Adjoint(e) administratif(ve)

Montréal

POSTE PERMANENT
Salaire selon expérience

L'Association des Architectes en pratique privée du Québec située au centre-ville, nous a mandaté pour recruter sa future adjointe administrative. Le poste est actuellement en télétravail.

Vous aurez pour principales responsabilités de soutenir la direction générale dans la gestion administrative de l’Association : facturation des cotisations et des ventes de publicités, paiement des fournisseurs, gestion de la paie, tenue de livres, gestion des courriels généraux, gestion de la base de données sur les membres.

L’Association cherche une personne qui aime travailler en équipe et est à l’écoute des commentaires et suggestions ; qui aime accomplir une diversité de tâches et qui est polyvalente ; qui s’engagera dans l’organisation et qui fera preuve d’autonomie. 

Cette personne aura comme tâches prioritaires :

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et accueillir les visiteurs.
  • Soutenir la direction générale pour la préparation et l’envoi de diverses correspondances par la poste ou par courriel.
  • Traiter les demandes d’information des membres, des partenaires ou du public.
  • Préparer et transmettre les factures de cotisation aux membres ; facturer les contrats de publicités ; procéder aux paiements des fournisseurs et tenir les livres comptables avec le logiciel SAGE.
  • Gérer et tenir à jour la base de données sur les membres et partenaires ; participer à son développement.
  • Préparer les paies, faire les déductions à la source et les versements correspondants.
  • Faire les suivis avec le comptable, préparer les états des résultats trimestriels et les certificats de conformités, participer à la préparation des prévisions budgétaires par la direction générale.
  • Assurer les achats des fournitures de bureau, coordonner l’entretien des lieux de travail, assurer les suivis avec les prestataires de services.
  • Assurer le classement des différents dossiers administratifs, des boîtes de documents d’archives et de publications annuelles.
  • Procéder à l’opération de publipostage de la publication annuelle de l’Association.
  • Toutes autres tâches connexes aux précédentes.

EXIGENCES

  • Formation collégiale dans un domaine pertinent (ex. : technique administrative, bureautique, comptabilité, gestion)
  • Minimum de 2 années d’expérience pertinente
  • Excellente maîtrise de la langue française (orale et écrite)
  • Bilinguisme un atout
  • Très bonne connaissance des logiciels de la Suite Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, etc.) et de Sage (Simple Comptable)
  • Réactivité, débrouillardise et sens de l’initiative
  • Excellentes compétences relationnelles
  • Rigueur et sens du détail
  • Polyvalence et disposition à effectuer des tâches connexes
  • Connaissance du milieu associatif et à but non lucratif ; connaissance du milieu de l’architecture sont des atouts
  • Intérêt marqué pour la mission de l’AAPPQ et intérêt pour ses enjeux prioritaires
  • Tact et discrétion

CONDITIONS

  • Poste permanent à temps plein- 5 jours/semaine
  • Salaire à déterminer selon l’expérience et la formation

Vous correspondez à cette description ? Alors postulez dès maintenant en envoyant votre CV à l’attention de Valérie Vandewiele, via le formulaire.

Nota : Dans le présent document, le genre féminin est utilisé comme générique et dans le seul but de ne pas alourdir le texte

Postulez maintenant à cette offre

À propos de vous
Obligatoire

Votre CV
Obligatoire
Petit conseil : les employeurs ont une préférence pour le format .pdf.

Formats acceptés : pdf, doc, docx, txt, rtf max. 5 Mo
Mot d’introduction
Recommandé

Lettre et portfolio
Optionnel
Petit conseil : Envoyez une lettre de présentation personnalisée à votre potentiel employeur

Formats acceptés : pdf, doc, docx, txt, rtf max. 5 Mo

Formats acceptés : pdf, doc, docx max. 50 Mo
Téléphone
Optionnel

Ville
Optionnel