de [co]motion, agitateur de culture, mettez en lumière votre grande habileté à planifier et coordonner des projets, et de multiples responsabilités. 

Notre équipe est à la recherche d’un(e) adjoint(e) à la direction générale et à la programmation pour incarner un rôle aux multiples facettes : assister la directrice générale, coordonner le volet administratif de la programmation et soutenir l’organisation en matière de comptabilité (de base) et d’administration. Un rôle administratif essentiel où la création de connexions avec les membres de l’équipe et les divers partenaires se rencontrent. 

[co]motion en quelques mots 

[co]motion agite la culture à Laval dans l’un ou l’autre des lieux de diffusion d’événements : Salle André-Mathieu, Maison des arts, Annexe3 et Théâtre Marcellin-Champagnat. Autre corde à notre arc, nous veillons à la création et à la production de LVL UP, lab numérique et musique et de la grande fête nationale de Laval au Centre de la nature, en plus de voir à la gestion des opérations de la Maison des arts de Laval. 

Au coeur d’un environnement effervescent, nous sommes stimulés à se réinventer constamment ! Notre équipe se compose bien plus que de quelques personnes apparaissant en avant-scène ; chez [co]motion, nous valorisons tous les rôles qui rendent possible le rayonnement de notre organisation tournée vers l’avenir. Ensemble, « l’impossible devient possible » ! 

Un rôle, de multiples chapeaux 

Voici un survol des diverses sphères du poste. Il ne s’agit que d’un premier tour de piste ; nous veillerons à préciser chacun des volets lors de nos premiers échanges. 

Premier chapeau : assister la directrice générale 

Gérer l’agenda, planifier les rencontres ou les comités, préparer la documentation et l’organisation des espaces de rencontre. Assister la directrice générale dans la planification de la gouvernance, de ses activités et suivis, préparer les rencontres, rédiger les procès-verbaux et tenir à jour le livre des minutes de l’organisation. Assurer le suivi des dossiers et des projets. Prendre en charge les inscriptions pour les activités extérieures. Collaborer à la préparation des demandes de subvention et à la reddition de comptes. Soutenir la gestion des différents contrats et ententes. Voir à la mise à jour et aux classements des dossiers. 

Deuxième chapeau : coordonner le volet administratif de la programmation 

Participer à la gestion du calendrier des spectacles et des événements pour l’ensemble des salles de spectacle. Assurer le lien avec la programmation et les autres services de [co]motion, pour la gestion des échéanciers et des budgets. Suivre, planifier les mises à jour ou les renouvellements des différentes ententes. Participer ou élaborer des budgets et voir à leur suivi pour chaque spectacle. Assister aux rencontres de coordination et faire les suivis nécessaires. Coordonner l’administration des contrats des producteurs pour les spectacles professionnels. Assurer le lien administratif entre les agences ou les producteurs, les programmateurs et le service comptable. Développer et entretenir des relations saines avec les agents et producteurs. 

Troisième chapeau : soutenir la comptabilité et l’administration 

Assurer le suivi des comptes clients et fournisseurs. Produire des factures et voir à l’enregistrement des ventes et des encaissements. Comptabiliser les factures des fournisseurs. Saisir les données de paie. Balancer et faire l’enregistrement de la billetterie, des caisses du bar, du vestiaire et des ventes promotionnelles. 

Participer activement à tout comité ou réunion où vos compétences sont requises. Offrir son aide et son soutien à ses collègues. 

Le « casting » recherché 

Formation, expérience et connaissances : Diplôme d’études collégiales dans une discipline pertinente avec le poste et/ou une expérience pertinente. Maîtrise de la suite Office. Minimalement 3 ans d’expérience dans un rôle d’assistance à la direction générale et 5 ans d’expérience en soutien administratif. Expérience reconnue dans le domaine des arts de la scène ou programmation. Connaissances usuelles en comptabilité. Excellentes capacités de communication en langue française et bonne connaissance de la langue anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit. 

Compétences et aptitudes requises : Capacité relationnelle et d’influence. Grande aisance avec la technologie. Respect des échéanciers, rigueur et minutie. Autonomie, initiative et souplesse. Esprit de collaboration et positivisme. Capacité d’analyse, jugement notamment dans les prises de décision. Habiletés à développer et maintenir des relations d’affaires. Gestion du stress et orientation des actions vers des solutions. Discrétion et éthique professionnelles. 

Lumière sur nos nombreux avantages 

Joignez une organisation innovante où la notion de créativité prend tout son sens. Une carrière stimulante compatible avec un rythme de vie équilibré. 

Unissez votre passion pour les arts à une carrière stimulante. Joignez une équipe animée par un désir commun d’offrir des moments marquants et magiques au public. De multiples occasions d’évolution et de développement s’offrent à vous. La possibilité d’effectuer du télétravail en mode hybride. Une équipe dynamique où les notions de collaboration, créativité, agilité, inventivité et de rassemblement symbolisent nos valeurs. L’étendue des possibilités et ce qui rend notre milieu unique ne peuvent se qualifier en quelques lignes. Découvrez notre équipe. 

Vous êtes convaincu(e) que ce rôle est fait pour vous ? Nous vous invitons à nous transmettre votre candidature via le formulaire au plus tard le 31 mai 2021. 

Veuillez prendre note que le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.